Workplace by Facebook: Workplace, Social Intranet oder Social Network? (2)

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Im vergangenen Jahr startete Facebook unter dem Namen Workplace by Facebook ein Angebot für Unternehmen. Workplace by Facebook ist eine von Facebook vom gleichnamigen Social Network abgeleitete Lösung für den Einsatz in Organisationen. Sehr schnell können Unternehmen sich für Workplace by Facebook registrieren, die Kosten einschätzen und loslegen.

Doch trifft die Bezeichnung „Workplace“ wirklich zu? Was bietet Workplace by Facebook (im folgenden kurz Workplace) für die Arbeit im Unternehmen tatsächlich? Im ersten Teil ging es bereits um diese  Fragestellungen:

  • Architektur und Preise: Mit der Preisgestaltung und der Plattformanbindung lässt sich Workplace preislich sehr gut und verlässlich kalkulieren sowie technisch schnell implementieren.
  • Administration: Die Administration ist sehr übersichtlich und auch für Nicht-IT-ler verständlich. Gleichzeitig wird klar, dass es einen genau abgegrenzten Funktionsumfang gibt, der nur durch wenige Parameter konfigurierbar ist.
  • Kommunikation: Workplace bietet den von Facebook bekannten und gefälligen Funktionsumfang für die Kommunikation an. Die strikt einfach gehaltenen Möglichkeiten funktionieren tadellos und durch die mobilen Apps überall.
  • Dokumente (Dateien): Die Arbeit mit Dokumenten (Dateien) entspricht den einfachen Möglichkeiten von Facebook. Bei Dokumenten gibt es (außer bei Notizen) nur die Möglichkeit des Hoch- und des Herunterladens.
  • Leichte Bedienbarkeit: Insgesamt lässt sich Workplace sehr leicht und einfach bedienen. Die jahrelange Erfahrungen mit Facebook und den Ansprüchen und der Vielfalt der Privatkunden zahlen sich aus.

In diesem Teil geht es um den Editor, Interaktion und Community, Office und Zusammenarbeit sowie die Organisationskommunikation. Außerdem ziehe ich ein Fazit darüber, wofür Workplace wirklich gut ist und in welchen Bereichen die Lösung schwächelt. Und ich erkläre, um was es sich beim Intranet Compass handelt. 😉

Editor

Workplace by Facebook (Editor)

Workplace by Facebook (Editor)

Wie gut ist der Editor für das Erstellen und Bearbeiten von Inhalten?

Der Editor entspricht dem von Facebook bekannten Editor.  Wie auch dort können die Benutzer andere Kollegen oder Gruppen einfach per Mention erwähnen, indem sie mit dem @-Zeichen beginnen und dann beim Tippen eine Vorschlagsliste mit Kollegen und Gruppen erhalten. Auch das Einbetten von bekannten Videoplattformen ist unkompliziert, automatisch erscheint unter dem Text mit dem entsprechenden Link das eingebettete Video.  Der Editor funktioniert reibungslos auf allen Plattformen, auch in den Mobil-Apps ist er sehr zuverlässig.

Weitere Möglichkeiten zur Erstellung und Pflege von Inhalten sind nicht enthalten. Auch die Anpassung oder die Erweiterung des Editors auf Anforderungen des Unternehmens sind nicht möglich. Die aus anderen Intranet-Systemen bekannte Layout-Gestaltung (beispielsweise für unterschiedliche Inhaltstypen) wird nicht unterstützt. Tabellen oder im eigentlichen Inhalt eingebettete Dokumentenvorschauen sowie die WYSIWYG-Möglichkeit fehlen ebenfalls (außer eingeschränkt in den Notizen).

Der Editor ist einfach und besticht durch seine Zuverlässig hinsichtlich der vorhandenen Funktionen. Umfangreiche und reichere Inhalte (wie mit enthaltenen Tabellen) erlaubt der Editor jedoch nicht.

Interaktion und Community

Workplace by Facebook (Group Settings)

Workplace by Facebook (Group Settings)

Wie unterstützt Workplace über die reine Kommunikation hinaus die Interaktion seiner Mitglieder und in Communities?

Ich war besonders gespannt auf die Mitarbeiterprofile und die Abbildung der Unternehmensorganisation. Die Profile sind eigenständig und vollkommen unabhängig von Facebook. Jedoch sind sie im Vergleich zu den Profilen bei Facebook deutlich reduziert. Attribute wie Interessen fehlen vollständig. Zwar kann ein Mitarbeiter seine Position, seine Abteilung, seinen Vorgesetzten und seine Berichtswege eingeben – doch darauf klicken oder danach suchen („Wer ist alles in Abteilung A?“, „Wer berichtet alles an Maier?“) funktioniert nicht. Lediglich Abonnements und Mitgliedschaften in Gruppen werden angezeigt.

