Weshalb sich große Organisationen für die Google G Suite entscheiden

Google G SuiteDie Google G Suite ist angetreten, um in Organisationen die Zusammenarbeit auf vielerlei Ebenen zu verbessern, sie effizienter, schlanker und moderner zu machen. Dabei adressiert die G Suite nicht nur Teams und kleinere Unternehmen, sondern ausdrücklich auch große und Enterprise-Organisationen: Skalierbarkeit ist für die webbasierte Lösung kein Problem und mit der G Suite können reibungslos Tausende oder auch Zehntausende Nutzer im Unternehmen performant arbeiten.

Was bietet die G Suite nun, das eine Transition aus der klassischen, altbekannten Office-Welt auf einen neuen webbasierten Ansatz erstrebenswert macht? Bei mehreren Tausend Mitarbeitern ist so etwas ja kein ganz triviales Unterfangen. Wir haben ein paar Quellen zusammengetragen, in denen Ansprechpartner genau auf diese Frage eingehen und sich teils auch zum Wie äußern.

Viessmann: Jederzeit geräteunabhängig auf Arbeitsinhalte zugreifen

Die Viessmann GmbH hat eine Transition von Lotus Notes auf die G Suite systematisch angepackt und erfolgreich hinter sich gebracht. Dem sind eine systematische Erhebung und Entscheidungsfindung vorausgegangen, bei der auch IBM Connections Cloud und Microsoft Office 365 betrachtet wurden.

Dazu hat Alexander Pöllmann, Smart Office und Collaboration Manager bei Viessmann, im Rahmen eines Google Cloud-Frühstücks bei uns in Wiesbaden vor einiger Zeit einen Erfahrungsbericht geteilt, der Einblicke in den Prozess bietet:

Einige weitere Ziele und Erfahrungen von Viessmann im Zusammenhang mit diesem Wechsel auf die G Suite kann man in einem interessanten Artikel mit dem Titel Was die Cloud so attraktiv macht von LEAD nachlesen. Demnach ist es in erster Linie darum gegangen, die interne Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern zu verbessern und effizienter zu gestalten. Die Transformation ist dann auch offenbar ohne größere Reibungspunkte geglückt:

Innerhalb eines halben Jahres konnte Viessmann dank des einfachen Handlings fast alle seine Daten und Anwendungen in die Cloud migrieren.

Ein zusätzlicher Vorteil hat sich laut Alexander Pöllmann schnell bemerkbar gemacht:

„Die G Suite ermöglicht es uns, sicher von jedem Ort zu jeder Zeit geräteunabhängig auf unsere Arbeitsinhalte zuzugreifen.“

Nielsen: 20 Prozent geringere IT-Supportkosten

Mit rund 56.000 Mitarbeitern, die in über 100 Ländern aktiv sind, ist auch das Marktforschungsunternehmen Nielsen eine Enterprise-Referenz. Nielsen hat für die Migration zur G Suite ebenfalls nur rund ein halbes Jahr benötigt. Ausführliche Details zum Projekt sind direkt bei Google nachzulesen. Dort wird eine Nielsen-Ansprechpartnerin wie folgt zitiert:

„By enabling employees to collaborate and comment in real time on Docs, Sheets, and Slides using any device, we’re saving time every day with G Suite. […] There’s no need to email multiple versions of documents back and forth, or be tied to a specific machine.“

Eine andere Ebene, die jede Organisation natürlich bei einem solchen Projekt im Blick hat, ist die finanzielle. Hier zahlt sich die skalierbare Cloud-Infrastruktur aus: Nielsen ist es dank des Umstiegs gelungen, sowohl die IT-Supportkosten als auch die infrastrukturellen Reisekosten um 20 Prozent zu reduzieren.

Conrad: Konsolidierung vieler Bestandssysteme in einer Lösung

Das deutsche Online-Handelsunternehmen Conrad Electronic, das etwa 5.000 Mitarbeiter in zwölf Ländern beschäftigt, gehört seit 2016 zu den G Suite-Kunden. Zu den Ambitionen hinter dem Wechsel wird in einem Beitrag der Computerwoche (Conrad Electronic steigt auf G-Suite um) ein Projektverantwortlicher so wiedergegeben:

„Wir hatten insgesamt elf verschiedene Systeme für unsere Internet-Kommunikation im Einsatz. Je eines für Mail, Intranet, File-Ablage usw. Das alles konnten wir in einem Google-System konsolidieren.“

Weitere Infos bietet die offizielle Referenz von Google – beispielsweise, dass die Umstellung auf die G Suite für alle Conrad-Mitarbeiter gerade einmal vier Monaten gebraucht hat.

