Schnelle Kommunikation in Agenturen: Chat- und Meetinglösungen mit der Google G Suite

In Agenturen fällt ein hoher Abstimmungsaufwand an. Intern wie auch extern mit Kunden ist eine schnelle Möglichkeit für den Austausch essenziell. Telefonate sind nicht immer möglich und Telefonkonferenzen recht aufwändig durchzuführen. Prototypen und Grafiken lassen sich zwar auch per Mail oder auf anderem Wege teilen, aber diese Art der Kommunikation ist sehr langsam. Eine Kombination aus beiden Optionen kann wiederum verwirrend sein, wenn der Kunde beispielsweise während einer Präsentation auf ganz anderen Folien unterwegs ist als auf denen, über die Sie gerade am Telefon sprechen. Wie die Google G Suite all diese Aspekte vereint und die Kommunikation in Agenturen beschleunigt, erfahren Sie in diesem Artikel.

Virtuelle Meetings in Agenturen mit Hangouts Meet

Meetings sind ein häufiges, aber oft notwendiges Übel in Unternehmen und vor allem in Agenturen. Eine enge Zusammenarbeit untereinander und mit dem Kunden ist wichtig und lässt sich ohne kleine und größere direkte Absprachen nicht realisieren. In der Praxis ist das allerdings mit reichlich Aufwand verbunden.

Zuerst müssen Sie sich durch alle Kalender der Teilnehmer oder sogar durch Mail-Abstimmungen kämpfen, bis Sie einen passenden Termin gefunden haben. Anschließend müssen Sie noch einen freien Raum finden und natürlich das Meeting möglichst produktiv gestalten. Je nachdem, ob der Termin bei Ihnen oder beim Kunden stattfindet, ist noch eine Anfahrt fällig, die zusätzlich Zeit kostet.

Moderne Videomeetings haben zumindest Letzteres überflüssig gemacht und bieten neben der Zeitersparnis mehr Flexibilität. Viele Agenturen nutzen dafür jedoch Stand-alone-Lösungen, die entweder an Meetingräume gebunden sind oder für die die Mitarbeiter erst eine Software oder mindestens eine Browser-Erweiterung installieren müssen. Das schränkt die Zeitersparnis und die Flexibilität der Kommunikation in den Agenturen wiederum ein.

Google bietet mit Hangouts Meet eine intuitive Videomeeting-Lösung für Agenturen, die als Bestandteil der G Suite voll in Gmail und Kalender integriert ist. In einer Kalendereinladung wird automatisch auch ein Hangouts-Meet-Link eingebunden, über den alle Teilnehmer dem Videomeeting per Klick beitreten können.

Die Leute benötigen dabei keinerlei Zusatzsoftware oder Browser-Erweiterungen. Egal ob per Desktop-PC, Notebook, Tablet, Android-Smartphone oder iPhone – die Teilnahme ist ohne komplizierte Einrichtung direkt möglich. (Für Teilnehmer ohne Internetverbindung gibt es die Option, mit ihrem Telefon per Einwahlnummer beizutreten.) Ein integrierter Chat bietet einen zusätzlichen Kommunikationskanal, über den sich während des Meetings zum Beispiel schnell Links mit den Anderen teilen lassen. Um komplexe Inhalte zu erklären und Kontext herzustellen, haben Sie jederzeit die Möglichkeit, Ihren Bildschirm in Echtzeit teilen.

So können Sie Videomeetings unkompliziert von überall abhalten. Der Business-Tarif der G Suite erlaubt Meetings, Webinare und Präsentation mit bis zu 25 Teilnehmern gleichzeitig.

Google Hangouts Meet für Agenturen

Schnelle Kommunikation in Agenturen mit Hangouts Chat

Im privaten Umfeld haben wir seit der SMS und spätestens seit den Messaging-Apps wie Whatsapp die Vorteile schneller Textchats kennen und lieben gelernt. Chats sind weniger aufdringlich und aufwändig als Telefonate, aber direkter als E-Mails, die viele Leute nur ein- oder zweimal am Tag checken.