Communities werden durch Gruppen abgebildet. Für Gruppen gibt es in drei „Privatsphäre“-Optionen (Unternehmensadministratoren können alle Gruppen einsehen):

  • Offen: Jeder im Unternehmen kann beitreten oder von einem Mitglied hinzugefügt oder eingeladen werden.
  • Geschlossen: Jeder im Unternehmen kann eine Beitrittsanfrage senden oder von einem Mitglied hinzugefügt oder eingeladen werden.
  • Geheim: Jeder kann beitreten, muss aber von einem Mitglied hinzugefügt oder eingeladen werden.

Eine Gruppe wird einem von fünf Gruppentypen zugeordnet. Durch Gruppentypen sollen Mitarbeitern leichter erkennen können, worum es in der Gruppe geht:

  • Teams und Projekte
  • Offene Diskussionen
  • Ankündigungen (Abteilung, Büro oder Unternehmen)
  • Soziales und mehr
  • Kauf und Verkauf (Posten von Artikeln zum Kaufen, Verkaufen und Tauschen)
  • Multi-Unternehmen (Zusammenarbeit mit Personen aus anderen Unternehmen; diese müssen über einen bestehenden Workplace-Account verfügen)

Funktional unterscheiden sich die Gruppentypen so gut wie gar nicht.  Wichtiger ist hierbei, wie die Gruppe konfiguriert wird. Hier kommen auch die Vorgesetzten (Manager) zum Tragen: Werden in der Gruppenkonfiguration Manager in einem speziellen Eintrag hinzugefügt, so sind alle seine Teammitglieder automatisch Gruppenmitglied.

Gruppen bilden mit Diskussion, Fotos, Veranstaltungen und Dateien die zentrale Funktion im Hinblick auf Interaktion und Community.

Office und Zusammenarbeit

Workplace by Facebook (Event)

Workplace by Facebook (Event)

Welche Unterstützung gibt es bei Workplace für die typische Büroorganisation und die Zusammenarbeit an Aufgaben, Themen und Inhalten?

Typische Office-Möglichkeiten und Möglichkeiten zur Zusammenarbeit fehlen in Workplace. Es gibt keine Aufgaben (weder persönliche noch Team-/Projektaufgaben), keine Kalender (weder persönliche noch Team-/Projektkalender), kein Teilen von Dokumenten mit Externen und kein Online Conferencing (bei dem beispielsweise der Bildschirm oder Dokumente geteilt werden), kein gemeinsames oder gar paralleles Bearbeiten von Inhalten/Seiten (die Notizen können hier nicht anschließen). Die von Facebook bekannten Polls gibt es zwar, doch Möglichkeiten wie Ideenmanagement sind nicht vorhanden. „Spaces“, in denen Aufgaben, Kalender, Dateien, Informationen, Konferenzen für ein Thema oder eine Taskforce gebündelt sind, fehlen.

Die Veranstaltungen entsprechen denen von Facebook, sodass es außer allgemeinen Informationen sowie Diskussionen und Fotos keine weiteren Möglichkeiten gibt.

Workplace bietet so gut wie keine Möglichkeit, typische Office-Tätigkeiten oder die digitale Zusammenarbeit abzubilden.

Organisationskommunikation

Workplace by Facebook (Multiple Languages)

Workplace by Facebook (Multiple Languages)

Welche Möglichkeiten bietet Workplace für die Kommunikation durch die Organisation oder durch Organisationseinheiten, d.h. die strukturierte Information seiner Mitglieder (Intranet 1.0)?

Die „offizielle“ Top-down-Kommunikation durch die Organisation/das Unternehmen oder durch Organisationseinheiten wird klassisch durch klar gekennzeichnete „Kanäle“ (wie Seitenbäume, Sites) und die Strukturierung von Informationen abgebildet. Dazu gehören dann mehrsprachige Inhalte, redaktionelle Workflows zur Freigabe und (De-)Publikationszeiten. Workplace bietet keine dieser Möglichkeiten. Der einzelne Benutzer kann zwar Beiträge in anderen als seiner eingestellten Sprache verfassen, dies obliegt jedoch seiner persönlichen Verantwortung. In Gruppen besteht die Möglichkeit, dass ein Administrator oder Moderator einen Diskussionsbeitrag freigeben kann. Mehrstufige Freigabeverfahren oder die Unterstützung für ein Vier-Augen-Prinzip fehlen.

Seiten wie in Facebook, mit denen beispielsweise Beiträge zu einer bestimmten Zeit veröffentlicht oder zurückgezogen werden können, gibt es in Workplace nicht.

