Was IT-Admins tun können, damit die Zusammenarbeit im Home-Office reibungslos funktioniert

Während der Covid-19-Pandemie stehen zahlreiche Organisationen vor der Aufgabe, ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern  das Arbeiten im Home-Office zu ermöglichen. Und angesichts der aktuellen Entwicklung geht es in vielen Unternehmen gerade wieder von vorne los: Teams, die im Sommer nach und nach wieder in die Büros zurückgekommen sind, arbeiten jetzt doch lieber wieder remote.

Also alles wieder vorne: Die Leute nach Hause schicken, Zugriffsrechte geben, Kommunikationstools zur Verfügung stellen und los geht’s! Schön wär's. Obwohl die Situation nun nicht mehr unbekannt ist, geht es trotzdem oft nicht so einfach, wie die Unternehmen es sich wünschen.

Was können IT-Admins tun, um dazu beizutragen, dass ihre Kolleginnen und Kollegen auch remote wieder möglichst effektiv und effizient zusammenarbeiten? Wir stellen hier noch einmal einige Tipps von Google vor.

Gebt euren Kolleginnen und Kollegen Zugang zu den Tools, die sie für die Zusammenarbeit per Fernzugriff benötigen

Videokonferenzen, Chats, E-Mails und gemeinsam genutzte Dokumente sind wichtige Tools, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern an verteilten Standorten helfen, in Verbindung zu bleiben. Google Workspace (ehemals G Suite) bietet all diese Werkzeuge, die man sich von einer modernen Office-Lösung erhofft.

Damit das auch einwandfrei funktioniert, müsst ihr als IT-Admins sicherstellen, dass alle Nutzer die richtigen Berechtigungen für ihren Zugriff auf die benötigten Anwendungen haben. So gibt es weniger Ausfallzeiten. Überprüft dabei auch gleich, ob die von eurem Unternehmen ausgegebenen Geräte einen gesicherten Zugang und die richtigen Netzwerk-Zertifikate für Wi-Fi, Ethernet und VPN haben.

Bietet euren Kolleginnen und Kollegen die Unterstützung und Informationen an, die sie brauchen

Interne Websites können (sofern es im Unternehmen noch kein modernes Intranet wie Linchpin gibt) leistungsstarke Werkzeuge für das Teilen wichtiger Informationen innerhalb eurer Organisation sein. Wenn ihr beispielsweise alle Kolleginnen und Kollegen über neue Vorgaben für die Arbeit an externen Standorten informieren wollt, könnt ihr dafür eine interne Seite einrichten, auf der ihr häufig gestellte Fragen beantwortet. Die folgenden beispielhaften Punkte könnten auf dieser Seite zum Thema gemacht werden:

  • Schulungen
  • Allgemeine Informationen für die Arbeit im Home-Office
  • Tipps zur Verwendung gemeinsam genutzter Laufwerke
  • Hinweise zur Zusammenarbeit an Dokumenten in Echtzeit
  • Anleitungen für die Performance-Optimierung von Video-Meetings

Hilfreich ist es auch, in diese interne Seite gleich einen Support-Chatroom einzubinden. Vergesst dabei nicht, die Zeitfenster anzugeben, in denen eure IT-Abteilung aktuelle Fragen persönlich beantworten kann.

Achtet darauf, dass die Unternehmensrichtlinien auf die Arbeit im Home-Office abgestimmt sind

Als IT-Admins tragt ihr dazu bei, die aktuelle Arbeitssituation eures Unternehmens zu stabilisieren. Durch die Fernverwaltung der Chrome-Geräte (mobile Endgeräte o. Ä.) und den Fernsupport stellt ihr sicher, dass eure Kolleginnen und Kollegen auch in verteilten Konstellationen ihre Arbeit wie gewohnt erledigen können.

Zu euren Aufgaben als IT-Admins gehört es natürlich auch, die kontextabhängigen Zugriffsrechte für die verschiedenen Nutzer laufend zu überprüfen. Sonst könnte es sein, dass die Zusammenarbeit daran scheitert, dass ein Mitarbeiter keinen Zugang zu Gmail hat, wenn er sich außerhalb des Wi-Fi-Netzes des Unternehmens befindet.

Eine weitere Aufgabe für Administratoren besteht darin, Browser-Richtlinien für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vorzugeben – unabhängig davon, ob sie sich im Unternehmensnetzwerk befinden oder nicht. Bei der Einrichtung oder Aktualisierung dieser Richtlinien können diese Hinweise zum Chrome Browser Cloud Management weiterhelfen.

Wie steht es um die Richtlinien eures Unternehmens zur  Abgabe von Hardware an die Mitarbeiter? Es lohnt sich, einen Blick darauf zu werfen und sie eventuell der aktuellen Situation anzupassen. Zum Beispiel kann es sein, dass der Laptop eines Mitarbeiters ersetzt werden muss, aber in eurem Unternehmen gibt es die Regel, dass Endgeräte nicht an die Privatadresse von Angestellten geschickt werden dürfen.

Schnell kann eine solche Regel zu Problemen führen, und am Ende steht der Kollege ohne Rechner da oder muss mit seinem Privatgerät arbeiten. Wenn das Unternehmen so flexibel ist, dass es kurzfristig ein Gerät zur Verfügung stellen kann, arbeitet euer Kollege nicht nur ungestört, sondern auch hochmotiviert.

Behaltet die Einarbeitung eurer Kolleginnen und Kollegen im Home-Office im Blick

Die Arbeitsweisen unterscheiden sich von Team zu Team. Wenn ihr als IT-Admins kontinuierlich beobachtet, wie eure Kolleginnen und Kollegen mit den technischen Ressourcen umgehen, könnt ihr rasch ermitteln, wo noch Schulungsbedarf ist. Zum Beispiel könnt ihr über das Meet Quality Tool in der Admin-Konsole die Teilnahme an Meetings beobachten und in Echtzeit dort einspringen, wo ihr gebraucht werdet.

Wenn ihr die Fortschritte im Blick habt, könnt ihr auch schnell erkennen, was das eine Team möglicherweise besser macht als ein anderes. Stellt erfolgreiche Abläufe auch anderen Teams zur Verfügung!

Mehr Informationen zu den Services von Google findet ihr im Google Learning Center und im Google Help Center.

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