Newsletter aus dem Social Intranet - das Linchpin News Digest

Interne E-Mails regieren die Unternehmenskommunikation

Die E-Mail ist in zahllosen Unternehmen landauf, landab immer noch das wichtigste digitale Kommunikationsmedium. Interne Mails, auch breit gestreute interne Newsletter (teils aus zig unterschiedlichen Unternehmensbereichen und Abteilungen) sind oft die Regel. Daran ändern weder Gruppenchats und Videomeetings noch Wiki-Systeme und Social Intranets über Nacht etwas.

Aber nein, ich will nicht schon wieder zu einem großen Sermon wider die E-Mail ansetzen. Das habe ich hier im Blog schon mehrfach getan, und auch in meinem neuen Intranet-Buch drehen sich mehrere Kapitel um dieses Thema.

Und Fakt ist nun mal auch: Die interne E-Mail ist nicht im Hauruckverfahren abzuschaffen, sondern es ist oft ein langwieriger Prozess und Kampf, dieses tradierte Kommunikationsverhalten aus den Köpfen der Leute zu bekommen.

Es gibt auch "gute" interne E-Mails

Ich verdamme die E-Mail auch gar nicht grundsätzlich – das habe ich an dieser Stelle ebenfalls schon einmal ausgeführt. Nein, auch ich finde, dass Mails in Unternehmen ihre Daseinsberechtigung haben und dass es in der Tat sinnvolle, effiziente Anwendungsfälle gibt.

Sinnvoll und effizient sind E-Mails immer dann, wenn sie der reinen Information dienen, wenn sie mit der Kenntnisnahme "abgeschlossen" sind, wenn sie keine weiterführende Aktion von mir als Empfänger erfordern. Dann sind E-Mails schnell und nützlich.

Confluence und Linchpin versenden viele "gute" Nachrichten

Atlassian nutzt solche Informations-Mails bekanntlich stark. Und da Linchpin auf Atlassian Confluence aufsetzt, erhalten Mitarbeiter auch aus einem neuen Linchpin-Intranet reichlich automatisierte Mail-Nachrichten – unter anderem zu neuen Änderungen an zuletzt bearbeiteten Seiten oder zu persönlichen Erwähnungen.

Und Linchpin selbst fügt dem noch die eine oder andere Mail-Benachrichtigung hinzu. Eine davon ist das Linchpin News Digest, und das ist eine Mail, die ich immer wieder als wertvoll empfinde.

Sie bringt den Empfängern die News, die unsere Teams im Intranet veröffentlichen, in geballter Form ins Postfach. Bei uns ist das eine Nachrichten-Übersicht mit den News-Meldungen der vergangenen vier Wochen. (Die Frequenz ist im News-Modul von Linchpin frei konfigurierbar.)

Und so sieht eine solche Mail aus:

Nur ein weiterer Newsletter?

Nun stellen Sie sich vielleicht gerade die berechtigte Frage: Was ist daran anders als an den vielen internen Newslettern, die im Unternehmen kursieren? Sollen die zentralen Intranet-News diesem Wildwuchs nicht den Garaus machen?

Nun, ein bisschen Differenzierung ist hier doch nötig. Das Linchpin News Digest erfüllt mehrere sinnvolle Funktionen, die vielleicht nicht sofort offensichtlich sind, und diese (bei uns wie gesagt vierwöchentliche) Zusammenfassung hat mehrere Vorteile.

Kein Reaktionszwang

Zunächst mal ist das Digest eine reine Informations-Mail. Ich erfahre auf automatisiertem Wege etwas, aber für mich als Leser ergibt sich daraus kein Handlungs- oder Interaktionszwang. Ich muss nicht antworten. Mit dem Lesen hat sich die Mail für mich erledigt. Und ich kann sie auch ignorieren, ohne dass daraus im Zweifel unschöne Konsequenzen entstehen. Insofern ist es eine gute Mail.

