Updates und neue Features für Google Workspace im November 2020

Auch in diesem Monat geben wir Ihnen wieder eine Zusammenfassung, welche Neuerungen für Endnutzer es zuletzt in Google Workspace geschafft haben. Beachten Sie dabei bitte, dass manche Funktionen nur in bestimmten Google-Workspace-Tarifen zur Verfügung stehen oder dass bestimmte Features erst von den Administratoren in Ihrem Unternehmen aktiv freigeschaltet werden müssen. Für Details klicken Sie einfach auf die jeweilige Überschrift.

Neuerungen in Google Meet

In Online-Meetings virtuell die Hand heben
In Online-Meetings mit vielen Teilnehmern bietet es sich an, dass sich alle Personen, die gerade nicht sprechen, stummschalten und nicht einfach den anderen ins Wort fallen. Um in einer solchen Meeting-Situation Redebedarf anzumelden, kann ein User nun virtuell die Hand heben. So wissen alle anderen und der Moderator des Meetings, dass Sie gerne etwas sagen möchten.

Ein Google Meet in mehrere Gruppen aufteilen
Mit der neuen Funktion Breakout können sich Teilnehmer eines Meetings auf mehrere Unterräume aufteilen, um so besser in Kleingruppen zusammenzuarbeiten. Der Veranstalter beziehungsweise Host des jeweiligen Google Meets kann dabei bis zu 99 Breakout-Räume erstellen und die Teilnehmer entweder automatisch auf diese Räume aufteilen oder sie manuell zuweisen. Ein Timer dient dazu, ein Zeitfenster für die Breakout-Sessions einzustellen; nach Ablauf des Timers werden alle Teilnehmer aufgefordert, wieder zurück in das Haupt-Meeting zu kommen.

Neue Teilnehmer in Google Meet gesammelt akzeptieren
Will jemand, der nicht zur Domain Ihrer Organisation gehört und nicht explizit per Mail eingeladen wurde, einem Google Meet Ihres Unternehmens beitreten, muss er eine Beitrittsanfrage stellen. Für jede Anfrage bekommen Sie eine Benachrichtigung und können diese annehmen oder ablehnen. Das kann bei vielen Personen bzw. Anfragen lästig sein. Jetzt können Sie alle Anfragen auf einen Schlag annehmen oder ablehnen.

Teilnehmer-Statistiken für Google Meets erstellen
Sie können für Ihr Google Meet oder für einen Google-Meet-Livestream Berichte aktivieren, die Ihnen die Anzahl der Teilnehmer in einem Google Sheet ausgibt. Diese Funktion ist aktuell in den Tarifen Google Workspace Essentials, Business Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Standard und Enterprise Plus verfügbar.

Eigenen Kamerahintergrund einfügen
In Google Meet haben Sie nun die Option, Ihren realen Kamerahintergrund durch ein Bild zu ersetzen. Dazu können Sie eines der bereits zur Auswahl stehenden Bilder verwenden oder auch eigene Bilddateien hochladen. So können Sie beispielsweise für die Außenkommunikation auch Bilder als Hintergrund verwenden, die zum Corporate Design Ihres Unternehmens passen. Alternativ gibt es die Möglichkeit, Ihren realen Hintergrund in zwei unterschiedlichen Stärken unscharf zu stellen.

Neuerungen in Google Chat und Gmail

Kontakte und Räume in Chat anpinnen
In Google Chat und Chat innerhalb von Gmail können Sie einzelne Personen bzw. Eins-zu-eins-Nachrichten und auch Chaträume anpinnen. Damit stellen Sie sicher, dass wichtige Nachrichten beziehungsweise Kontakte in der Auflistung für Sie immer an oberster Stelle erscheinen.

Aktivierung oder Deaktivierung von gruppierten Unterhaltungen in Chaträumen
Bisher wurden Nachrichten in Chaträumen in Unterhaltungen gruppiert. Nun gibt es eine neue Standardeinstellung, wenn Sie einen neuen Raum erstellen: Nachrichten sind nicht mehr gruppiert. Wollen Sie Konversationen in neuen Räumen weiterhin in Unterhaltungen anordnen, müssen Sie dies beim Erstellen des neuen Raums explizit angeben. (Beachten Sie hierbei, dass Sie diese Einstellung nach Erstellen des Raums nicht mehr nachträglich ändern können.)