Hinzu kommt, dass man speziell als Mitarbeiter in Agenturen häufig unterwegs ist. Egal ob aus der Bahn, beim Kunden, in einem Meeting oder in der Mittagspause – Chatnachrichten sind schnell verfasst und schon kurze Infos können Kollegen helfen, an Themen weiterzuarbeiten.

Allerdings geht mit der Etablierung von Chats in Teams und Unternehmen häufig die Entstehung einer ungewollten "Schatten-IT" einher: Ihre Mitarbeiter kennen die Vorteile von Chats aus dem privaten Umfeld und wollen diesen Kommunikationskanal auch geschäftlich nutzen. Wenn das Unternehmen den Mitarbeitern keine gute und passende Lösung anbietet, nutzen sie auch für den beruflichen Austausch eben diejenigen Endnutzer-Tools, die sie auch privat verwenden.

Die Probleme dabei liegen auf der Hand: Die Daten und Anwendungen befinden sich außerhalb Ihrer Kontrolle. In Zeiten der DSGVO ist dies höchst problematisch und kann im Zweifel ernsthafte rechtliche Probleme nach sich ziehen. Deshalb ist ein Unternehmen gut beraten, den Teams eine offizielle, sinnvolle und sichere Chatlösung zur Verfügung zu stellen.

Google Hangouts Chat als Bestandteil des Office-Pakets G Suite ist eine solche Lösung. Sie bietet alle grundlegenden Funktionen, die Sie von einer modernen Chatsoftware erwarten, und ist zudem in andere Tools der G Suite integriert. So können Sie Eins-zu-eins-Chats führen, Gruppennachrichten verschicken und Chaträume erstellen. Sie haben die Möglichkeit, Chatbots einzubinden und auf diese Weise bestimmte Aufgaben zu automatisieren und zusätzlichen Kontext herzustellen, in dem Bots beispielsweise für Sie Termine organisieren oder hilfreiche Informationen aus anderen Systemen wie der CRM-Software anzeigen.

Sie können bequem Dateien über Hangouts Chat austauschen und per Reactions mit einem Klick ganz schnell Feedback zu einem bestimmten Thema signalisieren. Mit @-Erwähnungen gehen Sie in Chaträumen sicher, dass die relevanten Personen tatsächlich auf Ihre Nachricht aufmerksam werden. Und wenn Sie mal nicht gestört werden wollen, können Sie Benachrichtigungen einfach deaktivieren. Hangouts Chat läuft im Browser, als Desktop-Client oder per App für Android und iOS.

Google Hangouts Chat für Agenturen

All-in-one-Meeting-Lösung mit Software und Hardware

Für Eins-zu-eins-Meetings ist es ziemlich praktisch, sich standortunabhängig und schnell per Videochat über das Notebook oder das Smartphone abstimmen zu können. Bei größeren Meetings mit bis zu 25 Personen wird es allerdings zunehmend wichtiger, für eine möglichst hohe Qualität des Videomeetings zu sorgen, um Fokus und Effizienz zu gewährleisten.

Wenn mehrere Personen in einem Meetingraum zusammenkommen, um sich mit Kunden oder Kollegen an einem anderen Standort auszutauschen, reichen die Webcam und das Mikrofon eines Notebook nicht mehr aus, damit alle Personen gut zu sehen und zu verstehen sind.

Google bietet in Zusammenarbeit mit renommierten Herstellern eine optimierte Meeting-Hardware, die reibungslose Videotermine in höchster Qualität ermöglicht. Das Google Hangouts Meet Hardware Kit besteht aus einem Touchscreen, einer Chromebox, einem Mikrofonwürfel und einer HD-Kamera.

Auch hier profitieren Sie wieder von der Einfachheit und der Integration in die Google G Suite. Per Google Kalender können Sie Termine anlegen und Meetingräume buchen. In Ihrem reservierten Meetingraum erscheint nun automatisch auf dem Touchscreen des Hardware Kits Ihr angelegter Termin. Mit einem Fingertipp starten Sie dann die Videoübertragung. Natürlich können Sie neue Videomeetings auch ohne Kalendereintrag direkt per Touchscreen initiieren und beispielsweise neue Teilnehmer einladen.

