Confluence für Vereine und Verbände: Dokumentation, Verwaltung, Planung, Zusammenarbeit

In Deutschland gibt es weit über eine halbe Million Vereine, jedes Jahr kommen Zehntausende dazu. Wenn ein Verein oder Verband eine bestimmte Größe erreicht hat, steht er zunehmend vor der Herausforderung, seine Mittel und Mitarbeiter effizient und effektiv einzusetzen. Dazu gehört auch die Frage, welche Software er intern nutzen soll: Excel-Tabellen und Mailing-Listen funktionieren beim Trachtenverein mit 30 Leuten, aber natürlich nicht mehr in Organisationen mit tausenden und zehntausenden Mitgliedern.

Ein Wissensmanagement- und Kollaborationssystem wie Confluence von Atlassian kann diesen Vereinen und Verbänden unschätzbare Dienste leisten – bei der Dokumentation, bei der Planung, bei der Verteilung von Informationen, bei der gemeinsamen Ausarbeitung von Inhalten. In diesem Artikel zeige ich einige Anforderungen, die im Tagesgeschäft solcher Organisationen entstehen. Und ich zeige, welche Lösungsmöglichkeiten Confluence bietet.

Jahreshauptversammlung und ähnliche Events vorbereiten

Veranstaltungsteilnehmer lassen sich mit Easy Events effektiv organisieren.

Jeder Verein muss Veranstaltungen wie die Jahreshauptversammlung vorbereiten. Dazu gehören die inhaltliche Abstimmung, die Planung des Ortes und der Verpflegung, die zentrale Dokumentation z.B. wichtiger E-Mail-Korrespondenz, die Ausarbeitung von Info-Materialien für die Teilnehmer und viele andere Dinge.

Wir selbst planen unsere Veranstaltung seit Jahren zentral mit Confluence, denn das System bietet einfach alle Voraussetzungen dafür. Der erstklassige Editor erlaubt das einfache Erstellen von Inhalten und die gemeinsame weitere Bearbeitung, ohne dass dafür technische Kenntnisse erforderlich sind. Inhalte können hierarchisch abgebildet werden, sodass alle Informationen im Kontext stehen. Ein Confluence-Microblog fördert einen schnellen digitalen Austausch zu aktuellen Themen. Teilnehmerlisten können Sie mithilfe der Erweiterung Easy Events für Confluence effektiv und übersichtlich organisieren. Alle Infos und der aktuelle Stand sind für die Beteiligten jederzeit zugänglich.

Aufgabenlisten zur Vorbereitung einer Veranstaltung

Zu jeder Veranstaltung gehört eine Vielzahl inhaltlicher und organisatorischer Aufgaben, die erledigt werden müssen – von der Abstimmung mit dem Redner bis zur Planung der Bestuhlung.

In der Workbox ist eine neue Aufgabe zu sehen.

Confluence bietet nativ Aufgabenlisten. Hier können kleine, wenig komplexe Tasks beschrieben und anderen Nutzern per Erwähnung zugewiesen werden. Diese Bearbeiter erhalten davon automatisiert per E-Mail Kenntnis und bekommen zu jeder Aufgabe eine entsprechende Nachricht in die sogenannte Workbox in Confluence.

Protokolle erstellen und verteilen

Meetings, Versammlungen und Besprechungen sind auch im Vereins- und Verbandswesen natürlich allgegenwärtig. Entscheidungen müssen protokolliert, Ergebnisse dokumentiert und zugänglich gemacht werden.

Das ist einer der Standard-Anwendungsfälle für ein Wiki- und Kollaborationsystem wie Confluence. Eine Person arbeitet direkt in Confluence (oder auch mehrere Personen parallel, denn das Tool erlaubt das zeitgleiche Editieren von Seiten), und nach dem Speichern der Seite sind die Informationen sofort für alle Nutzer im System verfügbar, sofern keine Bereichs- oder Seitenbeschränkungen definiert wurden – ohne E-Mails, ohne externe Dokumente. Für diesen Use-Case bringt Confluence von Haus aus sogar praktische Seitenvorlagen für Besprechungsnotizen und für Entscheidungen mit.

Einstellen von Dateien und Unterlagen

Confluence ist auch stark im Handling von Dokumenten und Inhalte in Fremdformaten. Dateien können per Drag & Drop als Seitenanhänge hochgeladen werden. Die Möglichkeit, Dateien mit Tags zu verschlagworten, schafft Kontext. PDFs, Präsentationen und Office-Dateien lassen sich direkt in Confluence-Seiten einbinden und dann lesen, ohne sie herunterladen zu müssen. Für den Austausch über solchermaßen integrierte Dokumente gibt es Inline-Kommentare, die Diskussionen direkt im Zusammenhang mit dem konkreten Inhalt der Datei erlauben.

