Linchpin News Digest – Intranet-News auch per E-Mail ausliefern

Die Social-Intranet-Suite Linchpin erweitert Confluence unter anderem um die Möglichkeit, den Nutzern personalisierte Unternehmens-News in einer hochwertigen visuellen Aufbereitung anzubieten - eine der wichtigsten Anforderungen, die Kunden an ein Intranet stellen.

Linchpin News Digest ist eine neue Erweiterung für Confluence und Linchpin, die unsere Entwicklungsteams gerade ausgeliefert haben. Die Lösung dient dazu, News nicht nur im Linchpin-Intranet auszustrahlen, sondern sie darüber hinaus auch regelmäßig in die E-Mail-Postfächer der User zu liefern.

News via E-Mail - eigentlich ein Anachronismus

Atlassian Confluence und die Linchpin-Intranet-Suite helfen Unternehmen dabei, sich für den Kampf gegen die interne E-Mail-Flut zu rüsten. Alle relevanten Informationen sind an einem "Ort der Wahrheit" zu finden. Inhalte sind zentralisiert und stets in der aktuellen Version im Intranet verfügbar. Die Mitarbeiter können Diskussionen nachvollziehbar und im Kontext direkt im Intranet führen.

Und auch News und Informationen der Unternehmenskommunikation werden an einer zentralen Stelle gepflegt und ausgeliefert, sodass anachronistische Medien wie interne E-Mail-Newsletter endgültig überflüssig werden. Hier sind wir beim "eigentlich" angelangt.

//SEIBERT/MEDIA liefert als Ergänzung zur Linchpin-Suite also ein Tool aus, um den Mitarbeitern News ins E-Mail-Postfach zu schicken? Läuft das nicht den Zielen eines modernen Intranets zuwider? Ist das nicht explizit eines dieser Kommunikationsszenarien, die Organisationen eigentlich überwinden wollen?

An dieser Stelle ist eine Differenzierung nötig. Linchpin News Digest ist natürlich nicht angetreten, um im Unternehmen interne E-Mail-Newsletter durch andere interne E-Mail-Newsletter "auszutauschen".

Auch interne "Newsletter" haben noch sinnvolle Anwendungsfälle

Als Software-Hersteller muss man sich auch der Unternehmensrealität stellen. Die gestaltet sich zumeist so, dass die interne E-Mail nicht von heute auf morgen abgeschafft wird. Und in diesem fließenden, manchmal langwierigen Prozess, in dem es oft auch diverse Hürden und Widerstände zu überwinden gibt, kann das gewohnte, etablierte Medium E-Mail sogar gezielt eingesetzt werden, um für neue, effizientere Kommunikationskanäle zu werben und sie bekannt zu machen.

Tatsächlich können Mails also einen strategischen Bestandteil einer Intranet-Einführung bilden, wenn man sie klug und bewusst einsetzt. Vor allem im Rahmen einer mehrgleisigen Einführungskampagne lassen sich bestimmte Formen der E-Mail gut nutzen, um Mitarbeiter zu aktivieren und in das neue Intranet zu locken, wo sie dann die vollständigen Inhalte lesen können. Das ist ein wertvoller Anwendungsfall für Linchpin News Digest.

Ein weiterer sinnvoller Use Case entsteht im weiteren Verlauf des Rollouts. Auch wenn das Unternehmen inzwischen ein gut angenommenes, etabliertes, wachsendes Intranet hat, so ist die direkte Nutzung oft auf den unmittelbaren Arbeitsplatz beschränkt. Von unterwegs, von zu Hause oder aus dem Urlaub ist der Zugang oft nicht möglich, weil sich das System hinter der Firewall befindet und eine Lösung wie Linchpin Mobile noch nicht implementiert ist, die den Zugriff auf das Behind-the-Firewall-System ohne VPN-Verbindung ermöglicht.

Auch diese Nutzer möchten und sollten darüber auf dem Laufenden bleiben, was im Unternehmen passiert und welche aktuellen Informationen es gibt. Das ist mit Linchpin News Digest auf sinnvolle und zielführende Weise möglich, denn auf ihre Mails haben die Mitarbeiter normalerweise stets Zugriff. Die Lösung erlaubt den personalisierbaren und zielgruppenspezifischen News-Versand, sodass beispielsweise die Kollegen im Außendienst eine News-Mail erhalten, alle anderen aber nicht.

