Onboarding in Confluence mit Vorlagen

Confluence eignet sich perfekt für die Aufgabenbereiche Wissensmanagement und Dokumentation. Das sind in den meisten Teams und Unternehmen auch die Hauptanwendungsfälle für Atlassians Kollaborations- und Wiki-Plattform. Darüber hinaus gibt es jedoch noch zahlreiche weitere interessante Szenarien, in denen Confluence sinnvoll und gewinnbringend eingesetzt werden kann. Dazu gehören auch Personalprozesse wie das Onboarding und die Einarbeitung neuer Mitarbeiter.

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen einen Onboarding-Bereich in Confluence für neue Mitarbeiter einrichten möchten, wäre es sinnvoll, diesen Bereich nachhaltig und skalierbar aufzubauen, damit Sie die vorgesehenen Prozesse auch bei steigender Mitarbeiterzahl einheitlich gestalten können.

Dafür bieten sich unter anderem Vorlagen an. Und wenn Sie solche Vorlagen und Übersichtsseiten vereinheitlichen sowie automatisieren können, haben Sie die Möglichkeit, Ihre Onboarding-Prozesse zu verbessern und effizienter zu machen. Hier sind ein paar Ideen und Tipps dazu.

Checklisten für neue Mitarbeiter

Heißen Sie Ihre neuen Mitarbeiter mit einer gut durchdachten Onboarding-Checkliste willkommen. Dafür können Sie mithilfe des Blueprint Creators für Confluence Vorlagen erstellen, die Sie mit geeigneten Platzhaltern füllen. Bei der Erstellung einer neuen Seite auf Basis der Vorlage werden aus den Platzhaltern Formularfelder generiert und in die Seite integriert, die in einem Eingabedialog anschließend die benötigten Informationen vom Nutzer abfragen.

Wenn Sie auf diese Weise vorgehen, können Sie Blueprint-Vorlagen zum Beispiel nutzen, um Onboarding-Checklisten zu erstellen, die die Personalabteilung dann für einen neuen Mitarbeiter ausfüllt, der diese Seite wiederum einsehen und für seine Einarbeitung nutzen kann.

Damit diese Vorlagen relevante Informationen für die neuen Mitarbeiter enthalten, weisen Sie durch Platzhalter beispielsweise die Position, das Team oder den Standort des Kollegen zu (siehe die Tabelle im Screenshot).

Dies sind einige beispielhafte Platzhalter, die Sie in diesem Onboarding-Blueprint verwenden können:

Name (text + set as page titel)
Startdatum (date)
Position (select)
Team (select)
Vorgesetzter (user mention)
Standort (select)

Automatische Übersichtsseiten

Damit Onboarding-Inhalte an einer zentralen Stelle jederzeit wiederzufinden sind, bietet sich eine entsprechende Übersichtsseite an, die sich automatisch aktualisiert, sobald ein neues Onboarding-Dokument erstellt wird. Hierfür eignet sich das Confluence-Makro Page Properties. Wie das genau funktioniert, erfahren Sie hier.

Um nun eine Übersicht zu erstellen, können Sie die Seiten mit dem Makro Page Properties Report nach Labels filtern, die Sie Ihren Vorlagen zugewiesen haben. Das können zum Beispiel die Position und/oder der Standort des neuen Mitarbeiters sein.

Sobald eine neue Seite mithilfe des entsprechenden Blueprints angelegt wurde, aktualisiert sich das Übersichtsdokument automatisch. Auf diese Weise entsteht eine dynamische Gesamtansicht, die Sie für unterschiedliche interne Zielgruppen gestalten und anpassen können. So können Sie beispielsweise Übersichtsseiten zu allen neuen Mitarbeitern oder auch eine Sammlung der Onboarding-Checklisten vorhalten.

Noch ein Tipp: Integrieren Sie mithilfe des Buttons Create from Template einen Absprungpunkt, um eine neue Checkliste direkt von der Übersichtsseite aus zu erstellen.

Vorlagen mit dem Blueprint Creator

Mit dem Blueprint Creator erstellen Sie benutzerdefinierte Vorlagen für Seiten, Blog-Posts oder ganze Bereiche in Confluence. Damit umgehen Sie zeitaufwändige Workarounds wie das Kopieren und anschließende manuelle Bearbeiten von Inhalten. Versehen Sie Vorlagen mit mehreren spezifischen Platzhaltern unterschiedlichen Typs (zum Beispiel Auswahl-, Benutzer-, Datumsfelder), die in einem benutzerdefinierten Eingabeformular übersichtlich angezeigt werden, und verwenden Sie Formulare, die vom Anwender in einem nahtlos integrierten Eingabedialog ausgefüllt werden und alle erforderlichen Informationen direkt auf der Seite erfassen.

Jetzt informieren und testen

Möchten Sie mehr über den Blueprint Creator für Confluence wissen? Interessieren Sie sich für einen unverbindlichen Test der App? Der Blueprint Creator steht auf dem Atlassian Marketplace bereit. Und falls Sie weiterführende Fragen haben, kommt unser Entwicklungsteam gerne mit Ihnen ins Gespräch. Melden Sie sich einfach bei uns!