Dropbox und Google Drive im Vergleich

Dropbox hat sich bei vielen Anwendern als der Platzhirsch in Sachen Dateisynchronisation etabliert. Doch wie steht Dropbox im Vergleich zu Google Drive als Teil von Googles G Suite da?

Dropbox und Google Drive sind Dienste, bei denen Dateien online (in Rechenzentren beziehungsweise in Cloud-Diensten) abgespeichert und zwischen verschiedenen Endgeräten synchronisiert werden. Außerdem können User den Lese- oder Bearbeitungszugriff für Dateien an andere Benutzer über Links oder Berechtigungen freigeben.

Dropbox und Google Drive im Vergleich

Dropbox und Google Drive im Vergleich

Beide Dienste gibt es

  • sowohl für Einzelnutzer als auch für Unternehmen und
  • ausschließlich im Abonnement (je nach Abo jährlich und/oder monatlich).

Neben klassischen Dateien, die User lokal durch Software auf den Endgeräten bearbeiten können, gibt es bei beiden Diensten spezielle Dokumenttypen, die sich nur im Browser editieren lassen. Bei Google Drive sind dies seit langem (Text-)Dokumente, Tabellen, Präsentationen und Formulare. Bei Dropbox gibt es seit 2016 die Lösung „Dropbox Paper“, in deren Dokumente verschiedene Inhaltstypen wie Texte, Bilder, Audio oder Video eingebettet werden können. Für Google Drive-Dokumente werden im lokalen Dateisystem lediglich Verknüpfungen angelegt, mit denen die Dokumente im Browser geöffnet werden. Dropbox Paper-Dokumente lassen sich nur im Browser öffnen.

Beide Dienste bieten die Möglichkeit, Fotos von mobilen Endgeräten automatisch zu importieren.

Dropbox

Dropbox entstand als ein reiner Filehosting-, Filesharing- und Synchronisationsdienst. Der Zugriff erfolgt lokal auf einem Endgerät über ein synchronisiertes Hauptverzeichnis; Unterverzeichnisse können selektiert und von der Synchronisierung auf einzelnen Endgeräten ausgeschlossen werden. Der Dateityp ist egal, es werden alle Dateitypen synchronisiert.

Dropbox (engl. to drop = fallen lassen; box = Schachtel) ist ein 2007 eingeführter Filehosting-Dienst (auch Cloud Storage genannt) des Unternehmens Dropbox Inc. Hat man eine Datei zur Dropbox hochgeladen, kann man sie von jedem ans Internet angeschlossenen Computer abrufen. Das System dient der Online-Datenspeicherung, aber auch dem Austausch von Daten zwischen verschiedenen Personen. Der Zugriff auf die Dropbox ist im Browser und mit Hilfe von Anwendungen (Apps) für verschiedene Betriebssysteme möglich

(Wikipedia-Seite zu Dropbox)

Google Drive

Auch Google Drive ist ein Filehosting-, Filesharing- und Synchronisationsdienst (allerdings schon sehr früh mit eigenen Dokumenttypen). Der Zugriff erfolgt ebenfalls lokal auf einem Endgerät über ein synchronisiertes Hauptverzeichnis; Unterverzeichnisse können selektiv von der Synchronisierung ausgeschlossen werden. Auch hier werden alle Dateitypen synchronisiert.

Google Drive ist ein Filehosting-Dienst des Unternehmens Google LLC Er ermöglicht Benutzern das Speichern von Dokumenten in der Cloud, das Teilen von Dateien und das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten. Google Drive beinhaltet Google Docs, Sheets, Slides und Forms, ein Office-Softwarepaket, das das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten, Tabellen, Präsentationen, Grafiken, Formularen und mehr ermöglicht

(Wikipedia-Seite zu Google Drive)

Synchronisation von Dateien

Dropbox und Google Drive synchronisieren Dateien zwischen mehreren Endgeräten (beispielsweise Desktop-Rechner, Notebooks, Mobilgeräte). Bei beiden Diensten wird auf dem Endgerät ein Wurzelverzeichnis festgelegt, unterhalb dessen alle anderen Verzeichnisse und Dateien synchronisiert werden. Auf den Endgeräten kann der Nutzer jedoch festlegen, einzelne Verzeichnisse von der Synchronisation auszuschließen.