Oder sollen bzw. müssen besonders wichtige News-Inhalte zusätzlich gestreut werden? Auch dafür kann sich das E-Mail-Format unterstützend anbieten. Beim näheren Hinsehen werden also mehrere Anwendungsfälle deutlich, die dem eigentlichen Kernanliegen nicht widersprechen.

Damit kommen wir zu den funktionellen Möglichkeiten, die Linchpin News Digest im initialen Release eröffnet.

Eine E-Mail mit zusammengefassten News-Meldungen aus dem Intranet

Betreff und Einleitung redaktionell bearbeiten

Info-Mails, die via Linchpin News Digest generiert und verschickt werden, bieten den zeitsparenden Vorteil, dass große Teile des Inhalts automatisch auf Basis bestehender Intranet-News generiert werden. Gleichzeitig erlauben sie redaktionelle Eingriffe. So kann das Redaktionsteam den Betreff manuell erstellen und einen einleitenden Text verfassen.

Personalisierung

Digests können ganz traditionell an alle Mitarbeiter im Unternehmen verschickt werden, also an sämtliche Intranet-Nutzer. Allerdings sind Mails "an alle" nur in wenigen Ausnahmefällen eine ratsame Alternative. Linchpin News Digest ermöglicht auch einen granularen, strukturierteren Ansatz: Das Intranet-Team kann bestimmte Nutzergruppen oder sogar individuelle User als Empfänger festlegen. Dann erhalten beispielsweise die Mitarbeiter im Außendienst eine E-Mail und alle anderen nicht. (Übrigens kann auch der Absender einer Digest-Mail frei aus den bestehenden Nutzern und Nutzergruppen im System gewählt werden.)

Frequenz und Zeitpunkt definieren

Sollen News-E-Mails vorübergehend (zum Beispiel als Teil der Rollout-Kampagne) oder sogar dauerhaft regelmäßig an die Empfänger rausgehen (etwa als turnusmäßige wöchentliche Zusammenfassung)? Das Redaktionsteam kann ganz einfach die Frequenz der periodischen Auslieferung und auch den konkreten nächsten Ausführungszeitpunkt festlegen.

Basiskonfiguration einer Digest-Mail: Empfänger und Absender definieren, Versandturnus festlegen, Betreff anpassen

Inhalte filtern

Das inhaltliche Pendant zur granularen Streuung ist die flexible Zusammenstellung des eigentlichen Mail-Contents. Hier haben Intranet-Teams die freie Wahl und können festlegen, welche Beiträge in den News-Digest gelangen, indem sie die Quellen bestimmen (Confluence-Bereiche des Intranets). In der regelmäßigen Zusammenfassung, die an Außerndienstler und Externe geht, brauchen nicht sämtliche Intranet-News aufgeführt zu werden, denn die Beiträge des IT-Bereichs und des internen Büroteams interessieren diese Zielgruppe eher weniger? Die Redaktion kann ganz genau definieren, aus welchen Quellen sich eine News-E-Mail speist.

Aus welchen Intranet-Bereichen sollen die Digest-News kommen? Das lässt sich präzise konfigurieren.

Visuelle Qualitätssicherung

Zwischen die Vorbereitung und den Versand hat Linchpin News Digest eine praktische Qualitätssicherungsstufe eingebaut. Redaktionsmitarbeiter haben jederzeit die Möglichkeit, eine Vorschauansicht aufzurufen, die zeigt, wie der Digest aussähe, würde er jetzt versandt.

Jederzeit verfügbare Vorschau der News-E-Mail

Möchten Sie mehr über Linchpin mit seinem flexiblen News-Konzept und dem ergänzenden Linchpin News Digest erfahren? Unsere öffentliche Linchpin-Demoinstanz ist auf dem aktuellen Stand und bietet alle beschriebenen Funktionen und Optimierungen. Und wenn Sie Linchpin mit allen Apps gerne einmal selbst auf Herz und Nieren testen möchten, können Sie sich ganz einfach und unverbindlich Ihre eigene Testinstanz anfordern und direkt loslegen!

Weiterführende Infos

Linchpin - Social Intranet mit Confluence
Linchpin Enterprise News: Unterstützung Ihrer individuellen News-Strategie im Intranet
Noch individueller Darstellung von Unternehmens-News im Confluence-Intranet


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