ClearBox-Report: 26 SharePoint-Intranets von der Stange (in-a-box)

ClearBox Consulting hat einen Report herausgegeben, in dem 26 SharePoint-Lösungen für Intranets verglichen werden. Die Lösungen sind „fertige“ SharePoint-Intranet-Produkte, mit denen sich Unternehmen langwierige Konzeptions- und Implementierungsphasen sparen können. Gleichzeitig verliert man jedoch Flexibilität.

SharePoint ist eine der bekanntesten Intranet-Lösungen. Gleichzeitig gelten Intranets auf Basis von SharePoint als aufwändig, kompliziert und teuer. Jedes SharePoint-Intranet war bislang einzigartig, weil es auf Basis von SharePoint für das jeweilige Unternehmen konzipiert und entwickelt wurde. Intranet-Projekte mit SharePoint dauern meist lange. Anbieter von SharePoint-Intranets haben inzwischen oft eigene Bibliotheken und Vorlagen aus bisherigen Projekten – doch bislang wurden sie individuell in das jeweilige Projekt eingepasst.

Vor einem Jahr sagte James Robertson einen schnellen und umfangreichen Wechsel von individuell-angepassten Lösungen zu SharePoint-Intranet-Produkten voraus:

Within 1-2 years, the #SharePoint #intranet marketplace will shift from 90% custom-coded solutions, to 80-90% out-of-the-box intranet products running on SharePoint as a platform.

(The SharePoint marketplace is undergoing a huge pivot (and it’s great news for intranets))

Bereits 2015 sah Robertson Intranet-Produkte aufkommen, die auf einer SharePoint-Plattform liefen. Inzwischen hat sich eine eigene Produktkategorie von In-the-box-SharePoint-Intranet-Produkten durchgesetzt. Die Idee dabei ist, dass über die SharePoint-Plattform eine zusätzliche Schicht von vorkonfigurierten Funktionen zusammen mit einer eigenen Benutzeroberfläche gelegt wird. Diese Schicht verbirgt komplizierte Zusammenhänge, vereinfacht die Oberfläche und stellt den Anwendern typische Szenarien für Intranets zur Verfügung. Beispiele für solche Szenarien sind die folgenden:

  • Die Unternehmenskommunikation und die einfache Erstellung und Veröffentlichung von Unternehmensnachrichten, die dann von den Mitarbeitern in einem gefälligen und funktionalen Layout und Design gelesen werden können (inkl. Bildern und Videos).
  • Das Intranet soll von Farben und der Anmutung her an das Corporate Design angelehnt sein, jedoch möchte man sich eine aufwändige Template-Programmierung und gar CSS-Hacking ersparen.
  • Intranet-Verantwortliche wollen sich mit Statistiken über die Nutzung des Intranets durch die Mitarbeiter informieren.

Das britische Beratungshaus ClearBox Consulting hat sich mit einem Team von Intranet- und SharePoint-Experten 26 solcher „in-the-box“ (oder auch „out-of-the-box“) Intranet-Produkte auf Basis von SharePoint angesehen und die Erkenntnisse in einen strukturierten 250-seitigen Bericht gepackt. Eigentümer von ClearBox Consulting und Report Director ist Sam Marshall. ClearBox Consulting

… is a specialist independent consultancy that believes in making the workplace a better and more productive experience. We understand technology, but we approach it from the people side first.

(About Us)

Die 26 Intranet-Produkte sind im weitesten Sinne als Standard-Software zu verstehen, auch wenn sie ihre jeweiligen Schwerpunkte haben.

Zielsetzung des Reports

Die Zielsetzung des Reports ist eine Hilfestellung für Intranet-Manager und IT-Teams bei der Produktauswahl. Bevor ein Unternehmen allerdings in die Auswahl von Intranet-Produkten geht, sollte das Folgende geklärt sein:

  • Die Intranet-Strategie mit ihren Zielen
  • Die Rolle des Intranets als Teil des Digital Workplace
  • Die Art der Nutzung des Intranets für Kommunikation, Kollaboration, Suche, Teilen sowie die Unterstützung der Geschäftsprozesse
  • Die technische Basis (oder zumindest die technischen Rahmenbedingungen)
  • Governance und Ownership des Intranets

Aufbau des Reports

Nach einer Einführung und Erläuterungen zum Report gibt es eine Zusammenfassung von acht Szenarien und der technischen Anforderungen (beides jeweils mit einer Vergleichstabelle für alle Produkte).

