PI-Planning in Zeiten des Coronavirus

Ja, die Notwendigkeit ist so besorgniserregend wie offensichtlich: Der neuartige Coronavirus zwingt die agilen Gemeinschaften dazu, etwas zu erwägen – oder sogar auszuführen –, was wir normalerweise ablehnen würden: sich wenn möglich nicht persönlich zu treffen. Zumindest nicht in großen Menschenmengen.

Besonders das PI-Planning, das wichtigste Ereignis in SAFe, ist gefährdet, da diese Notwendigkeit die gesamte Idee der menschenzentrierten Ausrichtung von Strategie und Ausführung beeinträchtigt, als "Team of Teams" zusammenzuarbeiten und dadurch die Idee von "Agile" im "Scaled Agile Framework" mit Leben zu füllen.

Wir sind überzeugt, dass der Blick in die Augen der Anderen und die Abstimmung im persönlichen Kontakt die beste Art der Zusammenarbeit überhaupt ist. Oder wie eines der Prinzipien hinter dem Agilen Manifest besagt:

"Die effizienteste und effektivste Methode, Informationen an und innerhalb eines Entwicklungsteams zu übermitteln, ist im Gespräch von Angesicht zu Angesicht."

Die Hürden vor physischen Zusammenkünften

Natürlich haben wir auch von unseren Kunden gelernt, dass es immer praktische Hürden bei der Verwirklichung dieses Ideals gibt. Häufig ist die Entfernung zwischen den Teams eines Agile Release Trains eine große Herausforderung, und es sind Zeit, Aufwand und Kosten damit verbunden, alle regelmäßig in einem physischen Raum zusammenzubringen.

Aus methodischer Sicht könnte die Antwort darauf lauten: "Sparen Sie an anderer Stelle Geld und investieren Sie es in die Zusammenlegung von Teams und die Realisierung eines gemeinsamen PI-Plannings, da dies für eine skalierte agile Produktentwicklung entscheidend ist." Obwohl wir wissen, dass das viel einfacher klingt als es ist, würden wir dem zumindest im Allgemeinen zustimmen.

Aber die neue Situation lässt alle finanziellen und methodischen Aspekte in den Hintergrund treten. Plötzlich geht es um das blanke Wohl der Menschen und um die Einhaltung von Vorgaben übergeordneter Stellen, die von Zusammenkünften und Reisen abraten oder diese sogar verbieten.

Scaled Agile braucht digitale Unterstützung

Wenn es um die Skalierung von Agile geht, ist das richtige Tool immer ein Thema: Um hunderten oder gar tausenden von Menschen die Zusammenarbeit zu ermöglichen, um eine agile Denkweise zu fördern und um die Anwendung agiler Methoden zu ermöglichen, brauchen wir eine starke digitale Unterstützung. Wenn Sie mit SAFe arbeiten und Jira als Prozessmanagement-Tool verwenden (oder dessen Einsatz in Betracht ziehen), lohnt sich ein Blick auf Agile Hive: Wir entwickeln diese Lösung, um Ihr Unternehmen und Ihre Teams dabei zu unterstützen, das Beste aus den Atlassian-Tools herauszuholen und SAFe so einfach und effizient wie möglich umzusetzen.

Lassen Sie uns mal über ein PI-Planning trotz Covid-19 sprechen (oder trotz anderer Hürden, die Sie daran hindern, sich persönlich zu treffen): verteilt auf mehrere Standorte oder sogar remote für alle Beteiligten.

Eines vorab: Agile Hive (allein) ist (noch) nicht für eine live PI-Planung in Echtzeit optimiert. So müssen beispielsweise Browserseiten gelegentlich neu geladen werden. Vorerst konzentriert sich die Lösung auf die übergreifende Unterstützung von SAFe mit Atlassian-Tools in allen Aspekten. Aber da Kollaboration ein Teil der DNA von Jira und Confluence ist und wir auf Ihre anderen wertvollen Tools vertrauen, kann Agile Hive eine ganze Menge dazu beitragen, dass sich die Fern-PI-Planung lohnt.

Mögliche Bestandteile für die Remote-PI-Planung mit Agile Hive

  • Jira Software und Confluence für alle Mitglieder und (aktiven) Beteiligten des Agile Release Trains
  • Agile Hive (AH; Jira-App und Confluence-Inhalt, ordnungsgemäß implementiert)
  • Video- und/oder Audio-Konferenz-Tool und Hardware-Setup Ihrer Wahl (Video empfohlen, damit wir uns wenigstens sehen können)
  • Chat, Messaging, Microblogging oder ähnliche Tools für die schnelle schriftliche Kommunikation
  • Kommunikationskonzept für alle zutreffenden Anwendungsfälle wie beispielsweise
    • den gesamten ART (Plenum-Vorträge/Diskussionen)
    • die Teams (wenn sie nicht physisch zusammensitzen; für Breakout-Sessions)
    • die Zusammenarbeit zwischen den Teams (zum Beispiel zur Klärung von Abhängigkeiten)
    • die Zusammenarbeit von Stakeholdern und anderen Rollen mit den Teams (zum Beispiel Business Owner, RTE, Scrum Master, ...)
  • Tool-Tipps: Einige weitere Confluence-Tools könnten sich als nützlich erweisen – etwa Microblogging für kanalbasierte schriftliche Diskussionen, Eventmanagement, Umfragen zur Confidence Vote oder sogar das Social Intranet Linchpin zur Förderung der Zusammenarbeit und Kommunikation auf Unternehmensebene.

