Wie Linchpin Mobile für alle Mitarbeiter im Unternehmen ausgerollt werden kann

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In vielen Unternehmen wird Confluence nur von einer Teilmenge an Mitarbeitern genutzt. Im Fall eines Confluence-basierten Intranet-Systems, das vielleicht gerade in einem größeren Projekt neu aufgesetzt worden ist, macht das die Unternehmenskommunikation oft nicht froh: Es gibt 1.000 oder 10.000 Mitarbeiter in der Organisation, aber mit dem Intranet erreicht sie nur einen Bruchteil davon, und zwar die, die einen eigenen Computer-Arbeitsplatz haben – aber nicht die Leute in den Montagehallen, die Menschen in den Filialen und Läden und eben all jene mit wenig technisierten Arbeitsplätzen.

Einen Weg aus der Misere könnte eine Mobile-Strategie bieten. Ein Smartphone hat schließlich so gut wie jeder, und Linchpin Mobile ist eine Lösung, die die Mobilgeräte der Nutzer nahtlos und ohne VPN-Zwang mit Confluence Server verbindet. Doch: Nur einige wenige Mitarbeiter haben ein Unternehmenshandy. Die meisten nutzen ihre eigenen Geräte. Wie kann ein solcher Rollout also vonstatten gehen?

Intranet-Zugang via Smartphone

Die Linchpin-Intranet-Suite wird entwickelt, damit das Unternehmen alle Mitarbeiter erreicht und alle in der Organisation effektiv und effizient zusammenarbeiten können. Linchpin Mobile ist in diesem Zusammenhang ein wichtiger Baustein.

Mitarbeiter können über ihre Smartphones einfach auf alle Unternehmens-News und alle Seiten im Confluence-Intranet zugreifen. Sie haben die Möglichkeit, via Microblog an Diskussionen teilzunehmen und schnell Ideen, Kommentare und Statusmeldungen beizutragen. Über das zentrale Mitarbeiterverzeichnis besteht Zugriff auf die Telefonnummern und Profile der Kollegen, sodass ein Nutzer sofort mit der Person Kontakt aufnehmen kann, deren Unterstützung er gerade braucht.

Unkompliziertes Aufsetzen

Am effektivsten ist die Lösung, wenn alle Linchpin-Intranet-Apps in der Confluence-Instanz installiert und aktiviert sind, Linchpin Mobile funktioniert aber auch als Standalone-App mit Confluence.

Das Ganze auszuprobieren, ist ziemlich einfach. Laden Sie Linchpin Mobile für Confluence Server aus dem Atlassian Marketplace herunter und installieren Sie das Plugin. Wenn Sie Confluence hinter einer Firewall betreiben, sollten Sie auf jeden Fall den sicheren Mobile-Gateway-Service nutzen. Dann holen Sie sich die Smartphone-App aufs Gerät, die es im App Store für iOS und bei Google Play für Android gibt.

Linchpin Mobile fügt Ihrem Confluence-Profil einen QR-Code hinzu. Diesen scannen Sie mit der Linchpin-App und registrieren sie damit sicher im System, um per Smartphone vollen Zugriff auf das Intranet zu erhalten.

Damit kommen wir zu drei denkbaren Szenarien für den Rollout.

A. Das Unternehmen zahlt alles

Das ist das optimale Szenario, doch es tritt selten in dieser Form ein und ist auch unwahrscheinlich. Wenn wir über Linchpin Mobile sprechen, denken IT-Verantwortliche oft sogleich an ihre schon verfügbaren Lösungen: Wir haben ja bereits eine Mobile-Device-Management-Software (MDM- oder EMM-Lösungen wie Mobile Iron, AirWatch, Microsoft Intune etc.); dann können wir Linchpin Mobile ja auch direkt nutzen!

Zwar ist das theoretisch möglich, es bedeutet aber, dass das Unternehmen 100 Prozent der Kosten trägt:

  • Smartphone-Gerät (200 bis 1.000 EUR oder mehr pro Mitarbeiter)
  • Mobilvertrag (10 bis 50 EUR pro Mitarbeiter und Monat)
  • MDM-Software (ca. 5 EUR pro Mitarbeiter und Monat)

Das kann schnell teuer werden und läuft in aller Regel darauf hinaus, dass schließlich nur eine kleine elitäre Gruppe von Mitarbeitern in den Genuss dieser Förderung durch das Unternehmen kommt.