Pro Produkt gibt es:

  • Zusammenfassung
  • Übersichtstabelle zu Szenarien und Preisgestaltung
  • Key Benefits und Optionen
  • Empfohlene Verbesserungen
  • Unternehmensinformation und Produktinformation (z.B. Architektur)
  • Zeitbedarf für „New Client Set Up Process“ für Installation und Initialstart
  • Review: Details zu Szenarien, Key Benefits, Verbesserungspotenziale

Vorgehen und Szenarien

Zusätzlich zu den verfügbaren Produktinformationen beantworteten die Anbieter von Intranet-Produkten auf SharePoint-Basis einen Fragebogen (beispielsweise zu Key Features, technischen Anforderungen, Support). Außerdem demonstrierten sie ihre Intranet-Lösung und zeigten in der Demonstration, wie ihr Produkt sieben vorgegebene Szenarien sowie ein achtes „Wildcard“-Szenario unterstützt:

  1. News Publishing: Interne Kommunikation, News inkl. Targeting verschiedener Nutzergruppen, zentrale News-Datenbank, Workflows, Veröffentlichung in unterschiedlichen Kanälen, zeitgesteuertes Veröffentlichen, Bildbearbeitung, redaktioneller Workflow (Approvals)
  2. Branding, Look and Feel: Flexibilität, Design-Patterns, Berücksichtigung von Team Sites (nicht von vielen unterstützt), unterschiedliches Branding für „Sub Brands“ wie Tochtergesellschaften/Joint Ventures, Menügestaltung
  3. Two-way communications: Kommentierung (z.B. durch Unterstützung von Yammer für News-Kommentare), Likes, Shares für Artikel, Videos, Bilder
  4. Mobile Access: Bessere Unterstützung als durch SharePoint und Office 365, Mobile-App (vollständiger Zugriff?), responsives Design
  5. Community Spaces: Community of Practice for Peers, Moderations-Features (Badges, Promoted/Sticky Topics), Kuratierter Inhalt
  6. Analytics: Statistiken und Auswertungen zur Nutzung des Intranets, auch durch Drittprodukte
  7. Transactions: „Help employees getting things done“, Formulare, Raumbuchungen, IT-Helpdesk, Dashboards beispielsweise zu Gehalt/Pension/Urlaubstagen
  8. Wildcard: Hersteller konnten ein eigenes Szenario vorstellen oder eines der anderen besonders hervorheben.

Für das jeweilige Szenario vergab ClearBox Consulting ein Punkte-Rating (1 bis 4 Punkte, 0 Punkte, wenn nicht unterstützt).

Eindrücke aus dem Report

  • News werden oft mit Social/Kommentare/Likes verbunden.
  • Community Spaces und Transactions („Getting Things Done“) sind im Kommen/gefragt.
  • Teamsites (entspricht etwa einem Space in Confluence) werden zunehmend nachgefragt, aber nicht von allen oder nur eingeschränkt unterstützt.
  • Analytics sind auch im Intranet wichtig, wobei SharePoint von Haus aus nichts bietet. Die Anbieter nutzen dafür oft SharePoint in Verbindung mit BI (Business Intelligence).
  • Responsives Design ist quasi ein Muss geworden. Manche Anbieter entwickeln eigene Apps für iOS und Android (z.B. um mehrere Microsoft-Apps wie Outlook Groups, Yammer, OneDrive durch eine einzelne übergreifende App zu ersetzen).
  • Es hat sich noch kein State-of-the-Art-Intranet herausgebildet, das alle unterstützen (außer eben News Publishing, aber auch sehr unterschiedlich).
  • Einem SharePoint-Intranet out-of-the-box ist meist nicht anzusehen, dass es mit SharePoint gemacht wurde.
  • Viele der Anbieter sind dabei, weitere Möglichkeiten zu unterstützen (beispielsweise Integration PowerBI, Skype for Business, Office 365 Planner).

Preise

Zur Preisgestaltung gibt es keine Zahlen. ClearBox hat eine Schätzung vorgenommen auf Basis von drei Jahren Nutzung für 500 beziehungsweise 5.000 Benutzer und vergab dann ein bis vier Sterne (Dollarzeichen) dafür. Wie hoch oder niedrig genau die Preise sind, steht im Report nicht. Auf den Seiten der Anbieter gibt es teilweise Preisangaben. Beispiele:

  • LS Intranet: 1.000 – 2.000 User pro Monat kosten bei jährlicher Zahlung in der Standardversion 899 USD, in der Enterprise-Version 1.349 USD (die Enterprise-Version beinhaltet Branding, ein Analytics-Tool, Multi-Language-Support).
  • Unily Hub: Midsize (500 – 1.000 User) kostet pro Monat 6.495 USD.

