Am Markt gibt es einige Intranet-Systeme, die direkt native Instant-Messaging-Lösungen mitbringen: Chat ist in die Lösung gleich mit integriert. Ein solches All-in-one-Paket ist zunächst reizvoll: Eine wichtige Anforderung wird gleich mit abgedeckt, ohne dass eine separate Software zu lizenzieren, zu implementieren und auszurollen ist. Man muss sich auch keine Gedanken um Integrations machen.
Auf den zweiten Blick ist die Idee jedoch nicht wirklich gut - und zwar auf zwei Ebenen nicht: Erstens können kleine integrierte Lösungen nie den Möglichkeiten professioneller, dedizierter Einzellösungen das Wasser reichen. All-in-one-Pakete haben leider oft die Eigenschaft, die ich als "Fluch des Generalisten" bezeichne: Sie können alles ein bisschen, aber nichts davon richtig gut. Zweitens wird ein falsches Signal an die Mitarbeiter gesendet. Dabei ist Instant Messaging im Unternehmen zu wichtig, um sich durch limitierte Lösungen selbst zu einzuschränken und die Adaption damit inkonsequent anzugehen.
Gruppenchat ist zu wichtig für kleine Umsetzungen
Instant Messaging schwingt sich in immer mehr Unternehmen zur wichtigsten digitalen Kommunikationsform auf. Mit ihr geht ein signifikanter Produktivitäts- und Transparenzgewinn einher, der durch die effektivere, schnellere Abstimmung, die Eindämmung des internen E-Mail-Aufkommens und die zentrale Informationsverfügbarkeit entsteht.
Der Anwendungsfall Gruppenchat ist heute zu groß, zu wichtig und zu mächtig, als dass man ihn "nebenbei" als Integration gut genug lösen könnte.
Moderne Gruppenchat-Software wie Slack oder Google Hangouts Chat ist funktionsreich, umfassend und anpassbar. Professionelle IM-Lösungen haben eigene Web-Oberflächen und Clients. Sie bringen eigene Smartphone-Apps mit, hinter denen eigene große Entwicklungsteams stehen.
Mir ist noch keine irgendwo integrierte Chat-Lösung begegnet, die Slack oder Hangouts Chat funktional und auch im Hinblick auf die Verfügbarkeit im Unternehmen nahekommen würde. Kennen Sie eine? Dann bin ich gespannt! Messaging in Organisationen lässt sich nach meiner Überzeugung und Erfahrung nicht als "Dreingabe" einer größeren Software so professionell und hochwertig lösen, wie es sein sollte.
Mitarbeiter nutzen weiter ihre bewährten Tools
Gute, für die eigene Arbeit relevante Software adaptieren Mitarbeiter oft schnell und nachhaltig, wenn auch das Unternehmen einer Lösung erkennbar Relevanz beimisst. Das gilt für Firmenwikis, Aufgabenmanagement-Systeme und auch für Messaging-Software. Diese Relevanz ist ein Schlüsselelement der Adaption.
Dem Thema Messaging muss genug Wert und Raum zuerkannt werden. Ansonsten werden auch die Anwender im Unternehmen die gebotene Lösung nicht ernstnehmen und vor allem nicht wahrnehmen und nutzen. Halbherzige Ansätze sind in der Praxis schnell als solche identifiziert. Sie werden selten über eine kleine Schar Early Adopters hinauswachsen.
Stattdessen werden die Leute auf ihre "bewährten", omnipräsenten Alternativen zurückgreifen, um sich im Team abzustimmen und zusammenzuarbeiten. Sie heißen WhatsApp, Facebook Messenger, Skype und Co. - informelle, aber immer verfügbare Tools, die außerhalb der Unternehmenszugriffs liegen, die sich an Privatanwender richten und gar nicht für den Einsatz im Unternehmensumfeld und für die professionelle Teamkollaboration konzipiert sind. Die Kommunikation ist dezentral, Entscheidungen sind nicht nachvollziehbar - von Sicherheits- und Compliance-Fragen mal ganz zu schweigen. Genau diese Probleme will die Organisation mit einer zentralen Messaging-Lösung für die Teams ja abstellen und lösen.
Die mögliche Rolle eines Social Intranets
Meine eben vorgetragenen Bedenken bedeuten nicht, dass es für ein Intranet gar keine Integration geben soll. Im Gegenteil: Wir selbst stellen bei unserer eigenen Intranet-Lösung Linchpin heraus, dass das System all die Cloud-Tools im Unternehmen integriert - im Sinne von zentral verfügbar macht. Die Lösungen selbst sind dann allerdings in ihren dedizierten Tools beheimatet.
Niemand würde auf die Idee kommen, dass mit der Intranet-Software die Rechnungen erstellt, die Arbeitszeiten der Mitarbeiter auf die Projekttickets verbucht oder die Git-Repositories der Entwickler verwaltet werden. Aber Gruppenchat soll das Intranet nativ können?
Es ist wichtig und sinnvoll, dass ein professionelles Social Intranet zeigt, wer online ist und angechattet werden kann. Das Intranet soll gerne die aktuelle Verfügbarkeit indizieren und sogar den Kontakt herstellen. Die eigentlichen Nachrichten werden jedoch nicht über das Social Intranet, sondern über die dafür gebaute Applikation mit all ihren eigenen Möglichkeiten ausgetauscht.
So kann und soll das Social Intranet als Cockpit zum Ansteuern der wichtigen Unternehmensanwendungen dienen, ohne aber selbst halbgare Lösungen für wichtige Anwendungsfälle wie Messaging und Gruppenchat anzubieten, nur um eine Anforderung auf einer Checkliste zu erfüllen. Diese Funktionen sind in den nativen Systemen gut aufgehoben, die auch die Adapation durch die Mitarbeiter viel besser unterstützen.
Weiterführende Infos
Comparison of Google Hangouts Chat, Slack, Cisco Jabber, Skype for Business, Telegram, WhatsApp and other group chat solutions
Gruppenchat und Instant Messaging in Unternehmen mit Hangouts Chat
Social Intranet – Cloud-Dienste wie Google G Suite, Salesforce, SAP und andere zusammenhalten
Gruppenchat im Unternehmen: Über den Umgang mit Benachrichtigungen und Störungen im Arbeitsleben
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