Google G Suite für eine noch bessere Planung und Durchführung von Meetings

Meetings - ob in persönlicher Runde oder in verteilten Szenarien - gehören in Unternehmen nach wie vor zum Standardrepertoire der Arbeitsmethoden. Die Business-Software, die die Teams nutzen, sollte die Organisation dieser Termine natürlich so effektiv und effizient wie möglich unterstützen. Die Google G Suite bietet in diesem Zusammenhang ausgereifte Kalenderfunktionen und Tools für hochwertige Video-Besprechungen. Zuletzt haben die Entwicklungsteams der G Suite einige neue Funktionen und Möglichkeiten ausgeliefert, die die Planung und Durchführung von Meetings noch einmal vereinfachen.

Zeitersparnis durch die Planungs-Features in Kalendern

Anwender, die via Google-Kalender ein Meeting aufsetzen wollen, werden eine Veränderung und Vereinfachung des Prozesses feststellen.

Wenn der User in die Suchbox "Personen suchen" einen Kalender hinzufügt, erhält er einen temporären Lesezugriff auf die Kalender seiner Kollegen. Bei der Erstellung eines neuen Termins werden diese Leute automatisch als Gäste hinzugefügt.

Die Felder für Gäste, für Räume, Ort oder Konferenz und für Beschreibung sind mit der neuen Iteration direkt im Popup-Dialog editierbar. Der Klick in einen Extradialog ist nicht mehr nötig. Wenn der Nutzer Kalender seiner Kollegen hinzugefügt hat, laden diese im Hintergrund und vereinfachen das Finden einer verfügbaren Zeit, die allen gut passt.

Diese Meeting-Planung nach dem Prinzip "People first" macht es einfacher, schneller die richtige Zeit für einen Termin zu finden. Außerdem sparen User Klicks, da sie alle erforderlichen Details hinzufügen können, ohne dafür die weiteren Optionen aufrufen zu müssen. Cool!

Vermeidung doppelt gebuchter Räume

Wohl in jedem Unternehmen gibt es ab und zu die Situation, dass zwei Teams vor einem Meetingraum stehen und darüber diskutieren, wer den ordentlich gebuchten Ort jetzt nutzen kann. Die Folge sind Konflikte und die hektische Suche nach alternativen Ressourcen für das Meeting. Solchen Problemen beugen die Kalender der G Suite nun vor: Räume akzeptieren keine zwei sich überschneidenden Kalendertermine mehr.

Wenn eine Person mit den entsprechenden Berechtigungen für die Ressource einen Termin direkt im Kalender eines Raums erstellt hat, wurde diese Buchung bisher auch dann akzeptiert, wenn für diesen Zeitraum oder einen Teil dieses Zeitfensters bereits eine andere Reservierung vorhanden war.

Jetzt wird der betreffende Raum abgelehnt, wenn im Raumkalender ein neuer Termin auf dieselbe Zeit fällt wie eine bestehende Reservierung, und es herrscht Klarheit für alle Beteiligten: Eine Raumbuchung ist eine Raumbuchung.

Adaptive Layouts für bessere Remote-Meetings mit Hangouts Meet

Hangouts Meet ist das G-Suite-Tool für Video-Calls und digitale Face-to-Face-Kommunikation in Unternehmen und über sie hinaus. Nun bringt Meet neue adaptive Layouts mit, die sich automatisch anpassen, um allen Nutzern eine möglichst optimale Sicht auf die anderen Teilnehmer und auf die geteilten Inhalte zu geben.

Das Spotlight-Layout richtet den Fokus auf einen einzelnen Remote-Teilnehmer. Diese Aufteilung kommt in Calls mit nur zwei Endgeräten oder während einer Präsentation ohne aktive Sprecher mit aktiviertem Video zum Einsatz. Alternativ lässt sich ein aktueller Teilnehmer aktiv pinnen, sodass er auf diese Weise in den visuellen Mittelpunkt rückt.

Die Kachelanordnung wird bei bis zu vier Teilnehmern eingestellt, um die Inklusivität während des Meetings zu fördern. Dies ist die Standardeinstellung bei kleineren Calls ohne Präsentation.

Die seitliche Anordnung der Teilnehmer auf mittelgroßen Kacheln wird aktiviert, wenn bis zu drei Teilnehmer beteiligt sind und eine Präsentation stattfindet. So sind sowohl die Inhalte als auch der Sprecher gut zu sehen.

Die Seitenleiste mit kleinen Kacheln ist eine Optimierung des bisherigen Meet-Layouts. Hier werden die anderen Teilnehmer in einer vertikalen Ansicht dargestellt. Das ist die Voreinstellung für größere Meetings ohne Präsentation.

Hangouts Meet passt das Layout automatisch an die Voraussetzungen eines individuellen Video-Calls an. Nutzer haben aber auch jederzeit die Option, die Aufteilung über den Layout-Dialog manuell zu ändern.

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