Inzwischen hat die Synchronisation auf verschiedenen Endgeräten grundsätzlich sehr große Ausmaße hinsichtlich Anzahl der Dateien und der Dateigrößen angenommen. Werden bestimmte Verzeichnisse auf verschiedenen Endgeräten von der Synchronisation ausgenommen, wird es schwierig, einen Überblick über die Verzeichnisse und Dateien zu behalten. Um dem zu begegnen, gibt es bei vielen Diensten dieser Art inzwischen die Möglichkeit, Verzeichnisse „on Demand“ im Hintergrund herunterzuladen, um sie einzusehen oder zu bearbeiten.

Dafür gibt es entsprechende Verknüpfungen im Dateisystem, die nur sehr wenig Platz einnehmen. Klickt der Nutzer auf eine solche Dateiverknüpfung, wird die Datei im Hintergrund heruntergeladen und dann im Programm für den jeweiligen Dateityp geöffnet.

Bei Dropbox heißt diese Funktion Smart Sync:

Smart Sync ist ein Dropbox-Feature, mit dem Sie Platz auf Ihrer Festplatte sparen. Damit können Sie auf jede Datei und jeden Ordner in Ihrem Dropbox-Konto zugreifen, während kaum Speicherplatz auf der Festplatte belegt wird. Smart Sync steht Dropbox Professional-Nutzern und Dropbox Business-Teams zur Verfügung. Mit Smart Sync können Sie:

  • Festlegen, ob bestimmte Dateien oder Ordner nur online oder auch auf der Festplatte Ihres Computers gespeichert werden

Das klassische Google Drive-Programm wurde durch zwei Client-Programme abgelöst: Google Backup & Sync und Drive File Stream (bei der Unternehmenslösung G Suite).

Wenn Sie Dateien zwischen Google Drive und Ihrem Computer synchronisieren möchten, gibt es zwei Optionen für Ihr Konto eines Unternehmens oder einer Bildungseinrichtung:

  • Mit Backup & Sync werden Drive-Inhalte lokal auf dem Computer synchronisiert und gespeichert. Möglicherweise können Sie Backup & Sync nicht verwenden. Sollte dies der Fall sein, wenden Sie sich bitte an Ihren Administrator.
  • Mit Drive File Stream werden alle Dateien und Ordner aus der Cloud gestreamt.

(Google Drive-Hilfe: Backup & Sync und Drive File Stream im Vergleich)

Letzendlich bieten beide Dienste ähnliche Lösungen.

Eigene Dokumenttypen

Neben der Synchronisation klassischer Dateien haben beide Dienste spezielle Dokumenttypen, die nur im Browser beziehungsweise in entsprechenden Mobile-Apps betrachtet und bearbeitet werden können

Google Docs, Sheets, and Slides gibt es bereits seit über zwölf Jahren; ich selbst habe schon 2006 in einem Projekt mit Google Docs gearbeitet. Mehrere Nutzer können die Dokumente parallel bearbeiten und kommentieren, und während der Bearbeitung werden im Hintergrund Versionen erzeugt und vorgehalten.

Lange Zeit war das Fehlen einer kollaborativen Bearbeitungsmöglichkeit von Dokumenten ein Kritikpunkt an Dropbox. Nachdem Dropbox 2014 das Unternehmen Hackpad übernommen hatte, führte Dropbox im vergangenem Jahr Paper ein.

Dropbox Paper, or simply Paper, is a collaborative document-editing service developed by Dropbox. Originating from the company’s acquisition of document collaboration company Hackpad in April 2014, Dropbox Paper was officially announced in October 2015, and launched in January 2017.

(Wikipedia)

Ähnlich wie bei den Google-Dokumenten können mehrere Anwender an Paper-Dokumenten arbeiten und sie kommentieren. Es gibt ebenfalls eine Versionsführung. Eine besondere Funktionalität ist das Einbetten von Mediendateien.

Paper ist ein Dropbox-Produkt für die Teamarbeit in Echtzeit. Sie können gemeinsam Inhalte verfassen, sich in Kommentaren austauschen, Bilder einbetten und vieles mehr. Wenn Sie ein Dropbox-Konto haben, steht Ihnen Paper kostenlos zur Verfügung.

(Dropbox Paper-Hilfe)

Während Google trotz des Online-Ansatzes bei seinen Dokumenten auf die klassischen Typen Text, Tabelle und Präsentation (sowie auf Formulare) setzt, ist Dropbox Paper ein neuer, eigener Dokumenttyp. Mit ihm setzt Dropbox auf eher unstrukturiertes, aber kollaboratives Arbeiten. Wer das Arbeiten mit klassischen Typen gewohnt ist, für den mag Paper zumindest anfänglich unstrukturiert oder chaotisch erscheinen.

