Terms of Use für Confluence: Einverständniserklärungen der Nutzer DSGVO-konform einholen und dokumentieren

Mit dem Inkrafttreten der DSGVO erleben Nutzungsbedingungen und entsprechende Einverständniserklärungen im Internet einen zweiten Frühling. Und spätestens mit den neuen rechtlichen Anforderungen gehen für viele Unternehmen auch intern zusätzliche Informations- und Dokumentationspflichten einher. Mit dem DSGVO-Bundle aus den Lösungen Space Privacy und Terms of Use machen Sie Ihr Confluence-System DSGVO-fit.

Terms of Use ist die Lösung, um solche Bedingungen in Confluence-Systemen auszustrahlen und die Zustimmungen der Nutzer gezielt einzusammeln: ohne Einverständnis kein Login.

Terms of Use für Confluence

Unser Entwicklungsteam hat Terms of Use für Confluence gerade in der neuen Version 1.7 auf dem Atlassian Marketplace veröffentlicht. Hier sind die Neuerungen.

Dokumentation der Zustimmungen

Administratoren können jetzt den Status der einzelnen User bezüglich der Zustimmung zu den aktuellen Nutzungsbedingungen einsehen. So ist beispielsweise transparent, dass Anwender die Bedingungen akzeptiert, die Zustimmung widerrufen oder noch gar nichts unternommen haben.

Das versetzt Unternehmen in die Lage, die Nutzeraktivitäten klar zu dokumentieren: Hat ein bestimmter User des Confluence-Intranets oder -Extranets den aktualisierten Datenschutzinformationen zugestimmt? Die Aufstellung zeigt es, und zwar inklusive des Zeitpunkts des Einverständnisses.

Darüber hinaus kann dieses Plus an Sichtbarkeit zusätzliche Handlungsoptionen eröffnen. Vielleicht ist es sinnvoll, einzelne Nutzer direkt anzusprechen und so herauszufinden, wo sie weiteren Informationsbedarf haben? Oder vielleicht weisen sehr viele offene Zustimmungen auf ein grundsätzliches Problem der Nutzungsbedingungen hin?

Versionshistorie für Nutzungsbedingungen

In früheren Versionen hat Terms of Use für Confluence alle Nutzerzustimmungen und die vorherige Fassung überschrieben, wenn die Nutzungsbedingungen geändert wurden und damit neue Einverständniserklärungen der Anwender erforderlich waren – quasi ein Neustart mit leerem Tisch.

Das hat sich im Zuge der DSGVO-Anforderungen geändert: Für die Bedingungen und die jeweiligen Zustimmungen gibt es nun eine Versionshistorie. Hier können Administratoren die Inhalte früherer Nutzungsbedingungen und auch die entsprechenden Einverständniserklärungen der User zu diesen Versionen einsehen. Damit ist die Dokumentation lückenlos und rückverfolgbar.

Klarer Nutzerhinweis bei Widerrufen

Wenn ein Nutzer seine Zustimmung, die er zuvor gegeben hat, widerruft, wird er automatisch ausgeloggt und Administratoren erhalten (sofern entsprechend konfiguriert) eine E-Mail-Benachrichtigung.

Um zu vermeiden, dass ein User sein Einverständnis versehentlich annulliert, wird ihm jetzt ein zusätzlicher Warnhinweis angezeigt, ehe die Rücknahme wirksam wird. So ist sichergestellt, dass der Nutzer sich nicht bloß verklickt hat und unvermittelt aus dem System fliegt, obwohl er das gar nicht wollte.

Terms of Use für Confluence

API für Linchpin Mobile

Auch User, die via Linchpin Mobile auf Confluence bzw. das Confluence-basierte Intranet zugreifen, sollen Nutzungsbedingungen lesen und akzeptieren können. In Vorbereitung auf diesen Anwendungsfall hat unser Entwicklungsteam die Backend-API implementiert; somit kann das Team von Linchpin Mobile die Oberfläche jetzt in die App integrieren.

Demovideo: das neue Terms of Use in der Praxis

Sie würden gerne sehen, wie die beschriebenen Funktionen und Möglichkeiten tatsächlich aussehen und genutzt werden? Kürzlich haben wir eine Webinar-Session rund um das Themenfeld DSGVO, Datenschutz & Confluence aufgenommen. In diesem Video zeigen wir die neue Version von Terms of Use ausführlich direkt im System, gehen auf die rechtlichen Hintergründe ein und diskutieren über konkrete Einsatzszenarien in Intranet- und Extranet-Umgebungen. Hier ist die Aufzeichnung:

Terms of Use für Confluence jetzt testen

Möchten Sie Terms of Use für Confluence näher kennenlernen und unverbindlich ausprobieren? Auf dem Atlassian Marketplace steht das aktuelle Release 1.7 zur Installation bereit. Oder haben Sie direkt Fragen und Anregungen? Dann melden Sie sich bei uns: Unser Entwicklungsteam kommt gerne mit Ihnen ins Gespräch!

Terms of Use ist übrigens auch ein modularer Bestandteil unserer Confluence-basierten Social-Intranet-Suite Linchpin.

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