Drei Tipps zum Aufbau eines Weiterbildungsportals mit Confluence und dem Blueprint Creator

Ein praktisches, übersichtliches Wissensportal für Schulungen, Workshops oder Trainings aufzubauen, ist für viele Personalteams oder Agile Coaches eine Herausforderung. Wenn Sie Ihren Mitarbeitern einen Mehrwert bieten möchten, lohnt es sich auf jeden Fall, etwas Zeit in die Konzeption zu investieren.

Um einen Bereich für Ihre Schulungen und Workshops zu schaffen, auf den Ihre Mitarbeiter jederzeit Zugriff haben, in dem Sie kollaboratives Feedback sammeln können und der einen lebendigen Austausch fördert, ist Confluence von Atlassian eine sehr gute Option. Hier sind drei Tipps, die Ihnen dabei helfen können, dieses Vorhaben schnell und effektiv umzusetzen.

1. Einen Confluence-Bereich für Schulungen und Workshops aufbauen

Wenn Sie Confluence im Wissensmanagement, für die Dokumentation oder auch als Intranet-Lösung nutzen, sind Sie gewiss bereits mit den Eigenschaften von Inhaltsbereichen vertraut. In einem solchen Bereich können Sie Ihre unterschiedlichen Seiten anlegen und und ihn weiter in diverse Themen aufteilen: Es kann zum Beispiel sinnvoll sein, ihn sowohl nach Weiterbildungskategorien wie Schulungen oder Events als auch nach Rollen bzw. Job-Kategorien zu gliedern.

Außerdem sollten Sie möglichst eine ansprechende Bereichsstartseite gestalten, auf der sich Ihre Kollegen schnell orientieren können und die den Leuten auch die Möglichkeit bietet, mit Filtern die auf sie zugeschnittenen Inhalte zu finden.

Blueprint Creator - ein Wissensportal aufbauen

Beispielhafte Bereichsstartseite für ein Weiterbildungsportal in Confluence

2. Blaupausen für Ihre Seiten verwenden

Für Ihre unterschiedlichen Anwendungsfälle – seien es Schulungen, Workshops, Events oder Fachbuch-Empfehlungen – können Sie nun einzelne Seiten anlegen, auf denen Sie die entsprechenden Informationen festhalten. Doch vor allem in größeren Unternehmen entstehen hier schnell unzählige Seiten für viele verschiedene Use-Cases. Damit geht auch immer die Gefahr einher, dass Chaos entsteht und Ihre Mitarbeiter den Überblick verlieren, wenn sie nach Schulungen und Workshops suchen.

Ein Weg, Ihre Seiten zu strukturieren und zu vereinheitlichen, ist der Einsatz von Blueprints in Confluence. Mit solchen Blaupausen können Sie die Operationalisierung und Aufbereitung von Seiten einfach vordefinieren, sodass Sie stets für eine einheitliche Seitenstruktur sorgen und die Nutzer beim Erstellen keine relevanten Informationen vergessen: Wenn ein Anwender eine neue Confluence-Seite anlegen möchte, kann er einfach auf eine Vorlage zurückgreifen, die auf den jeweiligen Anwendungsfall zugeschnitten ist.

Mit der Confluence-App Blueprint Creator können Sie außerdem Platzhalter auf Ihrer Blaupause setzen, die der User bei der Erstellung einer neuen Seite, die auf dieser Blaupause basiert, in einem Eingabedialog ausfüllen muss. So gewährleisten Sie, dass Anwender mithilfe von Mulitselect- oder Textfeldern oder auch @-Erwähnungen die relevanten Informationen festhalten. Diese Platzhalter dienen später außerdem als Label für die Seite, die mit diesem Blueprint erstellt wurde.

Beispielhafte Blaupause für eine Buchempfehlung

3. Ein Weiterbildungsportal mit Übersichtsseiten und Filtern erstellen

Im nächsten Schritt zu einem effektiven und effizienten Weiterbildungsportal geht es darum, eine übersichtliche Struktur für den Bereich zu schaffen. Hier erweist es sich als nützlich, Übersichtsseiten mithilfe des Makros für Seiteneigenschaften zu erstellen.

Dafür müssen Sie dieses Makro in Ihren Entwurf integrieren. Damit Sie sichergehen können, dass alle Informationen, die die Nutzer anhand Ihrer Blaupause eingeben, auf einer einzelnen Seite landen, müssen Sie außerdem das Berichtsmakro für die Seiteneigenschaften zu Ihrer Übersichtsseite hinzufügen.

Nun können Sie Ihr Weiterbildungsportal mithilfe von Portalseiten und Filtern organisieren. Dann haben User zum Beispiel die Möglichkeit, Ihre Schulungen und Trainings nach Rollen bzw. Job-Kategorien zu durchsuchen. Dafür erstellen Sie beispielsweise einfach eine Übersichtsseite, die relevant für Ihre Designer ist: Hier zeigen Sie alle Seiten an, die bei der Erstellung mit dem Label "Designer" versehen wurden. Sie können ihr Weiterbildungsportal aber auch nach Kategorien wie Events, Schulungen oder ähnlichen Attributen durchsuchbar bzw. filterbar machen.

Übrigens: Das Makro "Aus Vorlage erstellen" eröffnet Ihnen die Option, neue Seiten direkt aus Ihrer Übersichtsseite heraus anzulegen.

Beispielhafte Übersichtsseite für Designer, die nach Schulungsinhalten sortiert ist

Schauen Sie sich bei Interesse doch mal das vorgefertigte Schulungsportal in unserer Demoinstanz zum Blueprint Creator an!

Blaupausen in Confluence mit dem Blueprint Creator

Mit dem Blueprint Creator für Confluence erstellen Sie einfach benutzerdefinierte Blaupausen für Seiten und Blog-Einträge oder auch für ganze Bereiche. So umgehen Sie zeitaufwändige Workarounds wie das Kopieren und anschließende manuelle Bearbeiten von Inhalten, um neue Inhalte aufzusetzen und zu strukturieren.

Stattdessen leiten Sie Ihre Benutzer über ein nahtlos integriertes Formular, das alle erforderlichen Informationen schon bei der Erstellung erfasst. Sie können mehrere individuelle Felder unterschiedlichen Typs bereitstellen (zum Beispiel Auswahlfelder, @-Mentions, Datumsfelder), die übersichtlich in einem benutzerdefinierten Eingabeformular angezeigt werden.

Möchten Sie mehr über den Blueprint Creator für Confluence wissen? Interessieren Sie sich für einen unverbindlichen Test der App? Der Blueprint Creator steht auf dem Atlassian Marketplace bereit. Und falls Sie weiterführende Fragen haben oder gerne einen Demotermin vereinbaren würden, kommt unser Entwicklungsteam gerne mit Ihnen ins Gespräch. Melden Sie sich einfach bei uns!