Wie die Google G Suite erfolgreich die Arbeit bei DINA Elektronik umkrempelt

Im laufenden Betrieb stellt sich inkompatible Software als ernst zu nehmendes Hindernis heraus. Werden zunächst Workarounds benötigt, damit man die gewünschten Daten weiterhin nutzen kann, kostet dies wertvolle Arbeitszeit.

Häufig genug ist Software auch an einen Standort oder sogar an einen bestimmten Arbeitsplatz gebunden. Kollaborativ oder unterwegs zu arbeiten, trifft so auf erschwerte Bedingungen.

Auf diese und andere Herausforderungen stieß auch Stefan Najib, Geschäftsführer von DINA Elektronik. Wenn er für das schwäbische Familienunternehmen Geschäftsreisen unternahm, erforderte das remote Arbeiten Vorbereitung und Planung. Auch im Marketing-Team traten technische Schwierigkeiten bei der Integration des CRM-Systems HubSpot in Outlook auf.

Aus diesen Gründen informierte sich DINA Elektronik über alternative Software-Lösungen. Ein wichtiger Faktor war natürlich, dass der Zugriff von außerhalb des Firmennetzwerkes möglich ist und sich verschiedene Plattformen integrieren lassen. Dabei sollte sich diese neue Software mit nur minimalem Schulungsaufwand im Unternehmen etablieren lassen.

Bühne frei für die G Suite

Als mögliche Lösung für die Anforderungen von DINA Elektronik stellte sich eine cloudbasierte Enterprise-Lösung wie die G Suite dar. Marcel Graewer, Leadlink IT, informierte sich daher über Anbieter der G Suite in Deutschland, die mit ihrer Expertise die Migration unterstützen könnten.

Seibert Media war bereits aus einem früheren IT-Projekt rund um Atlassian Jira positiv bekannt und verkörperte für DINA als deutscher Google-Cloud-Partner den Google-Spirit am besten.

Als Geschäftsführer bin ich häufig unterwegs. Dass ich dabei nicht auf alle wichtigen Informationen zugreifen konnte, hat mich geärgert. Über einen Bekannten bin ich auf die Google G Suite aufmerksam geworden. Die einfache Organisation im Browser hat mich überzeugt. Auch Videokonferenzen mit anderen Unternehmen funktionieren jetzt schnell und stabil, auch aus dem Homeoffice. Stefan Najib (CEO)

Migration in die G Suite? Nichts leichter als das

Jetzt galt es also, die Office-Produkte sowie Maildienste von Microsoft durch das Angebot der G Suite zu ersetzen. Diese Aufgabe fiel in das Aufgabengebiet des Leadlinks IT, der bei der Einführung der G Suite von Seibert Media unterstützt wurde. Fabian Schmitt, G Suite Consultant bei Seibert Media, stand ihm dabei als direkter Ansprechpartner für alle Fragen und Anliegen zur Seite.

Im November 2019 begann somit das für DINA Elektronik bedeutsame Projekt und Marcel Graewer erarbeitete einen Plan für die Einführung.

Ein Einführungsprojekt kann, unabhängig von der Größe, an verschiedenen Stellen Probleme verursachen. Dabei hilft es, sich im Vorfeld gut vorzubereiten und die Migration detailliert zu planen. Um diese anschließend auch unkompliziert umsetzen zu können, stellt Google hilfreiche Tools zur Verfügung und bietet zur Orientierung mit der Customer Success Methodology ein erprobtes Vorgehen zur schnellen Einführung der G Suite an.

Die zentrale und intuitive Verwaltung der G Suite in der Adminkonsole spielt dabei eine entscheidende Rolle, da sie die volle Kontrolle über sämtliche Aspekte bietet, die mit der Migration zusammenhängen. Und auch später lässt sich der produktive Einsatz der G Suite umfangreich kontrollieren.

Positiv überrascht war Marcel Graewer vor allem davon, dass sich neue User viel schneller anlegen lassen und der allgemeine Verwaltungsaufwand deutlich geringer ist: “In der gleichen Zeit, die ich bei Microsoft benötige, um einen neuen User anzulegen, habe ich in der G Suite fünf neue User angelegt.”

Mit der G Suite ist bei vielen angebundenen Systemen der Login per Single Sign-On möglich. Das verringert nicht nur den Verwaltungsaufwand, sondern erfreut auch die User: Für sie vereinfacht sich das Passwortmanagement und gleichzeitig wird auch noch die Sicherheit erhöht.

