Atlassian Cloud versus Hosting auf eigenen Servern: Die Frage nach den Kosten

Was ist nun teurer: das Hosting der internen Software-Tools in der eigenen Infrastruktur oder der Betrieb in der Cloud? Je nachdem, wen man fragt, wird die Antwort sehr unterschiedlich ausfallen. Das Thema ist auch nicht so simpel, wie es zunächst vielleicht den Anschein hat.

Wenn wir nur die reinen Kosten für die Software-Nutzung betrachten, also die Lizenzgebühr für ein Server-Produkt und die monatliche Subscription-Gebühren für die Cloud-Alternative, sieht die Cloud-Option kostspieliger aus. Doch wenn wir den langfristigen Mehrwert in Betracht ziehen, kann sich die On-Premise-Option schnell als die konservative Wahl entpuppen, die für einen kontinuierlichen Abfluss von Liquidität sorgt.

Warum? Wie bei einem Eisberg sind beim Eigen-Hosting die meisten Kosten nicht offensichtlich und außerdem höher, als man denken könnte. Ein unternehmensweiter Systemausfall kann innerhalb weniger Stunden eine größere Summe verschlingen als die Subscription-Gebühren eines Jahres.

Eine Migration in die Cloud hilft, die IT-Kosten signifikant zu senken. Und hier sind die operativen Ausgaben und die Kosten für die Überprovisionierung von Ressourcen noch gar nicht eingeflossen. Tatsächlich bringt eine Restrukturierung der IT-Landschaft durch einen Umstieg auf die Cloud im Schnitt eine jährliche Ersparnis von 30 Prozent ein, wie eine aktuelle Studie zeigt.

Atlassian Cloud versus On-Premise - offene und versteckte Kosten

Atlassian Cloud versus On-Premise - offene und versteckte Kosten

Die zielführende Frage ist also eigentlich gar nicht, was teurer und was günstiger ist, sondern ob wir eine kurz- oder eine langfristige Perspektive einnehmen. Vergleichen wir lediglich die sichtbaren Aufwände? Oder betrachten wir das große Ganze, die "Total cost of ownership"?

Wenn wir den Eisberg nämlich genauer untersuchen, sehen wir eine lange Liste mit Aspekten, bei denen die Cloud-Option zu Einsparungen führt.

Die Kosten von Systemvorfällen

Im Schnitt kostet eine Minute Downtime ein Unternehmen 5.600 Dollar pro Minute, wie eine Gartner-Untersuchung von 2014 ermittelt haben will. Jüngere Studien setzen den Wert sogar irgendwo um die 9.000 Dollar an. Das ist wie gesagt nur ein Durchschnittswert. Manche Unternehmen haben deutlich mehr zu verlieren als andere, und je nach Nutzungsintensität und Art der Zusammenarbeit fluktuieren diese Werte nach unten oder oben.

Doch wie auch immer: Wenn das Unternehmen seine Software-Werkzeuge selbst betreibt, lastet die gesamte Verantwortung für die Verfügbarkeit auf den Schultern der IT-Teams – mit dem dazugehörenden Kosten-Rattenschwanz aus interner Produktivität, SLA-Strafen, Überstunden oder Aufwänden für Bereitschaftsdienste und Notfalleinsätze.

Hier bietet die Cloud Potenziale für signifikante Einsparungen. Statt die Verfügbarkeit in die Hände der IT-Teams zu legen und zu hoffen, dass die Server und Systeme jedwede Vorfälle gut überstehen, werden diese Verantwortlichkeiten an den Cloud-Anbieter ausgelagert. Atlassian beispielsweise garantiert eine Verfügbarkeit von 99,95 Prozent, und falls eine Störung auftritt, stehen die Ressourcen bereit, um den Vorfall schnell und ohne zusätzliche Kosten für den Kunden zu beheben.

Entlastung der IT-Teams

Wenn wir eine Liste mit all den Dingen erstellen, die mit dem Management der internen Server zu tun haben, kommt eine lange Aufstellung zusammen: Performance-Upgrades, geplante Software-Aktualisierungen, VPN-Installationen für den Remote-Zugriff, Sicherheits-Patches, Beschaffung und Einrichtung von Ersatz-Hardware, Incident-Management, Change-Management, manuelle Integrationen und so weiter.

Bei einem Cloud-Umstieg liegen all diese Dinge in den Händen des Anbieters. Er ist verantwortlich für Sicherheits-Updates, die Wartung der Server, das Ersetzen alter Technologien durch neue und regelmäßige Aktualisierungen, um Feature-Anfragen zu erfüllen und Bugs auszumerzen.

