Der Einstieg in die Google G Suite

Google ist den meisten Menschen vor allem als Suchmaschine bestens bekannt. Andere nutzen schon länger Gmail für ihre E-Mails und natürlich YouTube, um Online-Videos zu schauen. Weniger bekannt ist, dass Google sich in den letzten Jahren als tragfähige Office-Lösung für alle Anwendungen im Businessbereich einen Namen gemacht hat. Inzwischen entscheiden sich viele große Organisationen dazu, die Google G Suite als Alternative zu Microsoft Office 365 einzuführen. Was hat es damit auf sich? Wir geben Ihnen einen Einstieg in die G Suite, damit Sie sich einen ersten Überblick verschaffen können.

Was ist eigentlich die Google G Suite?

Die G Suite von Google ist ein Cloud-basiertes Office-Paket mit allen Anwendungen, die notwendig für das Erstellen und gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten, für die Projektarbeit und für die Kommunikation im Unternehmen sind.

Für jedes wichtige Programm von MS Office hat die G Suite die passende Entsprechung: von Google Tabellen für Excel über Google Docs für MS Word bis hin zu Google Präsentationen als Powerpoint-Alternative. Hinzu kommen weitere ausgereifte Anwendungen wie die Chat- und Videokonferenzlösung Google Hangouts oder die E-Mail-App Gmail.

Microsoft Office ist historisch darauf ausgelegt, lokal installiert zu werden. Erst vor einigen Jahren kam mit Office 365 eine Online-Version auf den Markt. Die Office-Apps von Google sind dagegen von Anfang an für die Cloud entwickelt worden. Das hat für Teams und Unternehmen den Vorteil, dass die Anwendungen und die in ihnen gespeicherten Inhalte von überall leicht erreichbar sind, während zugleich die Datensicherheit erhöht und der IT-Administrationsaufwand minimiert werden.

Darüber hinaus bietet die G Suite eine nahtlose Integration der Apps untereinander: Über eine Seitenleiste, die in allen Tools verfügbar ist, sind die Spezialanwendungen jederzeit verfügbar. Zusätzliche Erweiterungen aus dem G Suite Marketplace erlauben es, auch Drittsysteme wie SAP oder Salesforce in die G-Suite-Tools direkt einzubinden.

Die folgende Abbildung zeigt alle nativen Applikationen der G Suite im Überblick:

Und noch etwas: Niemand muss sich stundenlang durch How-to-Manuals oder Erklärvideos klicken, um sein erstes Dokument zu bearbeiten oder die erste Videokonferenz anzusetzen. Wer mit gängigen Office-Anwendungen vertraut ist, wird sich sehr schnell zurechtfinden.

Welche Vorteile bietet G Suite gegenüber anderen Office-Lösungen?

Zu den wichtigsten Vorteilen, die Ihnen übrigens auch den Einstieg leichter machen werden, gehören die folgenden vier Punkte:

Kollaboratives Arbeiten ist mit diesem System sofort möglich. Dokumente können geteilt und von mehreren Anwendern gleichzeitig gelesen, bearbeitet oder kommentiert werden. Jede Änderung an Dokumenten ist nachvollziehbar und lässt sich bei Bedarf wieder rückgängig machen. Natürlich lassen sich auch Zugriffsrechte individuell einstellen.
Die G Suite bindet vorhandene Softwaresysteme und Datenbanken wie SAP, Salesforce oder MS Office nahtlos ein. Der G Suite Marketplace hält darüber hinaus viele Plugins bereit, mit denen Sie den Funktionsumfang erweitern und zusätzliche Drittsysteme integrieren können. So lässt sich die G Suite einfach und reibungsarm in Ihre gewohnte Unternehmensumgebung implementieren.
Alle Apps und die dazugehörigen Dokumente und Daten sind jederzeit gut gesichert auf dem Cloud-Server Google Drive. Speichern vergessen und PC abgestürzt? Solche Datenverluste gibt es bei der G Suite nicht, da sie Cloud-basiert betrieben wird. Die Datensicherheit entspricht aktuellen Standards und wird kontinuierlich angepasst. Hier haben wir Ihnen dargelegt, warum die Google-Cloud und die G Suite sicherer sind als Ihre On-Premise-Infrastruktur.
Einen Vorteil, den Sie spätestens dann schätzen werden, wenn Sie dringend bestimmte Informationen, E-Mails oder Dokumente brauchen, ist die mächtige Suchfunktion der G Suite: Die Algorithmen der Google-Suche basieren auf künstlicher Intelligenz – und das seit den Anfängen der Suchmaschine, die wir alle schon lange kennen.

Einstieg in die Google G Suite – wir sind Ihr Partner

Gerne unterstützen wir Sie bei der Evaluation der Google G Suite. Sie haben sich bereits entschieden und möchten demnächst auf die Google G Suite umsteigen? Melden Sie sich bei uns, wir helfen Ihnen gerne dabei! Hier erfahren Sie, wie wir Sie durch Workshops und Trainings sowie Datenmigrationen beim Einstieg unterstützen können. Wenn Sie direkt loslegen möchten, können Sie hier eine kostenfreie 30-tägige Testphase der Google G Suite starten.