Ist Jira in Ihren IT- und Entwicklungsteams gefangen? (Teil 1)

Historisch gesehen kommt Atlassian Jira aus der technischen Ecke. Das System wurde für Software-Teams entwickelt, und auch heute noch liegt das konzeptionelle Hauptaugenmerk auf dem Einsatz im Software- und IT-Bereich, auf der Integration mit Entwickler-Tools und auf technischen Features. Der Name des vollumfänglichen Produktversion lautet nicht umsonst Jira Software.

Zwar gibt es mit Jira Core eine funktionell abgespeckte Jira-Version, die sich offiziell an Business-Teams richtet, aber leider fehlen ihr (zumindest in der Server-Variante) wesentliche Features wie digitale Boards; dazu gleich mehr.

In vielen Unternehmen arbeiten die technischen Teams zufrieden und erfolgreich mit Jira - doch eine Software, die den Ruf als Entwicklersystem hat, gilt normalerweise nicht als Lösung, die auch "Otto Normalanwender" für seine Arbeit gebrauchen kann. Und wenn man sich als solcher erstmals mit Jira beschäftigt, kann man vom Funktionsreichtum des Systems schon etwas erschlagen sein.

Dennoch setzen wir und viele unserer Kunden Jira auch in ganz anderen Teams und Unternehmensbereichen ein. Die Vorteile von Jira sind nicht auf technische Teams beschränkt und sie werden schnell deutlich, wenn man den Betrachtungsfokus nicht auf die technische Integration richtet, sondern auf Ebenen wie Transparenz, Visualisierung und Zusammenarbeit.

Warum lohnt es sich für Unternehmen, Jira aus dieser technischen Ecke herauszuholen? Welche Maßnahmen können dabei helfen? Dazu ein paar Gedanken.

Unterstützung agiler Teams über die Entwicklung hinaus

Agile Projektmanagementprozesse und -methoden haben sich in vielen Organisationen längst über den Software-Bereich hinaus fortgepflanzt. Kanban, Ansätze aus Scrum und Mischformen aus diversen Methodiken kommen in Teams aller Art zur Anwendung. Selbst klassische Konzerne beschäftigen sich mittlerweile intensiv mit agilen Konzepten, treiben Transitionen voran und arbeiten daran, entsprechende Prozesse zu skalieren – beispielsweise mit dem Scaled Agile Framework SAFe. Aber jedes agile Team braucht eine digitale Basis; Papierkarten auf einem Kanban- oder Scrum-Board reichen allein nicht aus, um Projekte und Aufgaben systematisch abzubilden und zu tracken.

Mit seinen umfangreichen, flexiblen Visualisierungs-Features unterstützt Jira diese Prozesse und fügt die benötigte digitale Ebene hinzu, ohne dass die Teams auf ihre gewohnten Agile-Boards verzichten müssen. Bei der Konfiguration solcher digitalen Boards ist das Team nicht in starren Vorgaben gefangen. Klassisches Scrum? Kanban? Kanban mit Backlog? Eine ganz individuelle Lösung? Kein Problem.

Jira Software Boards

Auf diesen Boards lassen sich die Ticketkarten mit den Kerninformationen zu den Vorgängen per Drag & Drop verschieben, Statusaktualisierungen bei der Transition von einer Statusspalte in eine andere erfolgen automatisch in Echtzeit, optionale Work-in-progress-Limits für bestimmte Spalten unterstützen den Durchfluss ohne Staus. Optionale Erweiterungsprodukte ergänzen Jira um zusätzliche Ebenen wie das Portfoliomanagement (Portfolio für Jira) und die Integration von SAFe in Jira (Agile Hive).

Leute wie Produktmanager, Scrum Master, Agile Coaches usw. können in diesem Zusammenhang wirksam auf die Verbreitung von Jira in ihren Teams einwirken.

Von Prozessvisualisierungen können alle profitieren

Wer einem Business-Team mal ein gut konfiguriertes visuelles Jira-Board mit den aktuellen Aufgaben, den entsprechenden Statusinformationen, die sich beim Verschieben von Ticketkarten in Echtzeit aktualisieren, und einem passenden Workflow vorsetzt, wird wahrscheinlich schnell auf Interesse stoßen.

