Der Macro Manager für Confluence: Individuelle Makros einfach deaktivieren

Makros in Confluence dienen dazu, im Editor erweiterte Funktionen einzubinden - von einfachen Dingen wie einer Inhaltsübersicht oder einer Bildergalerie bis zu Spezial-Features für eher seltene Anwendungsfälle.

Diese Makros sind nicht in die Standardwerkzeuge des Editors implementiert, sondern müssen separat über den sogenannten Makro-Browser gesucht und ausgewählt werden. Das ist auch absolut sinnvoll, denn es gibt so viele davon, dass der Editor durch dutzende Buttons und Tool-Leisten völlig überfrachtet würde. Aber es bringt auch Herausforderungen mit sich.

Der Makro-Browser ist schwer überschaubar

Eher früher als später landet jeder Confluence-Nutzer im Makro-Browser. Vor allem als unerfahrener Anwender wird man hier von der Vielzahl der Optionen fast erschlagen. Aber auch als kundiger User hat man oft seine liebe Not, die gewünschte Funktion schnell zu finden.

Ein Standard-Confluence bietet nativ bereits dutzende Makros. Es sind so viele, dass Atlassian eine Vorsortierung nach thematischen Clustern vorgenommen hat. Und in Systemen, in denen diverse Plugin-Apps installiert sind, wächst der Makro-Browser noch um etliche zusätzliche Elemente an. Dementsprechend kann das Nutzererlebnis des Makro-Browsers unübersichtlich, verwirrend und ineffizient sein, zumal die meisten der hier aufgeführten Funktionen nur für einen Bruchteil der Anwender relevant sind.

Am Makro-Browser führt kaum ein Weg vorbei

Wenn wir genau wissen, was wir wollen, bietet Confluence uns einen Weg, den Makro-Manager zu umschiffen: Das Tastenkürzel "{" öffnet einen Dialog mit Makrovorschlägen direkt im Editor, und wer die exakte Bezeichnung der Funktion im Kopf hat, kann das gewünschte Makro auf diese Weise finden und einbinden.

Doch wenn wir den genauen Namen des Makros nicht kennen und die ersten Buchstaben nicht korrekt eintippen, findet die Schnellsuche die gewünschte Funktion auch nicht und man landet doch wieder im Makro-Browser. Es führt also quasi kein Weg daran vorbei.

In Confluence stehen alle Makros dauerhaft zur Auswahl

Im Standard-Confluence muss man mit der unübersichtlichen, ineffizienten Erfahrung des Makro-Browsers leider leben, denn es gibt nativ keine Möglichkeit, bestimmte Makros zu deaktivieren und sie so aus dem Makro-Bowser zu entfernen.

Alle im System verfügbaren Makros stehen allen Nutzern zur Verfügung - auch solche, die über Plugin-Apps integriert werden. Sogar ein individuelles Nutzermakro, das jemand vor langer Zeit mal für ein ganz spezielles Nutzungsszenario selbst erstellt hat, ist hier dauerhaft für alle verfügbar.

Das ist nicht immer im Sinne der Organisation. Die Pareto-Regel ist ja allseits bekannt: Die meisten Spezialfunktionen sind für die meisten Leute nicht relevant, sie machen die Software nur komplizierter. Deshalb wünschen manche Unternehmen sich, dass das Confluence-System in funktioneller Hinsicht möglichst schlank ist.

Außerdem ist vermutlich nicht jedes Makro in jedem Nutzungsumfeld unproblematisch. Eine unbedachte Nutzung im falschen Kontext oder die Verwendung ohne die korrekten Parameter in der Makrokonfiguration könnte unerwünschte Folgen haben, von denen Darstellungsfehler noch die geringsten sind.

Lange Rede, kurzer Sinn: Es wäre in diversen Szenarien praktisch, wenn wir Makros manuell deaktivieren und aus der Übersicht entfernen könnten. Hier kommt der Macro Manager ins Spiel, eine neue App-Lösung, die genau das ermöglicht.

Der Macro Manager

Der Macro Manager für Confluence versetzt uns in die Lage, nicht benötigte Makros abzuschalten. Dafür fügt die App im Administrationsbereich von Confluence eine neue Sektion mit einem Auswahldialog hinzu. In einer Kachel- oder Listenansicht mit einer Filtermöglichkeit nach Makrotiteln können wir nicht benötigte Makros nun einzeln per Switch deaktivieren.

Ein auf diese Weise deaktiviertes Makro ist für Nutzer ohne Administratorenrechte fortan nicht mehr im Makro-Browser zu sehen und auch nicht mehr über das Tastenkürzel "{" verfügbar.

Es gibt sogar die Einstellung, dass die abgeschalteten Makros auch für Admins deaktiviert sind, sodass wirklich niemand im System sie noch via Makro-Browser oder Tastenkürzel verwenden kann. Die App-Administration bietet Site-Admins eine entsprechende Zusatzoption:

Jedoch entfernt der Macro Manager für Confluence die betreffenden Funktionen nicht aus dem System: Die Funktionalität an sich bleibt zu jedem Zeitpunkt unangetastet und bei Bedarf kann jedes Makro per Klick wieder allgemein verfügbar gemacht werden. Das bedeutet auch, dass bereits eingebundene Makros weiterhin ganz normal funktionieren. Es ist also nicht zu befürchten, dass es plötzlich zerschossene Seiten oder ähnliche Unannehmlichkeiten geben wird.

Zwei wichtige Vorteile

Der neue Macro Manager für Confluence ist in zwei Szenarien ein praktischer Helfer. Unternehmen haben die Möglichkeit, ihren Nutzern durch die funktionelle Verschlankung des Systems den Einstieg in die erweiterten Funktionalitäten zu erleichtern. Das ist gerade in Organisationen hilfreich, die ein Confluence-System bzw. ein Confluence-basiertes Intranet neu einführen oder in denen es eine stark wachsende Nutzerbasis gibt.

Die Optionen des Macro Managers kommen auch dann gelegen, wenn der Wunsch besteht, nicht mehr gebrauchte oder auch potenziell kritische Funktionen (beispielsweise in Form von benutzerdefinierten Makros) abzuschalten und für die Zukunft zu deaktivieren. Diejenigen Seiten, in denen die betreffenden Makros bereits eingebunden sind, bleiben davon unberührt und intakt.

Übrigens hat unser Entwicklungsteam für die künftige Weiterentwicklung der App bereits die Option angedacht, eine Verfügbarkeit von Makros granular mit Benutzerrechten zu verknüpfen, sodass sich Makros nur für bestimmte User oder Nutzergruppen deaktivieren lassen, während andere sie verwenden können.

Der Macro Manager für Confluence ist jetzt auf dem Atlassian Marketplace erhältlich. Sie können die App ab sofort kostenfrei herunterladen und unverbindlich auf Herz und Nieren testen. Haben Sie Fragen? Dann melden Sie sich bei uns: Unser Entwicklungsteam kommt gerne mit Ihnen ins Gespräch und diskutiert mit Ihnen Anforderungen, Wünsche und Verbesserungsvorschläge.

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