Architektur und Technische Anforderungen

Einige der Anbieter verlassen sich auf die SharePoint-Architektur. Einige Anbieter haben eine eigene, weitere Software-Ebene dazuentwickelt, die dann über Schnittstellen mit SharePoint kommuniziert. Manche Anbieter versehen ihr Produkt mit einer eigenen Oberfläche (über SharePoint).

Die Produkte legen unterschiedliche Schwerpunkte und ergänzen oder ersetzen SharePoint/Office 365-Funktionen (beispielsweise die Suche).

Eindrücke aus dem Report

  • Die Hersteller versprechen bei „New client set up process“: out-of-the-box und kurze Auslieferungszeiten. Die Rede ist oft von einer Woche, wenigen Wochen, wenigen Tagen, manchmal auch wenigen Stunden etc.
  • Die reine Installation soll oft nur wenige Stunden dauern.
  • SharePoint Online und Office 365 sind fast immer dabei, manche Anbieter bieten kein jedoch kein On-Premises an (beispielsweise nur SharePoint Online und Office 365).
  • Office 365 wird oft integriert (z.B. Office 365 Groups als Teamsite-/Space-Ersatz).
  • Die meisten Anbieter positionieren ihr Produkt als Intranet (im Sinne von Intranet 1.0 + Intranet 2.0 + Zusätze; dann meistens relativ „fixe“ Module). Andere positionieren sich als Digital Workplace mit mehr Fähigkeiten und Schnittstellen, was dann mehr Vorarbeit und Umsetzung für das Set-Up und/oder gegebenenfalls Mehrkosten für kostenpflichtige Add-ons bedeutet.
  • Als Cloud-Lösung wird oft Microsoft Azure unterstützt.
  • SharePoint-Farmen werden bei On-Premises oft unterstützt. („A SharePoint farm is a logical grouping of SharePoint servers that share common resources.“)
  • SharePoint 2010 wird kaum noch unterstützt.

Allgemeine Eindrücke und Fazit

  • Der Markt (Anzahl der Anbieter) für SharePoint Intranet-Lösungen wächst derzeit. In der Folge dürfte in den nächsten zwei bis fünf Jahren eine starke Konsolidierung stattfinden.
  • Die meisten Anbieter im Report sind aus den USA, UK, Kanada oder Australien – aber kein deutscher Anbieter ist dabei. Ist dies ein Zufall oder gibt es tatsächlich keine SharePoint-out-ff-the-box-Anbieter in Deutschland?
  • Die Kunden haben typischerweise ein paar tausend bis einige tausend Mitarbeiter.

Der Report hilft Verantwortlichen, die sich für eine SharePoint-Lösung für ihr Intranet entschieden haben und eine In-a-box-Lösung wollen oder in Betracht ziehen, sich einen Überblick über viele verschiedene Anbieter auf dem Markt zu verschaffen. Um in Eigenregie zu einer Übersicht über eine derartige Anzahl unterschiedlicher Anbieter (mit unterschiedlicher Schwerpunkten) zu kommen, sind ansonsten mindestens einige Tage Aufwand erforderlich. Angesichts dessen ist ein Preis von 495 USD (ca. €450 + VAT in der EU) mehr als angemessen. Den Report können Sie auf der Website von ClearBox Consulting erwerben:

SharePoint Intranets in-a-box V2

Es gibt bei SharePoint einen klaren Trend zu vorkonfektionierten Intranet-Lösungen. Nicht zuletzt Microsoft selbst bestätigt diesen Trend durch seine beiden Angebote SharePoint Online und insbesondere Office 365.

Eine vergleichbare Lösung für eine andere Plattform ist Linchpin von //SEIBERT/MEDIA. Linchpin basiert auf Confluence von Atlassian, erweitert das Wikisystem um eine zusätzliche Schicht mit Funktionen und Plugins, bietet eine nutzerfreundliche Intranet-Oberfläche und integriert typische Intranet-Szenarien und -Module wie Unternehmens-Nachrichten, Microblogs, Personalisierung und Corporate-Design-Anpassungen. Wer also beispielsweise Confluence einsetzt oder nicht auf eine SharePoint-Lösung setzen möchte, für den kann Linchpin eine gute Wahl sein.

Frank Hamm ist Berater für Kommunikation und Kollaboration und unterstützt Unternehmen bei ihrem Weg in der digitalen Transformation. Seit 2005 schreibt er im INJELEA-Blog über Social Business, Intranet, Enterprise 2.0 und Unternehmenskommunikation. Hamm ist bekennender Nexialist und begleitet seine Beobachtungen als Der Schreibende. Weitere Artikel von Frank Hamm finden Sie in unserem Intranet-Special.

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