Arbeiten Sie regelmäßig mit Teams von anderen Standorten zusammen und Ihre Videomeetings gehen über reine Abstimmungen und Präsentationen hinaus? Eine Retrospektive, ein Brainstorming oder das gemeinsame Scribbeln von Entwürfen digital abzubilden, ohne das Meeting auszubremsen, stellt Sie dabei sicherlich vor einige Herausforderungen. Für solche Meetingtypen bildet das Google Jamboard eine coole Ergänzung Ihres Meetingraums.

Das Jamboard besteht aus einem 55 Zoll großen 4K-Touchdisplay mit integrierten Mikrofonen und Kamera. Das Board können Sie entweder aufhängen oder flexibel mit einem Standfuß auf Rollen nutzen. Das Jamboard ermöglicht es Ihnen beispielsweise, in Echtzeit mit Ihren Kollegen an Entwürfen zu basteln, Post-its zu erstellen und Ideen zu visualisieren. Ihre Kollegen können dabei direkt am Jamboard mitmachen oder sich per Tablet oder Smartphone auf das digitale Whiteboard zuschalten. Die intuitive Bedienung und intelligente Funktionen wie das Umwandeln von Handschrift in Druckschrift vereinfachen und beschleunigen Ihre digitalen Meetings.

Im Anschluss können Sie Ihre Jam-Session einfach mit anderen Mitarbeitern oder mit Kunden teilen. Die Ausstattung der Meetingräume mit Hangouts Meet Hardware Kits und Jamboards unterstützt vor allem eine reibungslose Kommunikation in Agenturen mit mehreren Standorten.

Hangouts Meet Hardware Kit und Jamboard

Fazit

Die Zeiten, in denen alle Mitarbeiter an einem zentralen Firmensitz zusammengearbeitet und sich für Meetings gemeinsam in einen Raum zurückgezogen haben, sind in vielen Unternehmen und Agenturen vorbei. Die Globalisierung mit verteilten Standorten in der ganzen Welt und der intensive Kundenkontakt im Bereich der Agenturen verlangen andere, modernere Wege der Kommunikation. Dabei spielen Flexibilität und Effizienz sowie (zumindest gegenüber Kunden) auch Qualität wichtige Rollen.

Bieten Sie Ihren Mitarbeitern keine passenden Lösungen an, müssen Sie eine unproduktive, ineffiziente Kommunikation in Kauf nehmen oder riskieren den Aufbau einer Schatten-IT.

Stand-alone-Lösungen bilden jedoch meistens jeweils nur einen Teil der Kommunikation ab, beispielsweise E-Mails, Terminplanung, Videochat oder Messenger. Die fehlende Integration geht dann zu Lasten der Intuitivität und der Effizienz. Google stellt innerhalb der G Suite ein Set an voll integrierten Kommunikationstools für alle Anwendungsgebiete zur Verfügung. Mithilfe von Werkzeugen wie Hangouts Meet und Chat können Ihre Mitarbeiter schnell und unkompliziert untereinander und mit Externen kommunizieren.

Weitere Argumente für die G Suite als Lösung für Agenturen finden Sie auf unserer Übersichtsseite: Warum die Google G Suite die perfekte Agentur-Software ist.

Ihr Partner für die Google G Suite

Interessieren Sie sich für moderne Zusammenarbeit in Unternehmen mit Google-Software? Melden Sie sich bei uns, wenn Sie Fragen haben oder mehr wissen möchten: Wir sind offizieller Google Cloud Partner und beraten Sie gerne unverbindlich zur Einführung, Lizenzierung und produktiven Nutzung der Google G Suite!

Weiterführende Infos

Wie die Google G Suite eine schnelle Zusammenarbeit in Agenturen ermöglicht
Einfaches Dokumentenmanagement für Agenturen mit der Google G Suite
Customer Story VorSicht – Dokumente sicher und einfach teilen mit der G Suite
Google G Suite: Revisionssichere und DSGVO-kompatible Mail-Archivierung im Google Vault


Mehr über die Creative-Commons-Lizenz erfahren