Empfehlung für die Ausführung (Vorbereitung durch RTE/Veranstaltungskomitee)

Verwenden Sie die PI-Planungs-Checkliste in Agile Hive, um die Veranstaltung Schritt für Schritt zu planen. Dabei wird die Vorbereitung des Veranstaltungsortes durch die Planung des technischen Aufbaus ersetzt. Dazu gehört zum Beispiel,

  • alle über die neue Situation zu informieren (und schon vorher: "alle" zu definieren) und frühzeitig Ideen und Bedenken zu sammeln, um ein effizientes Treffen mit positiven und geduldigen Teilnehmern zu gewährleisten.
  • die Kommunikationsmittel für die großen Tage gründlich und rechtzeitig zu testen, die Internet-Konnektivität zu gewährleisten, Fallbacks zu planen (beispielsweise Mobile Hotspots), eine hohe Verfügbarkeit und Leistung der Systeme sicherzustellen (wir arbeiten an der Data-Center-Zulassung für Agile Hive), mögliche neue Arbeitssituationen einzelner (wie etwa Homeoffice) und ihre Anforderungen wie VPN-Verbindungen zu berücksichtigen.

Außerdem müssen Sie Einladungen mit allen Informationen über die neue Situation verschicken. Hier bietet es sich an, Linchpin Events zu verwenden, um das Veranstaltungsmanagement direkt aus Confluence heraus zu organisieren, während Sie alle notwendigen Informationen zentral auf einer Confluence-Seite dokumentieren. So können Sie alle Teilnehmer einsehen und mögliche Bedenken, die als Kommentare oder im Microblog gesammelt werden, nachvollziehen und adressieren.

Nachfolgend möchten wir einige Ideen am Beispiel der Agenda von Tag eins erläutern (da Tag zwei den gleichen Kommunikationsmustern in den gleichen Gruppen folgt).

Tag eins – Agenda

Business context, Product/solution vision, Architecture vision and development practices, and Planning context: Die entsprechenden Personen können alle Inhalte, Konzepte und Ideen in dem dafür vorgesehenen PI-Confluence-Bereich von Agile Hive gemeinsam vorbereiten. Nach der Präsentation per Videokonferenz im Plenum können die ART-Beteiligten sie während der gesamten Planung und sogar während des bevorstehenden PI überprüfen und kommentieren.

Mittagessen: Hmm, hier kann Agile Hive wenig beitragen –aber vielleicht tauschen Sie ja Empfehlungen für Pizzaservices aus?

Team breakouts #1: Die Teammitglieder (per Videokonferenz, falls sie verteilt sind) planen ihre Kapazitäten für die kommenden Iterationen, teilen die Features in beschätzte Stories auf und erstellen ihre Draft Plans. Das alles erfolgt interaktiv an einem digitalen Ort – der Agile-Hive-PI-Roadmap bzw. dem Team-Planungs-Board. Teams können Abhängigkeiten zwischen den Teams identifizieren und per Drag & Drop visualisieren, dokumentiert als Jira-Links. Identifizierte Risiken lassen sich als eigene zu behandelnde Vorgangstypen dokumentieren, die in den leicht lesbaren Team-Reports immer sichtbar sind. Das gilt auch für die PI-Objectives der Teams, die ebenfalls eigene Vorgangstypen bilden und mit den entsprechenden Stories verknüpft sind.

Draft plan review: Das (digitale) Ergebnis der ersten Team-Breakouts ist eine Art angereichertes Program-Board, das aggregierte Daten zu Kapazität und Auslastung sowie jede identifizierte Abhängigkeit zeigt. Zusammen mit den Agile-Hive-Reports mit Risiken und PI-Objectives ist dies die perfekte Visualisierung für eine gemeinsame Überprüfung und Input-Session.

Management review and problem-solving: Da alle bisherigen Arbeiten – etwas Disziplin vorausgesetzt – in Agile Hive dokumentiert und sichtbar gemacht wurden, kann das Management Risiken und Herausforderungen leicht identifizieren, Probleme verhandeln und lösen sowie die erforderlichen Planungsanpassungen vornehmen.

Viel Erfolg für Ihre PI-Plannings, ob remote oder im persönlichen Kontakt! Wenn Sie Fragen, Anregungen oder weitere Ideen haben oder wenn Sie Ihre eigenen Erfahrungen mit der Situation teilen möchten, hinterlassen Sie gerne einen Kommentar oder melden Sie sich direkt bei uns!

Weiterführende Informationen

Die Website zu Agile Hive
Verteiltes PI-Planning im Scaled Agile Framework
Linchpin – Social Intranet mit Confluence


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