B. Das Unternehmen zahlt nichts

Die meisten Mitarbeiter in Unternehmen bekommen kein (für sie) kostenfreies Smartphone vom Arbeitgeber. Es ist für die Organisation meist nicht machbar, kurzfristig Highend-Geräte für alle zu organisieren. Und das Management ist oft auch nicht willens, das MDM für sämtliche Mitarbeiter zu bezahlen.

Aber Mitarbeiter nutzen häufig ihre eigenen Smartphones – Bring Your Own Device! Vor diesem Hintergrund entwickeln wir den Mobile-Gateway-Service, der keine MDM-Lösung erfordert – selbst dann nicht, wenn das Intranet-System hinter der Firewall betrieben wird. Die Mitarbeiter installieren auf ihren Geräten einfach die kostenfreie App und scannen ihre unikalen QR-Codes in den Intranet-Profilen. Schnell und einfach.

C. Ein ausgewogener Ansatz

Dieser Ansatz wird verantwortungsbewussten Führungskräften womöglich Bauchschmerzen verursachen. Sollte das Unternehmen den Leuten nicht wenigstens etwas dafür zahlen? Immerhin erfordert die BYOD-Strategie, dass die Mitarbeiter eine potenziell signifikante Investition auf sich nehmen (Smartphone, Mobilvertrag), damit sie auf Unternehmensinformationen zugreifen und im Intranet arbeiten können.

Darauf könnte man erwidern, dass die Mitarbeiter diese Investition ja nicht für die Arbeit tätigen, sondern sowieso Smartphones und Verträge haben – unabhängig davon, ob die Firma nun Linchpin Mobile ausrollt oder nicht.

Auf jeden Fall sollte die mobile Intranet-Nutzung eine rein fakultative Sache (ohne jeden Nachteil für Nichtnutzer) sein, wenn die Leute ihre eigenen Geräte verwenden und das Unternehmen das nicht in irgend einer Form kompensiert.

Wenn Sie möchten, dass alle Mitarbeiter das Intranet tatsächlich nutzen, kann es effektiv sein, sie mit preisgünstigen Geräten auszustatten. Ich habe neulich ein Android-Smartphone für 199 Euro gekauft (Huawei Honor 8), das erschwinglich ist und völlig ausreicht.

In Verbindung mit kostenfreiem W-LAN auf dem Betriebsgelände erreichen Sie einen guten Kompromiss zwischen gar nichts und alles bezahlen. Heute haben die meisten Büros, Werkstätten, Geschäfte, Hotels, Krankenhäuser usw. längst kostenloses Internet, und auf diesem Wege erreichen Sie alle Mitarbeiter, wenn diese am Arbeitsplatz sind. Falls Mitarbeiter auch darüber hinaus (also wenn sie nicht am Arbeitsplatz sind) mobil aufs Intranet zugreifen wollen, müssen sie dann eben ihre eigenen Verträge in Anspruch nehmen.

Muss jeder Nutzer eine Mail-Adresse haben?

Ich will noch auf eine letzte Frage eingehen: Braucht dafür jeder Mitarbeiter eine E-Mail-Adresse? In zahlreichen Unternehmen sind viele Mitarbeiter nicht Teil des digitalen Systems der Organisation. Wer im Blaumann in der Werkshalle schafft, im Baumarkt Kunden zu Gartenpflanzen berät oder mit seinen Kollegen die Filiale für den Sommerschlussverkauf vorbereitet, hat in der Regel kein persönliches (geschäftliches) Mail-Postfach.

Mit Linchpin Mobile brauchen sie das auch nicht zwingend. Es muss nur sichergestellt sein, dass alle Mitarbeiter einen Nutzer-Account haben. Und Confluence hat wirklich erschwingliche Nutzerstaffeln für hohe User-Zahlen.

Jetzt mehr erfahren

Möchten Sie mehr darüber erfahren, welche Möglichkeiten Linchpin Mobile bietet und wie die Lösung hilft, wirklich alle Mitarbeiter im Confluence-Intranet zusammenzubringen? Dann melden Sie sich bei uns! Wenn Sie direkt in einen Test einsteigen wollen, können Sie Linchpin Mobile jetzt im Atlassian Marketplace herunterladen.

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