Sammlung von Adressen und Ansprechpartnern, Übersicht von Verantwortlichkeiten

Tabellen per Klick integrieren

Dafür bringt Confluence eine intuitive Tabellenfunktion mit, die für einfache, jederzeit anpassbare tabellarische Übersichten mit beliebig vielen Spalten und Zeilen großartig ist. Sie ist per Klick in der Werkzeugleiste des Editors jederzeit verfügbar.

Wer „richtige“ Tabellenkalkulation braucht, also auch mit numerischen Werten arbeiten und rechnen will, für den stehen Erweiterungen wie Spreadsheets für Confluence zur Verfügung.

Zentraler Ort für Nachrichten und Veränderungen

Confluence ist im Kern dazu da, dass Nutzer gemeinsam an Inhalten arbeiten. Es bietet aber auch Möglichkeiten, aus einer zentralen Position heraus mit den Usern zu kommunizieren, beispielsweise im Rahmen von internen Blog-Posts. Wer es gleich professionell machen möchte, sollte sich einmal das Enterprise News Bundle ansehen. Dieses Add-on erweitert Confluence um die Möglichkeit, zentral gesteuerte News auszustrahlen – eine klassische Intranet-Anforderung.

News und zentrale Informationen in Confluence mit dem Enterprise News Bundle.

Und natürlich müssen Vereine nach außen hin kommunizieren. Dafür gibt es zwar E-Mails, die Website, Blogs und die sozialen Medien. Aber nicht alle Informationen sollen öffentlich im Internet stehen. Hier kann ein Extranet auf Confluence-Basis eine flexible und mächtige Lösung sein. So ist es möglich, Informationen an Mitglieder, Sponsoren oder Partner zu verteilen, ohne sie online zu publizieren. Für optimalen Schutz ist dabei das Space Privacy Plugin eine gute Lösung.

Diskussionen über Entwicklungen und die organisatorische Aufstellung

Microblogging in Confluence: Funktionen wie Twitter und Facebook

Inhalte in Confluence leben und werden oft organisch weiterentwickelt. Dabei profitieren sie von Diskussionen und Feedback. Dafür können Nutzer auf diverse soziale Funktionen zugreifen: Kommentare zu Seiten in Thread-Form sowie die bereits erwähnten Inline-Kommentare, @-Mentions, um andere Personen direkt anzusprechen, oder auch die Gefällt-mir-Funktion für eine ganz flinke Rückmeldung im Vorbeigehen.

Weitere Social-Media-Komponenten – der Name ist ebenfalls oben schon gefallen – bringt das Add-on Microblogging for Confluence mit. Es erweitert die Plattform um Funktionen, die man von Twitter, Facebook & Co. kennt, und stellt einen zusätzlichen gradlinigen Kommunikationskanal für einen unkomplizierten Austausch bereit. Teams verwenden diese Lösung, um Ideen zu diskutieren, schnelles Feedback von Kollegen einzuholen, interessante Inhalte mit anderen zu teilen oder sich in Projekten abzustimmen.

Sponsorenarbeit

Dies ist ebenfalls ein sehr guter Anwendungsfall für ein Extranet. In geschützten Umgebungen können Sie sich mit Sponsoring-Partnern digital zu gemeinsamen Projekten abstimmen und Dokumentationen verfügbar machen, und auch hier kann ein Confluence-Microblog eine schlanke, schnelle Kommunikation unterstützen. Wir selbst betreiben ein solches Confluence-Extranet für unsere Kunden, das mit großem Interesse aktiv angenommen wird.

Gemeinsame Vorbereitung von Konzepten und Inhalten z.B. für die Website

Im Team an einem zentralen Ort zusammen an Inhalten arbeiten – ein weiterer Kern-Use-Case für Confluence. Wie schon erwähnt, ist der multimediale Editor einfach und intuitiv bedienbar. Die Voraussetzungen für eine gemeinsame Arbeit sind gegeben, sowohl synchron als auch asynchron. Alle Änderungen sind in der Historie einer Seite festgehalten und lassen sich bei Bedarf miteinander vergleichen und auch zurückrollen.

Sammlung von Bildern

Confluence unterstützt Bilder exzellent. Sie lassen sich direkt in frei wählbaren Größen in Seiten einbauen. Bei mehreren Bildern ist die Galerie-Darstellung hilfreich und übersichtlich. Nutzer können eingebundene Bilder über die Inline-Kommentare diskutieren.

Eine Bildergalerie in Confluence

Sichere, geschützte Abstimmung zu sensiblen Themen

Seiten lassen sich mit wenigen Klicks schützen.