Atlassian Cloud versus On-Premise - Total Cost of Ownership

Atlassian Cloud versus On-Premise - Total Cost of Ownership

Das entlastet die IT-Teams und setzt Ressourcen für kreative und/oder dringliche Aufgaben und Projekte frei – und dies ist ein Hauptgrund dafür, dass 74 Prozent der Organisationen, die von eigenen Servern in die Cloud gewechselt sind, angeben, dass dieser Umstieg ihren Teams Wettbewerbsvorteile verschaffe.

Senkung der operativen Ausgaben

Das Eigen-Hosting ist darüber hinaus mit etlichen versteckten operativen und physischen Ausgaben verbunden, die in der Cloud schlicht kein Thema sind:

  • Server: Mit einer Lebensspanne von drei bis fünf Jahren müssen Server-Systeme regelmäßig repariert und/oder ersetzt werden.
  • Server-Support: Load-Balancer, Klimatisierung, Server-Racks, Ersatzteile... Neben den Servern selbst gibt es zahlreiche weitere Infrastrukturbestandteile, die periodisch zu bestellen, zu warten und zu ersetzen sind.
  • Lizenzierung und Lizenzverlängerung von Software: Organisationen verbrennen durch die Überlizenzierung von Software offenbar erstaunlich viel Geld: Allein in den USA und Großbritannien sollen hier jährlich 34 Milliarden US-Dollar zusammenkommen. Um dieses Problem zu vermeiden, muss das Unternehmen entweder rigoros ermitteln und nachverfolgen, wer welche Software wirklich braucht, oder in die Cloud abwandern, wo die Anzahl der User oftmals automatisch getrackt, aktualisiert und eingesehen werden kann.
  • Stromrechnungen: Zu den Kosten für die Hardware müssen die Energiekosten addiert werden. Und diese sind in vielen Organisationen durch eine Überprovisionierung der Server-Landschaft sogar noch höher als notwendig.
  • Fläche und Platz: Physische Server brauchen Platz, um den viele andere Nutzungszwecke konkurrieren und der für Meeting-Räume, Rückzugsmöglichkeiten oder Coworking-Bereiche womöglich produktiver zu nutzen wäre.
  • Wartung: Die Server-Wartung erfordert häufig temporäre Kräfte oder Vertragspartner, die sich durch einen Wechsel in die Cloud einsparen lassen.
  • Asset-Management: Je mehr Objekte die IT-Teams zu verwalten haben, desto komplexer ist das Asset-Management, das oftmals wiederum kostspielige Software-Lösungen braucht und Zeit bzw. Ressourcen bindet.

Skalierung der Systeme

Die Überprovisionierung von On-Premise-Ressourcen bedeutet, dass Unternehmen für Rechenkraft bezahlen, die sie nicht brauchen. Andere Organisationen müssen wiederum viel Geld in die Hand nehmen, um das Wachstum ihrer Teams ressourcentechnisch zu unterstützen. In der Cloud skalieren die Ressourcen dagegen beliebig und je nach Bedarf automatisch nach oben oder unten. Hierdurch sparen Unternehmen jährlich rund 30 Prozent an Kosten.

Beim Eigen-Hosting liegt es bei den IT-Teams, zu beschätzen, wie viel Rechen-Power das Unternehmen braucht. Ist ihre Schätzung zu hoch, zahlt die Organisation für Ressourcen (Server, Load-Balancer, Strom etc.), die sie nicht benötigt.

Ist die Schätzung andererseits zu niedrig angesetzt, wartet in der Zukunft ein mühsamer, langer, kostspieliger manueller Skalierungsprozess, der Geld und Arbeitskraft bindet, während in der Zwischenzeit Wochen oder gar Monate vergehen, in denen sich die Nutzer mit langsamen oder instabilen Software-Systemen herumplagen müssen.

Hier besteht die Lösung in einem Cloud-Dienst mit automatischen Skalierungsoptionen: Wenn die Nutzung steigt, wächst die Rechenkraft mit dem Bedarf; nimmt sie ab, werden auch die Ressourcen zurückgefahren, um Kosten zu sparen.

Das individuelle Gesamtbild

Gewiss: Das alles ist diffizil und nicht einfach zu berechnen. Und auch die Durchschnittszahlen aus den angegebenen Quellen werden natürlich im spezifischen Fall ganz anders aussehen. Deshalb wollen wir unterkomplexe Beispielkalkulationen an dieser Stelle sein lassen.

Aber es lohnt sich auf jeden Fall, sich auch unter Kostenaspekten eingehender mit der Cloud-Option und Atlassian Cloud zu beschäftigen und das eingangs erwähnte individuelle Gesamtbild zusammenzusetzen, um den langfristigen Mehrwert eines möglichen Wechsels in die Betrachtung einzubeziehen. Dabei unterstützen wir Sie gerne!

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