Im Dezember 2019 war es dann soweit. Die unternehmensweite Migration kam zum Abschluss und es erfolgte ein harter Cut von den bisherigen Microsoft-Produkten.

Zu Beginn war ich gegenüber der Google G Suite eher skeptisch. Die vereinfachte Administration hat mich jedoch schon bei dem ersten “Look & Feel” mehr als überzeugt. Durch den Einsatz von Single Sign On (SSO) und die Nutzerfreundlichkeit der Tools konnten wir unsere Tickets im Bereich Collaboration um 35 Prozent reduzieren. Marcel Graewer (Leadlink IT)

Wie die G Suite ankommt

Auch bei der Belegschaft kam der Wechsel gut an. Durch alle Kreise hinweg wurde von Entwicklung, über Marketing, Sales bis hin zu weniger technikaffinen Mitarbeitern auf dem Shopfloor die G Suite genutzt. Fazit: Alle Teams können problemlos mit den neuen Tools umgehen und konnten ihre Produktivität steigern.

Die G Suite bietet Unternehmen zahlreiche Tools, die auf das spezifische Bedürfnis zugeschnitten sind, kollaborativ zu arbeiten. Welche davon finden nun auch Verwendung bei DINA Elektronik?

Die Kommunikation und das Terminmanagement laufen über Gmail und Kalender. Meetings können über Google Meet problemlos remote auch mit Externen stattfinden. An dieser Stelle kommt der Google-Vorteil zugute, dass alle Tools miteinander interagieren und so keine Informationen händisch übertragen werden müssen.

Dank der G Suite gut vorbereitet

Das Corona-Virus traf alle deutschen Unternehmen überraschend. Natürlich bedeutete der Lockdown aufgrund des Virus’ auch für die Belegschaft von DINA Elektronik eine große Veränderung. Dank der G Suite traf Corona DINA allerdings nicht so hart, wie viele andere Unternehmen.

Da die G Suite grundlegend darauf ausgelegt ist, Kollaboration unabhängig vom jeweiligen Ort zu gewährleisten, stellte das Homeoffice und der schnelle Ortswechsel kein großes Hindernis für DINA Elektronik dar.

Im Gegenteil, die Entscheidung für das Homeoffice fiel schnell und ließ sich noch schneller umsetzen. Am Freitag stand der Entschluss fest, schon am Montag arbeitete die Belegschaft soweit möglich von zuhause aus.

Bereits während des Roll-outs der G Suite im Unternehmen liefen nur wenige Supportanfragen im Helpdesk auf. Auch während der Homeoffice-Phase blieb die befürchtete Flut an Tickets aus.

Gemeinsame Schritte in die Zukunft

Kollaborativ in Google Docs zu arbeiten, wird bereits gut angenommen. Aktuell läuft noch die Umstellung des Dokumentenmanagements. Der Fileserver ist zu 35 % in die Google Cloud migriert, genauer gesagt in Drive. Der Rest folgt bald.

IT-Leadlink Marcel Graewer hat sich zwangsläufig für die Migration intensiv mit der G Suite auseinandersetzen müssen. Zunächst stand er dem Migrationsprojekt skeptisch gegenüber. Doch als er sich tiefer mit der Materie auseinandersetzte und die Migration schließlich mithilfe von Fabian Schmitt in Angriff nahm, war Marcel Graewer begeistert. Diese Begeisterung hält auch aktuell an: Während der Corona-Zeit ließ er sich als Associate Cloud Engineer bei Google zertifizieren. Die Zertifizierung zum Professional Collaboration Engineer ist bereits auch in Arbeit. Und er freut sich schon auf den nächsten Google Enterprise Day von Seibert Media, um sich mit anderen Unternehmen und Google-Begeisterten austauschen zu können.

Ein weiteres Angebot von Seibert Media ist ebenfalls für DINA Elektronik interessant. Das Unternehmensintranet ist mittlerweile in die Jahre gekommen und bietet den Mitarbeitern keine Interaktivität. Daher könnte Linchpin Cloud das nächste Projekt sein um die Mitarbeiter und Teams bei DINA noch näher zusammenzubringen. Auch technisch wird sich im Bereich Google Cloud sicher noch einiges bei DINA entwickeln.

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