Freigabe von Dateien und Dokumenten

Die beiden Dienste bieten die Möglichkeit, Dateien beziehungsweise die eigenen Dokumenttypen zum Lesen und/oder zum Bearbeiten freizugeben. Hier gibt es grundsätzlich kaum Unterschiede zwischen den Lösungen.

Linkfreigaben

Für Dateien und eigene Dokumenttypen können längere „kryptische“ Links jeweils fürs Lesen und fürs Bearbeiten erzeugt werden. Jeder, der über den entsprechenden Link verfügt, kann das jeweilige Dokument betrachten respektive editieren. Eine Autorisierung (beispielsweise über Benutzername und Kennwort) ist hierfür nicht notwendig.

Berechtigungsbasierte Freigaben

Bei den berechtigungsbasierten Freigaben muss ein User über ein Benutzerkonto des entsprechenden Dienstes verfügen. Je nach Abonnement können Berechtigungen nicht nur an einzelne Benutzer, sondern auch an Benutzergruppen (beispielsweise Teams) vergeben werden.

Unternehmensfunktionen

Dropbox und Google Drive bieten Unternehmensfunktionen wie Service Level Agreements, Geräteverwaltung, Nutzer- und Benutzergruppen-Management, zugesicherten Support sowie Steuerungsmöglichkeiten für Sicherheit, Datenschutz und Compliance.

Was die Datensicherheit angeht, so verschlüsseln beide Dienste die Informationen bei der Übertragung. Die Daten selbst sind jedoch unverschlüsselt abgelegt. Wer auf eine Verschlüsselung der Dateien Wert legt, muss auf eine zusätzliche Lösung setzen.

Abonnements und Preise

Dropbox bietet Abonnements für Einzelpersonen und für Teams an. Die beiden Abos für Einzelpersonen haben ein Terabyte Speicherplatz inklusive; bei den Abonnements für Teams gibt es in der Standardversion zwei TB und in der Advanced-Version unbegrenzten Platz.

Erst bei den Unternehmensabonnements gibt es (in Abhängigkeit vom gewählten Abo) entsprechende Enterprise-Funktionen wie Team-Ordner, Single-Sign-on, Audit-Protokolle, Verwaltungskonsole, unternehmensverwaltete Gruppen oder HIPAA-Compliance (Preise und Funktionen in der Übersicht).

  • Einzelnutzer: Plus (8,25 € / Monat) und Professional (16,58 € / Monat), beide 1 TB
  • Teams (Unternehmen): Standard (10 € / Nutzer / Monat, 2 TB), Advanced (15 € / Nutzer / Monat, unbegrenzter Speicherplatz) und Enterprise (Preis auf Anfrage)

(Preise bei jährlicher Abrechnung)

Google Drive hat ebenfalls Modelle für Einzelpersonen („Privatnutzer“) und für den Unternehmenseinsatz („Drive am Arbeitsplatz“ bzw. „Drive for Work“). Die Preise für Privatnutzer sind anfangs vergleichbar mit den Gebühren für ein TB von Dropbox, steigen jedoch bei mehr Speicherplatz rapide an. Für den Unternehmenseinsatz gibt es Google Drive nicht als separate Lösung.

  • Privatnutzer: 1 TB (9,99 € / Monat oder 99,99 jährlich), 10 TB (99,99 € / Monat), 20 TB (199,99 € / Monat)
  • Drive am Arbeitsplatz (Drive for Work) ist Bestandteil von Googles G Suite und nur darüber erhältlich.

Die Preise für G Suite starten im Basis-Abonnement bei 4 € für 30 GB, doch bereits das Business-Abonnement beinhaltet unbegrenzten Speicherplatz. Im Unternehmenseinsatz bietet auch Google Drive Funktionen wie HIPAA. Außerdem umfasst das G Suite-Abonnement weitere Apps und Funktionen, die weit über File-Hosting, -Sharing und -Synchronisation hinausgehen (siehe hierzu Google G Suite für Zusammenarbeit bei Unternehmen, Selbstständigen und Freiberuflern).