Unterstützung der Nutzeraktivierung

Die News-Übersicht per Mail hilft, Menschen ins Intranet zu integrieren, die das System bisher kaum oder gar nicht nutzen. Die Teaser mit den Zusammenfassungen können eine aktivierende Wirkung entfalten, Leute per Klick ins System "locken" und vielleicht zur weiteren, dauerhaften Nutzung anregen. Klar, das ist nur ein Beitrag von vielen, um die Nutzeraktivierung für Intranet und Wiki zu fördern. Aber steter Tropfen höhlt den Stein.

Bessere Integration unregelmäßiger Nutzer

Die Mail ist eine sinnvolle Ergänzung für Leute, die nicht regelmäßig aufs Intranet zugreifen (können). Mitarbeiter, die zum Beispiel viel unterwegs oder gerade im Urlaub sind, bekommen oft nicht jede News-Meldung mit und verpassen vielleicht immer wieder wichtige Informationen. Andere haben aufgrund ihrer individuellen Prioritäten einfach nicht die Zeit, jeden Tag ins System zu schauen. Die Zusammenfassung versorgt auch diese unregelmäßigen Nutzer automatisch mit allen Neuigkeiten.

Geballte Information

Selbst einem regelmäßigen Intranet-User wie mir führt diese Zusammenfassung noch einmal gebündelt vor Augen, was zuletzt passiert ist und welche Themen gerade wichtig sind. Und vielleicht habe ich trotz meiner häufigen Nutzung ja eine Meldung übersehen? In der Mail-Zusammenfassung wird sie mir nachgereicht.

Gezielte medienübergreifende Kommunikation

Auch für das Redaktionsteam des Intranets erwachsen aus dieser Funktionalität ein paar coole Möglichkeiten, seine Inhalte an Zielgruppen zu kommunizieren.

Soll es zu bestimmten und besonders wichtigen News-Meldungen vielleicht gezielte Kampagnen geben, die besonders breit gestreut werden sollen, um möglichst viele Mitarbeiter zu erreichen? Oder könnte das Intranet-Team solche Mails vielleicht als Bestandteil seiner Rollout-Strategie nutzen, um über Mails die Aufmerksamkeit auf das neue System zu lenken?

Das Feature erlaubt einen personalisierten Versand, sodass auch eine präzise, zielgruppenspezifische Steuerung möglich ist, die auf Empfängerseite für persönliche Relevanz sorgt. Die Zeitpunkte und gegebenenfalls Intervalle des Versands kann das Intranet-Team frei definieren.

Eine sinnvolle Ergänzung

Sie sehen: Beim genaueren Hinschauen offenbaren sich ein paar signifikante Unterschiede und eine ganz andere Intention im Vergleich zu einem klassischen internen Newsletter. Und bei alldem gilt: Die eigentlichen Inhalte liegen und leben im Intranet; wer weiterlesen und mit ihnen interagieren will, muss sich dorthin klicken. Wenn mir aber im Moment eine kurze Information und ein kompakter Überblick ausreichen, ist das Linchpin News Digest eine praktische und schnelle Angelegenheit und eine sinnvolle Ergänzung zu den Kernfunktionalitäten von Linchpin.

Linchpin: Social Intranet mit Confluence

Möchten Sie mehr über Linchpin mit seinem flexiblen News-Konzept und den vielen anderen Features erfahren? Gerne sprechen wir mit Ihnen über Ihre Anforderungen sowie Ihre gewünschten Anwendungsfälle und laden Sie zu einem Demo-Termin ein. Ausführliche Infos zu Funktionen, Vorteilen und Preisen finden Sie auf unserer Website zur Intranet-Suite. Oder schauen Sie sich die Möglichkeiten doch mal in einem Testsystem an: Unsere öffentliche Demo-Instanz ist jederzeit verfügbar und prima geeignet, um sich einen ersten Eindruck zu verschaffen.