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Wir sind hier in Deutschland. Hier nimmt man es mit dem Datenschutz und der Datensicherheit bekanntlich besonders genau. Andererseits sehnen die meisten von uns sich nach mehr Transparenz, Zusammenarbeit und richtigen Teams in Unternehmen. In diesem Artikel will ich Sie dazu ermutigen, die inoffizielle Geschäftskommunikation zu reduzieren.

Ein großer Teil der geschäftlichen Kommunikation ist tatsächlich nach wie vor inoffiziell. Das hat dramatische Nachteile im Hinblick auf die Transparenz. Es reduziert die Möglichkeiten der Synchronisation und der Kommunikation. Es führt oft dazu, dass es an einer gemeinsamen Basis mangelt, wenn Entscheidungen getroffen werden müssen. Das Horten von Informationen ist in vielen Organisationen und Teams, denen ich begegne, die gängige Praxis. Das fördert nicht nur eine obstruktive Unternehmenspolitik, es schafft auch eine toxische Umgebung, in der eigentlich niemand arbeiten will. Es gibt allerdings wohlbekannte Möglichkeiten, diese Probleme zu reduzieren:

• Schreiben Sie weniger individuelle E-Mails.
• Schaffen Sie Status-Meetings, die länger als 15 Minuten dauern, ab.
• Fördern Sie die Gepflogenheit, Entscheidungen und Gedanken öffentlich für die Mitarbeiter zu dokumentieren.
• Teilen Sie Ideen frühzeitig und ermöglichen Sie offene und ehrliche Diskussionen, ohne Meinungen zu bestrafen (kein Gruppendenken).
• Bringen Sie die Kollegen dazu, live öffentliche Dokumente zu erstellen.
• Treffen Sie keine Entscheidungen mehr in Meetings.
• Bieten Sie volle Sichtbarkeit für alle Mitarbeiter an, vom Geschäftsführer bis zum Arbeiter im Blaumann mit seinem Smartphone, von Ideen über Diskussionen, Konzepte und Aufgaben bis hin zur Implementierung, zum Testen und zur Auslieferung. Das meine ich nicht nur im Hinblick auf Software. Meiner Meinung nach ist dieser Ansatz ist für alle Branchen gangbar.
• Für Fortgeschrittene: Zeichnen Sie Meetings auf und veröffentlichen Sie diese intern.

All das zu tun, ist nicht wirklich komplex. Wenn Sie das Gefühl haben, dass es sich richtig anfühlt, und Ihre Kollegen diese Wahrnehmung teilen, ist es heute überhaupt keine Hürde, sogar Meetings mitzuschneiden und intern zu veröffentlichen. Die Komplexität kommt ins Spiel, wenn es darum geht, ein gemeinsames Verständnis dahingehend zu schaffen, dass dieses Maß an Transparent wichtig und gut für das Unternehmen ist. Brauche ich das? Könnte es mir schaden, wenn all diese Informationen für alle verfügbar sind? In den meisten traditionellen Unternehmen scheinen das knifflige Fragen zu sein. Übrigens: Alles, was ich oben angesprochen habe, tun wir bei //SEIBERT/MEDIA. Es ist möglich. Und ich habe das Gefühl, dass es jede Menge Vorteile hat.

Aber ich schreibe diesen Artikel, weil ich denke, dass wir das noch etwas weiter vorantreiben können. Hier sind weitere Dinge, die ich gerade bei uns zu implementieren versuche:

• Wir wollen Kunden dazu bringen und ermutigen, eher digitale und Echtzeitkommunikation statt das Telefon zu nutzen. Dazu probieren wir Intercom auf unseren Websites und im Extranet aus.
• Wir haben damit angefangen, interne Review-Meetings aufzunehmen und für unsere Mitarbeiter live auszustrahlen, um ihnen die Möglichkeit zu geben, vom Schreibtisch aus zuzuschauen (vielleicht auch per Schnellvorlauf), oder die Aufzeichnung für die spätere Referenzierung zu archivieren. Dazu nutzen wir YouTube Live. Die größten Vorteile: robuste Technologie, kein separates Schneiden und Veröffentlichen, Mitarbeiter, die gerade gar nicht im Büro sind, können live teilnehmen.

Und ich denke auch, dass wir Maßnahmen brauchen, um die Reduktion der sozialen Interaktion aufzufangen:

• Eine geniale Sommerparty: Ist in Vorbereitung.
• Ein gemeinsamer Ski-Trip: Haben wir im Februar wieder gemacht.
• Gemeinsam sportliche Aktivitäten für interne Gruppen finanzieren: Wir spielen ein Mal in der Woche Fußball. Viele Kollegen gehen zusammen zum Yoga, andere trainieren oder joggen gemeinsam.
• Teams dazu ermutigen, Geld für Team-Events auszugeben: Es gibt bei uns schon Team-Events. Aber noch nicht regelmäßig und häufig.
• Besserer Kaffee, besseres Wasser, bessere Getränke: Sämtliche Getränke sind bei uns inzwischen kostenfrei für die Mitarbeiter. Es gibt eine High-end-Kaffeemaschine, ein Barista-Modell und einen professionellen Wasserkühler. Ich war ziemlich überrascht, als ich erfahren habe, dass das über 5.000 Euro gekostet haben! #wow Aber wir haben jetzt besseres Wasser. Der Verbrauch ist wirklich wie eine Rakete nach oben gegangen.
• Kostenfreies oder sehr günstiges Mittagessen: Daran arbeiten wir noch. Aktuell übernimmt das Unternehmen 50 Prozent der Kosten.

Intercom für Echtzeit- und asynchrone Konversationen mit Kunden und Interessenten steht ziemlich weit oben auf meiner Liste. Über das Experiment mit unserer zentralen Telefonnummer habe ich schon einen Blog-Post geschrieben. Die Kurzform: Wer unter 0611-20570-0 anruft, landet nicht mehr bei unserem Team "Ponyhof", sondern wird zu einem Callcenter weitergeleitet. Die Idee dahinter ist die, dass wir einen Anruf in digitale (offizielle) Kommunikation umwandeln und dann mit genau den Leuten daran arbeiten, die gebraucht werden, um dem Kunden zu helfen.

Nach ein paar Wochen kann ich sagen, dass der Intercom-Teil funktioniert. Am großartigsten ist die Möglichkeit, Vertriebsleute digital zu kontaktieren. Der Teil, wo ein Kunde anruft und einfach an einen anderen Mitarbeiter weitergeleitet werden will, ist Mist. Wir erfüllen die Anforderungen an einen wertvollen Geschäftspartner nicht dadurch, dass wir Kunden dazu ermuntern, mit einem Menschen zu sprechen, nur um ihn dann zum Auflegen zu nötigen und ihm anschließend in einer E-Mail zu antworten. Dieses Kundenerlebnis hat kein positives Feedback eingebracht. Wir sind (noch) kein Google oder Amazon. 😉 Wir gehen wieder selbst ans Telefon, aber den Teil der digitalen Bearbeitung werden wir weiterhin pflegen.

Was tun Sie in Ihrer Organisation, um mehr Kommunikation offiziell zu machen?

Weiterführende Infos:
Wie wir den Todeszeitpunkt der internen E-Mail verpasst haben
Digitale Kommunikation: Kann völlige Transparenz zum Problem werden?
JIRA Service Desk löst die Probleme des E-Mail-basierten Supports
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