Airbus: Echte Transformationen und nicht nur ein Tool-Upgrade

Ein aktuelles Beispiel für ein Migrationsprojekt von Enterprise-Größenordnung ist Airbus: 130.000 Mitarbeiter werden dort zurzeit auf die G Suite umgestellt. In einem lesenswerten Interview mit The Register gibt Airbus-CIO Luc Hennekens einige Einblicke in die Hintergründe der Entscheidung:

Collaboration rather than cost is the reason Airbus has given Microsoft’s old-world Office app bundle the heave ho and is migrating 130,000 staff – the entire workforce – to Google’s G Suite.

Laut Hennekens ginge es darum, Silos einzureißen und artifizielle Barrieren zu überwinden. Langfristige Zusammenarbeitslösungen hätten dabei eine höhere Priorität als kurzfristige Kostensenkungen. Und wenn, dann soll das offenbar gleich richtig gemacht werden. Zitat:

„We want to force the organisation to make the change and drive a true transformation, and not just do a tool upgrade.“

Zu den Vorteilen der Google-Plattform – auch gegenüber konkurrierenden Lösungen – gibt der Airbus-Mann dies zu Protokoll:

„It is a lot easier to achieve that with a tool that, from its conception, radically breaks with past ways of working and past concepts, rather than working with a tool (Office 365), that is a step up, but still in many ways is similar to what we’ve been using in the past.“

Fossil Group: Viel Overhead abgebaut

Schon seit vier Jahren nutzen die Mitarbeiter des Modekonzerns Fossil Group mit rund 10.000 Usern die G Suite, wie Business Insider Deutschland berichtet. Nach einem dreimonatigen Pilotprogramm zur Evaluation hatte die Google-Lösung seinerzeit den Vorzug vor MS Office 365 erhalten. Zu dieser Entscheidung wird Jørgen Scheuer-Larsen von Fossil so wiedergegeben:

„It’s obvious that the technology level was much more advanced on the Google side, much more mature, much more edgy.“

Eine Herausforderung im Unternehmen habe darin bestanden, allen Leuten dieselben Versionen anzubieten. Probleme mit Inkompatibilitäten seien beispielsweise aufgetreten, wenn ein Team eine ältere Version von MS Word verwendet hat als das andere. Das ist inzwischen Geschichte:

G Suite only has one version, accessed from the browser, and everyone has the exact same apps.

Beim großflächigen Umstieg auf Google hat Fossil übrigens nicht mit formellen Schulungen gearbeitet, sondern mit internen Google Guides als Ansprechpartnern und Trainern.

Nach vier Jahren ist für die Fossil Group viel vom einstigen Overhead verschwunden: Von früher 47 MS-Exchange-Servern ist einer für die wenigen Kollegen übriggeblieben, die noch nicht die G Suite verwenden. Das damals 15-köpfige E-Mail-Team konnte auf drei Personen reduziert werden. Damit seien IT-Ressourcen frei geworden, um sich mit neuen, produktiven Projekten zu beschäftigen – und es gibt aktuell Pläne, weitere IT-Infrastruktur in die Google-Cloud auszulagern.

Die G Suite jetzt 30 Tage lang unverbindlich testen

Dies sind einige wenige G Suite-Referenzen von zahllosen. Rund vier Millionen Organisationen setzen die G Suite bereits ein. Falls auch in Ihrem Unternehmen über neue, moderne, besser skalierbare Wege der Office-Zusammenarbeit nachgedacht wird, sollten Sie die G Suite als Option evaluieren. Dabei können wir Sie unterstützen: So bietet //SEIBERT/MEDIA Ihnen die Möglichkeit, die Lösung 30 Tage statt der üblichen zwei Wochen unverbindlich testen.

Melden Sie sich bei uns, wenn Sie Fragen haben oder mehr wissen möchten: Wir sind offizieller G Suite Reseller und beraten Sie gerne unverbindlich zur Einführung, Lizenzierung und produktiven Nutzung der Google G Suite!

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Weiterführende Infos

Einführung: Was ist und was kann Google G Suite?
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