Auch wenn das Team sich nicht agil organisiert, ist eine Gesamtansicht seiner Tätigkeiten wertvoll als Basis für eine effektivere, effizientere Aufgabenplanung. Und solch eine zentralen Überblick gibt es aktuell wahrscheinlich gar nicht.

Transparenz über To-dos aller Art

Ob agile oder klassische Projektorganisation – die Herstellung von Nachvollziehbarkeit und Statustransparenz für Aufgaben und Projekte ist eine zentrale Anforderung in jeder Organisation. Darin ist Jira konkurrenzlos stark.

Jeder Vorgang hat einen unikalen Link, der direkt zu den aktuellen Aufgabeninformationen führt. Wenn ein entsprechender Workflow konfiguriert ist, werden offene, aber inaktive Vorgänge den Beteiligten regelmäßig wiedervorgelegt. Visuelle Übersichten, sich automatisch aktualisierende Auswertungen und eine Vielzahl von Filtern erlauben es, vom übergeordneten Epic bis zur Einzelaufgabe schnell den aktuellen Status eines Objekts zu erfahren – und seien es abertausende von Tickets im System.

Diese Möglichkeiten eröffnen Blicke aus unterschiedlichen Perspektiven bis hoch zum Portfolio-Level und bieten schnelle Antworten auch auf ganz spezifische Fragen: Welche offenen Aufgaben sind mir zugewiesen? Für welche Vorgänge im Teamprojekt ist noch kein Bearbeiter festgelegt? Welche Tickets eines Projekts oder Sprints sind offen, in Arbeit oder abgeschlossen? Welche kalkulierten Zeiten sind verbraucht? Und so weiter und so fort. Mit mächtigen Erweiterungen wie Arsenale Dataplane potenzieren sich die Auswertungsoptionen noch einmal.

Jira Software Reports

Integration in Confluence

Wenn im Unternehmen mit Jira gearbeitet wird, ist das Ticketsystem kein isoliertes Silo. Atlassian kümmert sich intensiv um die Verzahnung seiner Lösungen. Die eine Seite dieser Integration – das Zusammenspiel mit Atlassians Entwicklerwerkzeugen wie Bamboo und Bitbucket – adressiert natürlich die technischen Teams. Die andere Seite ist wiederum für alle Nutzer in der Organisation wertvoll, nämlich die Integration mit Confluence.

Im Gegensatz zu Jira, das oft im Entwicklungs- und IT-Bereich "feststeckt", wird Confluence häufig im gesamten Unternehmen intensiv genutzt. Die technische Komplexität ist geringer und die teamübergreifenden praktischen Anwendungsfälle liegen sofort auf der Hand – während man im Zusammenhang mit Jira eben manchmal die Notwendigkeit sieht, Artikel wie diesen zu schreiben. 😉

Die Confluence-Jira-Integration ist umfangreich und tief. Jira-Objekte von einfachen Aufgabenlisten bis hin zu dynamischen Ad-hoc-Berichten lassen sich in wenigen Schritten in Confluence-Seiten einbinden. Diese Integration bedeutet einerseits weniger Kontextwechsel für Mitarbeiter, die in Confluence arbeiten: Sie haben mehr Transparenz zu relevanten Vorgängen und Projekten, ohne das Jira-System aufrufen zu müssen und sich dort durch ein Jira-Projekt oder -Board zu klicken.

Eine systematische Fokussierung auf die Integration von Jira-Inhalten in Confluence kann die übergreifende Adaption von Jira durchaus unterstützen: Wenn an zentralen, wichtigen Stellen des Wikis passende, aktuelle Jira-Daten leben, trägt das zu einer Habitualisierung zumindest der passiven Nutzung bei und führt zu Aufmerksamkeits- und Gewöhnungseffekten. Andererseits können Mitarbeiter aus Confluence heraus ganz einfach Jira-Vorgänge erstellen; sie müssen ihre aktuelle Arbeitsumgebung dafür nicht verlassen. Die Hemmschwelle, Jira nicht nur passiv, sondern auch aktiv zu nutzen, wird durch die Integration herabgesetzt.

Der zweite Teil des Artikels knüpft hier nahtlos an und widmet sich konkreten Funktionen wie Workflows, Kommentaren, Mentions und Notifications ein.

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Weiterführende Infos

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Stolperfallen bei der Jira-Einführung (Teil 1)
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