Meetings als letzte Option: Asynchrone Kommunikation mit Atlassian Confluence and Jira

"Lass uns das in einem Meeting besprechen!"

Es ist eine Plage. Wann immer wir es mit etwas Komplexem zu tun haben, hören wir den Ruf nach Meetings. Im Grunde stimmt es ja auch: Wenn wir Themen live und persönlich diskutieren, finden wir oft neue Ideen und alternative Optionen. Theoretisch sind Meetings ein hilfreiches Werkzeug, auch weil sie von den Teilnehmern viel Präsenz und Aufmerksamkeit fordern.

In der Praxis sieht das allerdings häufig anders aus. Wir ertappen uns dabei, wie wir andauernd auf unser Smartphone gucken. In langen und langweiligen Meetings packen Leute sogar ihre Notebooks auf den Tisch und arbeiten währenddessen ganz offen an E-Mails oder anderen Aufgaben. Alle müssen dabei sein, aber nicht alle interessieren sich für die Themen des Meetings.

Und deshalb ist es nicht ungerechtfertigt, wenn wir feststellen:

Meetings gehören zu den größten Effektivitätskillern am Arbeitsplatz.

Ich plädiere dafür, diese kollaborative Dysfunktion zu bekämpfen. Unternehmen müssen stärker auf asynchrone Kommunikation setzen. Es gibt längst Technologien, die das unterstützen. Es ist möglich. Es muss nicht sein, dass wir die Hälfte des Arbeitstags in Meetings verbringen (und die andere Hälfte dann mit E-Mails). Die Mitarbeiter müssen ihr Pensum innerhalb der normalen Arbeitszeit bewältigen können, statt es auf Abende und Wochenenden zu verlagern.

   
Können meinetwegen gerne öfter ungenutzt bleiben: Meeting-Räume in einem unserer Büros

Ich will an dieser Stelle nicht ins Detail gehen, wie Confluence im Wissensmanagement, Linchpin als Unternehmens-Intranet und Jira im Aufgabenmanagement dabei helfen. Doch diese drei Pfeiler unterstützen Organisationen dabei, eine Zusammenarbeitskultur zu adaptieren, die nicht auf Meetings und E-Mails fußt.

Bleiben wir beim Thema Meetings.

Meetings sollten die letzte Option sein, nicht der Standard

In ihrem Buch "It does not have to be crazy at work" treten die Autoren Jason Fried und David Heinemeier Hansson dafür ein, dass Unternehmen erheblich sorgfältiger mit der Zeit ihrer Mitarbeiter umgehen. Ein einziges 60-Minuten-Meeting mit acht Leuten frisst acht Arbeitsstunden. Heute ist es viel zu einfach, Meetings zu planen: Geteilte Kalender erlauben es, schnell und automatisiert Zeitfenster zu finden und Einladungen rauszuschicken. Das bedeutet, dass jeder Mitarbeiter ganz einfach die Zeit seiner Kollegen verschwenden kann. Das muss aufhören.

Es muss in Ordnung sein, nicht in Meetings zu sein

Wir sollten unseren Mitarbeitern offen die Option einräumen, nicht teilzunehmen, ein Meeting zu verlassen, in dem sie nicht mehr unmittelbar gebraucht werden, oder die Teilnahme abzusagen, wenn es im Vorfeld keine Agenda in Confluence gibt, in der sie die konkreten Themen einsehen und einschätzen können, ob sie dazu etwas Sinnvolles beitragen können oder nicht.

Und das darf nicht als verfänglich gelten. Es sollte absolut okay sein, nicht in einem Meetings dabei zu sein. Auch sollten wir damit aufhören, an Meetings nur deshalb teilzunehmen, um unseren vermeintlichen Status im Unternehmen zu verbessern.

Meeting-Inhalte für alle vorbereiten und dokumentieren

Als Standard sollte gelten, dass für jedes Meeting eine Agenda und alle inhaltlichen Details in Confluence stehen. Dabei spielt es keine Rolle, ob ich digital bzw. remote oder persönlich teilnehmen soll. Wenn ich die genauen Themen nicht kenne, kann ich nicht einschätzen, ob ich gebraucht werde und ob ich überhaupt an der Teilnahme interessiert bin oder nicht.