Dies sind die G Suite-Lizenzkosten im Überblick:

  • Basic (4 € / Nutzer / Monat): Gmail, Kalender, Drive und Docs, Google Hangouts, Notizen (Keep), Google+, Sites (Websites), Jamboard Service (ein digitales und kollaboratives 55-Zoll-Whiteboard) sowie das Benutzerverzeichnis
  • Business (8 € / Nutzer / Monat): erweitert Basic auf unbegrenzten Speicherplatz in Drive (1 TB pro Nutzer bei weniger als 5 Nutzer), Cloud Search, E-Mail- und Chat-Archivierung, Prüfberichte
  • Enterprise (23 € / Nutzer / Monat): erweitert Business um Sicherheits- und Archivierungs- sowie weitere kritische Unternehmensfunktionen

Hinzu kommt, dass es beim G Suite-Paket übergreifende Funktionen über Apps hinweg gibt. So durchsucht die Volltextsuche bei Dropbox zwar die Dateien, doch bei G Suite integriert die Cloud Search alle G Suite-Produkte, beispielsweise auch Mails und Kalendertermine.

Selbst in der „abgespeckten“ G Suite für Teams (z.B. ohne Gmail und Google Kalender) für 8 € / Nutzer / Monat gibt es unbegrenzten Speicherplatz (bzw. nur ein TB bei weniger als fünf registrierten Nutzern) sowie Video-/Telefonkonferenzen für bis zu 25 Teilnehmer, Dokumente, Tabellen und Präsentationen sowie eine teambasierte Nutzerverwaltung

Für Dropbox muss ein Unternehmen bereits 10 € pro Nutzer und Monat zahlen – und erhält pro User nur zwei TB Speicherplatz und keine Video-/Telefonkonferenzen.

Fazit

In vielen Bereichen sind sich Google Drive und Dropbox ähnlich. Nur in zwei Aspekten unterscheiden sich die beiden Dienste wesentlich: bei den eigenen Dokumenttypen und bei den Abonnements und ihren Preisen.

Eigene Dokumenttypen

  • Wer online häufig klassische Dokumente, Tabellen und Präsentationen nutzt (und mit anderen daran zusammenarbeitet) sowie Formulare beispielsweise für Umfragen oder Erhebungen verwenden will, ist bei den Google-Dokumenten weiterhin gut aufgehoben.
  • Wer auf eine freie, unstrukturierte Zusammenarbeit mit „embedded Media“ setzen möchte, der könnte sich mit Dropbox Paper wohlfühlen.

Beide Dienste haben kostenlose Angebote, um die Arbeit mit den entsprechenden Dokumenttypen auszuprobieren.

Abonnements und Preise

Wer nicht gerade auf eine besondere Einzelfunktion von Dropbox angewiesen ist, für den lohnt sich ein Google-Abonnement funktional und preislich wesentlich mehr.

Bei vergleichbaren Kosten bekommt man bei Googles G Suite ein deutlich umfangreicheres Paket. Hier muss der Kunde sich nicht um zusätzlichen Speicherplatz kümmern und erhält noch Teamfunktionen wie Videokonferenzen, E-Mail, Kalender dazu.

Insgesamt

Zusammenfassend ist im Unternehmenseinsatz ein G Suite-Abonnement (außer in genau zu analysierenden Sondersituationen) eine mehr als attraktive Alternative zum ehemaligen Filehosting-Platzhirsch Dropbox.

Selbst für einen Selbstständigen lohnt sich im Vergleich zur Dropbox ein Business-Abonnement für Googles G Suite. Ich persönlich habe ein G Suite-Abo und zusätzlich einen kostenlosen Dropbox-Account, den ich beispielsweise für einzelne Aktionen mit IFTTT nutze. Die „richtige Arbeit“ läuft bei mir jedoch mit der G Suite in Google Drive.

Tipp: Google Cloud-Frühstück wieder am 12. April 2018 in Wiesbaden

Interessieren Sie sich für moderne Zusammenarbeit in Unternehmen mit Google-Software? Dann kommen Sie doch mit anderen Interessierten zusammen! Am 12. April 2018 findet in Wiesbaden wieder unser Google Cloud-Frühstück mit Vorträgen und Austausch in lockerer Café-Atmosphäre statt – kostenfrei. Hier gibt es weitere Infos.

Frank Hamm ist Berater für Kommunikation und Kollaboration und unterstützt Unternehmen bei ihrem Weg in der digitalen Transformation. Seit 2005 schreibt er im INJELEA-Blog über Social Business, Intranet, Enterprise 2.0 und Unternehmenskommunikation. Hamm ist bekennender Nexialist und begleitet seine Beobachtungen als Der Schreibende. Weitere Artikel von Frank Hamm finden Sie in unserem Intranet-Special.