Workplace setzt einzig auf Gruppen zur Kommunikation durch Organisationseinheiten. Eine klassische Organisationskommunikation an die Mitarbeiter ist mit Workplace nicht möglich.

Fazit (Vorsicht: Meinung)

Was also ist Workplace by Facebook?

Workplace ist ein einfaches und wirkungsvolles Social Network für den Einsatz in Unternehmen, mit dem sich Mitarbeiter untereinander und zu Themen austauschen können – ein (viel) besseres Yammer. Hätte sich Yammer in den letzten Jahren seit der Akquisition durch Microsoft weiterentwickelt, dann hätte Workplace keine Chance. So jedoch stellt sich Workplace als gefällige Lösung dar, die ein wesentliches Alleinstellungsmerkmal hat: Es ist Facebook im Unternehmen, nur dass statt der Farbe Blau die Farbe Grau dominiert. Facebook hat auf einfache Bedienbarkeit und bewährte Funktionen (wie beim Editor) gesetzt und sich auf die Kommunikation zwischen Kollegen konzentriert; die Gruppen in Workplace sind gut.

Workplace ist kein Intranet, kein Social Intranet und kein Digital Workplace. Dazu gehört einiges mehr, als Nachrichten und Status-Updates zu posten, sich in Gruppen zu unterhalten, Dateien einzusehen und sie hoch- und wieder herunterzuladen. Dafür ist das zu wenig. Die Organisationskommunikation (Intranet 1.0) mag für viele Unternehmen – insbesondere bei überschaubarer Größe – heutzutage keine zentrale Anforderung mehr sein. Doch die Unterstützung für Büroorganisation und die Zusammenarbeit zu Themen, Aufgaben, Projekten oder gar mit Externen (wie Lieferanten, Agenturen) fehlt gänzlich.

Für ein „Enterprise“ Social Network fehlt mir da etwas. So bieten die Profile in Workplace wenig Möglichkeiten zur Vernetzung. Name, E-Mail, Telefon, Ort, Position, Abteilung, Vorgesetzter („Manager“) und Berichtswege („Reports“). Das war’s. Keine Interessen, um sich mit gleichgesinnten Kollegen zu finden und auszutauschen.  Auch eine Vernetzung auf Basis der Struktur des Unternehmens (beispielsweise generierte Listen von Mitarbeitern einer Abteilung oder ein generiertes Organigramm) ist nicht möglich. Für einen Standort stöbern, welche Kollegen mit welchen (meinen?) Interessen es dort gibt? Nicht möglich.

Wer gar kein Intranet hat, für den ist es genial. Wer nur ein klassisches Intranet hat, der kann es als sozialen, aber isolierten Kitt einsetzen. Wirklich (zusammen-)arbeiten lässt sich mit Workplace jedoch nicht.

Für Unternehmen mögen der überschaubare und kalkulierbare Preis sowie der geringe technische Implementierungsaufwand ihren Reiz haben. Doch möglicherweise wäre es noch reizvoller, einfach ein paar Whatsapp-Gruppen aufzumachen.

Intranet Compass

Diese beiden Blog-Artikel über Workplace by Facebook basieren auf den Informationen, die ich für den Intranet Compass zusammengetragen habe:

Workplace by Facebook im Intranet Compass

Der Intranet Compass soll Intranet-Verantwortlichen eine Übersicht verfügbarer Intranet-Lösungen mit grundsätzlichen Vergleichsmöglichkeiten liefern. Der Intranet Compass konzentriert sich dabei auf Lösungen, die für ein Intranet die Einsatzgebiete Verteilung von Informationen (Intranet 1.0) sowie Kommunikation und Zusammenarbeit (Intranet 2.0) ermöglichen. Teilweise stützen wir uns auf öffentlich verfügbare Herstellerangaben wie Produkt-Websites und Broschüren. Teilweise, so wie im Fall von Workplace by Facebook, schauen wir uns die Lösungen selbst an. Und teilweise erhalten wir die Informationen von den Software-Herstellern selbst. (Sprechen Sie uns an!)

Der Intranet Compass ist eine Initiative von Prof. Dr. Karsten Wendland, Martin Seibert (//SEIBERT/MEDIA) sowie mir und wird finanziell unterstützt von Atlassian und //SEIBERT/MEDIA.

Frank Hamm ist Berater für Kommunikation und Kollaboration und unterstützt Unternehmen bei ihrem Weg in der digitalen Transformation. Seit 2005 schreibt er im INJELEA-Blog über Social Business, Intranet, Enterprise 2.0 und Unternehmenskommunikation. Hamm ist bekennender Nexialist und begleitet seine Beobachtungen als Der Schreibende. Weitere Artikel von Frank Hamm finden Sie in unserem Intranet-Special.

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