Sicherheit gewährleistet das feinporige Berechtigungskonzept von Confluence, das drei Ebenen kennt: Es gibt globale Berechtigungen, Rechte für Bereiche und Beschränkungen auf Seitenebene – einzelne Seiten können als geschützt und dann mit Lese- und Schreibrechten für bestimmte Personen und/oder Nutzergruppen versehen werden. Auch dafür braucht es keinen IT-Fachmann, sondern die Konfiguration ist mit wenigen Klicks erledigt.

Auf diese Weise lässt sich sicherstellen, dass bestimmte Inhalte tatsächlich nur von Usern gesehen und bearbeitet werden können, die dazu berechtigt sind.

Planung von Verfügbarkeiten einzelner Vereinsmitglieder oder Mitarbeiter

Für solche Inhalte bietet Confluence mehrere Ansätze. Sicher können Verfügbarkeiten in Form einfacher Tabellen oder Listen abgebildet werden. Das ist auf jeden Fall schon mal besser als eine Excel-Tabelle, die irgendwo lokal schlummert. Alternativ dazu könnte der native Roadmap Planner zweckentfremdet werden, um ein visuelles Bild von An- und Abwesenheiten zu schaffen.

Eleganter geht das jedoch mit dem Plugin Team Calendars: Mit ihm lassen sich Kalender für unterschiedliche Zwecke anlegen, in die berechtigte Nutzer unterschiedliche Ereignistypen eintragen können, beispielsweise ebenjene An- und Abwesenheiten, Reisen usw. Alle Daten sind zentral dokumentiert und per Klick abrufbar.

Team Calendars macht Verfügbarkeiten transparent.

Dokumentation

Gutes Wissens- und Informationsmanagement bedeutet, dass Leute an einer zentralen Stelle Antworten auf ihre Fragen finden. Und Confluence bietet sich wie kein anderes System dafür an, möglichst das gesamte Wissen der Organisation digital abzubilden und zu erfassen – die Nutzer müssen es nur einstellen und möglichst gut operationalisieren. Infos zu Abläufen für Anträge, die Dokumentation von Einnahmen und Ausgaben, die Ablage von Kassenbüchern und Jahresabschlüssen – das alles kann und sollte in Confluence zu finden sein.

In diesem Zusammenhang kann die zusätzliche Integration von Questions for Confluence eine Überlegung wert sein, um Informationen noch besser zu strukturieren und um Usern die Möglichkeit zu geben, auch Antworten auf Fragen zu erhalten, die noch nicht im System zu finden sind.

Sie sehen: Confluence ist eine mächtige technische Plattform, die eine Vielzahl der Anforderungen abdeckt, die Tag für Tag in der internen Organisation von Vereinen und Verbänden entstehen. Probieren Sie es am besten mal mit einem Team und echten Inhalten aus: Sie können Confluence 30 Tage lang unverbindlich und ohne Kosten testen. Schnell und unkompliziert geht das Aufsetzen mit unserem Dienst Swift.

Übrigens: Wohltätige Organisationen, die bestimmte Kriterien erfüllen, können bei Atlassian eine kostenfreie Produktlizenz beantragen. Wenn Sie einer gemeinnützigen Organisation angehören, besteht also die Möglichkeit, dass Ihr Verein oder Verband für eine solche sogenannte Community-Lizenz in Frage kommt. Weitere Infos hierzu gibt es in unserer Infothek.

Wir sind Ihr Confluence-Partner!

Haben Sie Fragen zu Confluence und Social Intranets? Denken Sie über eine Einführung nach oder möchten Sie ein bestehendes System optimieren oder erweitern? Wir sind einer der größten Atlassian Experts weltweit mit Erfahrung aus Hunderten Confluence-Projekten und unterstützen Sie gerne bei allen Aspekten rund um eine erfolgreiche Einführung: Evaluierung, Lizenzierung, Anpassung, Skalierung, Hosting, Plugin-Entwicklung. Bitte sprechen Sie uns unverbindlich an. Ausführliche Infos zu unseren Confluence-Dienstleistungen mit Kalkulationsbeispielen haben wir zudem im Orientierungsangebot in unserer Infothek zusammengestellt.

Linchpin: Social Intranet auf Confluence-Basis
Confluence-Workshops für Unternehmen von //SEIBERT/MEDIA: Passgenau für unterschiedlichste Zielgruppen
Welche Wiki-Software ist die richtige? Ergebnisse einer Studie
Das Confluence-Portal in unserer Infothek

Artikel teilen:Share on FacebookTweet about this on TwitterShare on Google+Share on LinkedInEmail this to someonePrint this page