Synchrone Kommunikation in Unternehmen ist teuer

Es liegt in der Natur der Sache, dass ein Mensch in einem Unternehmen nur an einem begrenzten Umfang an synchroner Kommunikation teilnehmen kann. Die Zeit für die persönliche Abstimmung in Echtzeit ist auf natürliche Weise begrenzt, und letztlich gibt der Rhythmus des Arbeitstags die Obergrenze vor.

Das Problem ist, dass der Bedarf an synchroner Kommunikation mit der Notwendigkeit der produktiven Arbeit konkurriert.

Manchmal, wenn ich einen Kollegen davon reden höre, dass er „wieder den ganzen Tag in Meetings gesessen“ hätte oder mitten in einem „Meeting-Marathon“ sei, schießt mir der Gedanke durch den Kopf: Haben die denn nichts zu tun? Und die Kosten überschlage ich mal lieber nicht. Das alles summiert sich ja auf, denn an synchroner Abstimmung sind immer mehrere Leute beteiligt.

Synchrone Abstimmung hat ihre Berechtigung

Aber nein, dies soll keiner dieser Appelle eines Geschäftsführers an die Mitarbeiter werden. Ich halte synchrone Kommunikation in Unternehmen für wichtig und wertvoll, und ich bin auch nicht der Meinung, dass Meetings per se Business-Theater sind.

Wenn das Thema für die Beteiligten wirklich relevant ist und wenn umgekehrt die Teilnehmer relevant für das Thema sind, kann ein persönliches Meeting fruchtbar sein. Agile Teams brauchen ihre regelmäßigen Meetings sogar als Voraussetzung für ihre produktive Zusammenarbeit.

Doch synchrone Kommunikation ist teuer, weil die Kapazitäten dafür rar sind. Ich will um Verständnis dafür werben, dass ich manche Angebote, etwas „noch persönlich zu besprechen“, ausschlage.

Meeting-Räume – können von mir aus gerne häufiger ungenutzt bleiben (Bild: Pixabay unter CC0-Lizenz)

Asynchrone Kommunikation ist flexibler

Mir geht es darum, dass die Zusammenarbeit in vielen Fällen nicht leidet, wenn Kommunikation asynchron stattfindet – also per Chat (sofern man dieses Medium auch als nicht-synchrones Werkzeug versteht), im Wiki, in Jira-Vorgängen oder meinetwegen auch per Mail mit Externen.

Diese Form der Kommunikation hat klare Vorzüge: Asynchrone Kommunikation ist orts- und personenunabhängig. Ich kann davon viel mehr viel häufiger durchführen. Ich kann kommunizieren, wann und so viel ich will, denn ich bin nicht von der gleichzeitigen Verfügbarkeit anderer Gesprächspartner abhängig. Ich kann abends vom Sofa aus mit dem Smartphone in der Hand einen Microblog-Beitrag oder ein Jira-Ticket kommentieren und so meinen Beitrag zu einer Diskussion liefern. Das anschließende Lesen kostet die Beteiligten auch nur einen Bruchteil der Zeit.

Kein Königsweg für alle

Freilich geht dieser Ansatz auch mal schief. Ich kenne Jira-Tickets und Wiki-Seiten mit absurd langen (und langwierigen) Diskussionen in den Kommentarsträngen. Vielleicht wären wir besser beraten gewesen, wenn wir uns einfach eine halbe Stunde zusammengesetzt hätten, um das Thema zu lösen?

Andererseits kennt jeder Meetings, in denen man sich denkt: Was mache ich hier eigentlich? So wichtig ist mir das Thema gar nicht, dass ich jetzt eine halbe Stunde investieren will. Eine Wiki-Seite, die ich dann kommentieren kann, hätte es für mich auch getan.

Es gibt in der Praxis keine idealtypische Herangehensweise, die für alle Kollegen in jeder Situation gleichermaßen sinnvoll ist. Zusammenarbeit ist nun mal komplex. Man kennt den idealen Weg nicht immer im Voraus. Es ist dennoch sinnvoll, eine Abwägung zu treffen.

Ist das für mich wichtig?

Wenn das nächste Mal jemand zu Ihnen sagt: „Lass uns das noch persönlich besprechen…“, dann rate ich Ihnen: Denken Sie darüber nach, ob es Ihnen wirklich so wichtig ist, dass Sie Ihre begrenzte Kapazität für synchrone Kommunikation damit belasten wollen oder sollten.

Als Mitarbeiter schulde ich meinem Unternehmen das Bemühen um Wirksamkeit und Effektivität – und wenn noch Effizienz dazukommt, umso besser. Sicher bringen viele Meetings etwas. Aber im Kosten-Nutzen-Verhältnis gehören die meisten davon in die Kategorie „Zeitverschwendung“.

Aktiv und bewusst auswählen

Asynchrone Kommunikation mit Wikis, Jira und Messengern hilft dabei, Meetings vorzubereiten, nachzubereiten und teilweise sogar ganz überflüssig zu machen. Diese Potenziale nicht zu nutzen, wird für Unternehmen in den nächsten Jahren zu einem eindeutigen Nachteil, ja zu einem ausgemachten wirtschaftlichen Problem heranwachsen.

Meine Empfehlung ist deshalb: Fangen Sie jetzt an, erst selbst und künftig auch im Unternehmen aktiver und bewusst auszuwählen, was Sie persönlich und synchron machen und was digital und asynchron erfolgen kann.

Klar muss jeder Mitarbeiter für sich und sein Tätigkeitsfeld einen Mittelweg finden. Dazu gehört aber zunächst mal, nicht jede Meeting-Einladung unbesehen anzunehmen und in der Konsequenz auch nein zu sagen. Die Kapazität für synchrone Kommunikation hat eben Grenzen. Deshalb sollte man genau auswählen.

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