Ein Kollege will ein Meeting haben? Dann soll er dafür arbeiten. Der Mitarbeiter zu ist "zu wichtig", um eine Meeting-Agenda vorzubereiten? Dann soll er seinen Assistenten bitten, es zu tun. Nur Transparenz macht das Potenzial deutlich.

Es braucht etwas Disziplin, diese Dokumentation nicht schleifen zu lassen. Aber das ist ein Bestandteil einer gesunden Zusammenarbeitskultur. Die Leute müssen aufschreiben und festhalten, was passiert ist, damit andere davon erfahren können.

Entscheidungs-Meetings abschaffen

"Ich gehe hin, weil ich die Anderen davon abhalten muss, Mist zu entscheiden!"

So etwas hören wir immer wieder, wenn auch meist etwas diplomatischer ausgedrückt. Es ist auf jeden Fall ein valider Punkt. Das beste Rezept ist in diesem Zusammenhang die DACI-Vorlage in Confluence. Teams können sie nutzen, um Entscheidungen detailliert zu beschreiben, bevor sie getroffen werden, um die Entscheidungsfindung zu dokumentieren und um die Entscheidung nachzubereiten. Alle können sehen, was im Unternehmen relevant ist.

Atlassian erklärt DACI in weniger als 20 Sekunden. Dabei gilt eine wunderbare Regel: "Wenn es nicht in unserem Intranet ist (bei ihnen heißt es Extranet), dann existiert es nicht." Gradlinig, einfach und effektiv. Könnte das nicht in allen Unternehmen funktionieren?

Schriftliche Statusinformationen statt stundenlanger Meetings

Wie wäre es, ein wöchentliches oder monatliches schriftliches Status-Update auszuprobieren, um die typischen Meeting-Inhalte geschickt im ganzen Unternehmen zu verbreiten? Mit Linchpin Enterprise News lässt sich das in Confluence einfach und hochwertig realisieren. Die Mitarbeiter können solche Inhalte sogar als Push-Nachrichten aufs Smartphone erhalten, wenn Linchpin Mobile ausgerollt ist. Es ist einfach, diese Form der Top-down-Kommunikation digital zu verwirklichen. Es gibt absolut keine Notwendigkeit, die Informationen in persönlichen Meetings an eine Handvoll Teilnehmer zu verfüttern. Alle können diese Informationen nutzen.

Die Entscheidung über die Reichweite dieser Updates liegt ganz beim Ersteller. Team-intern? Innerhalb einer Abteilung oder eines Themas? Nur für einen Standort? Global für die gesamte Organisation? Oder sogar als öffentliches Update, das an alle ausgeliefert wird? Falls dabei eine Institution wie die Unternehmenskommunikation eingebunden werden muss, lassen sich sogar spezielle Prozesse für Freigaben aufsetzen.

Meetings haben die Tendenz, die Work-Life-Balance zu beeinträchtigen

Die Arbeit muss sich nicht zwangsläufig auf das Privatleben der Mitarbeiter auswirken. Für manche ist die Teilnahme an späten Meetings Ausdruck eines guten Arbeitsethos. Für andere ist das Ansetzen diverser Meetings routinemäßig die erste Tat des Tages. Meetings werden aus so vielen falschen Gründen durchgeführt - und aus genauso vielen falschen Gründen nehmen Leute an Meetings teil. Wenn die Teilnahme an Meetings erwartet wird, macht sich das ziemlich schnell in Form sehr langer (und dabei wenig produktiver) Arbeitstage für die Mitarbeiter bemerkbar.

Auch deshalb lohnt sich asynchrone Kommunikation. Es gibt viel zu gewinnen, wenn wir im Unternehmen eine Kultur der besonnenen asynchronen Kommunikation fördern. Die nötigen Software-Tools und passende Konzepte stellen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Es ist einfacher, als Sie vielleicht denken. Melden Sie sich bei uns!

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