Kalendertermine direkt aus Google Chat heraus erstellen
Sie können nun direkt aus dem Chatfenster heraus einen Kalendertermin mit der jeweiligen Person, mit der Sie gerade chatten, erstellen. Wählen Sie das Kalender-Icon in der Chat-Aktionsleiste, wird automatisch ein Terminentwurf mit dieser Person erstellt, den Sie anschließend in Google Kalender weiter anpassen können.

Abwesenheitsstatus aktivieren für mehr Fokus
In Gmail haben Sie die neue Möglichkeit, Ihren Status für Mails und Chat als abwesend zu definieren. Damit werden Sie anderen Usern als offline angezeigt. So können Sie sich bei Bedarf in Ruhe auf Ihre Aufgaben fokussieren. Alternativ besteht die Option, nur Nachrichten für eine gewisse Dauer stummzuschalten.

Mehr Informationen zu Kontakten direkt in Gmail sehen
Sie können nun in der Seitenleiste in Gmail detaillierte Informationen zu Ihren Kontakten und den Personen, die Sie per Mail kontaktieren, aufrufen. So sehen Sie beispielsweise die letzten gemeinsamen Aktivitäten (E-Mails, Termine etc.), die Sie mit dieser Person hatten, und können mit diesen auch direkt per Mail, Chat, Video-Meeting oder Kalendereinladung in Kontakt treten.

Neuerungen in Google Kalender

Persönlichen Kalender und Arbeitskalender auf dem Smartphone mit Arbeitsprofil einsehen
Auf Android-Smartphones können Sie ein Arbeitsprofil aktivieren. Alle Anwendungen innerhalb des Arbeitsprofils können vom Arbeitgeber verwaltet werden und sind von den privaten Daten und Anwendungen des Smartphones getrennt. Bisher ist daher im Arbeitsprofil auch nur der Arbeitskalender einsehbar gewesen. Da bei der Tagesplanung aber auch private Termine dazwischenkommen können, ist es nun möglich, auch den persönlichen Kalender im Arbeitsprofil mit anzeigen zu lassen.

Mit Microsoft-Exchange-Kalendern interagieren
Sofern Sie mit Teams Ihres Unternehmens oder festen externen Partnern zusammenarbeiten, die Microsoft Exchange verwenden, und Ihr Administrator eine entsprechende Verbindung eingerichtet hat, können Sie auch mit den Kalendern dieser Leute interagieren. Das bedeutet: Sie können die Verfügbarkeit der Personen, die Exchange nutzen, einsehen und direkt Kalendertermine einstellen, wie sie es auch von Kollegen, die Google Kalender verwenden, gewohnt sind.

Neuerungen in Google Slides

Neue Wiedergabeoption für Videos in Google Slides
Bis dato mussten Sie, um ein auf einer Google-Slide-Folie eingebundenes Video in Ihrer Präsentation abzuspielen, dieses explizit anklicken. Mit der neuen Standardoption wird das Video direkt abgespielt, wenn Sie einfach Ihre Präsentation weiterklicken. Alternativ kann das Video auch automatisch mit Aufrufen der Folie, auf der es eingebunden ist, abgespielt werden oder – wenn gewünscht – auch weiterhin mit einem expliziten Klick auf das Video.

Zugriffs-Check für Google Slides
Sie können Google Slides (wie auch die anderen Google-Dokumenttypen) unkompliziert mit anderen Mitarbeitern oder auch Externen teilen. Auf Google-Slides-Folien sind manchmal jedoch auch weitere Medien eingebunden – beispielsweise ein Video, das in Google Drive gespeichert ist. Auf dieses Video können andere Personen nur zugreifen, wenn sie auch dafür die Rechte besitzen. So konnte es bisher passieren, dass Sie anderen Leuten zwar den Zugriff auf eine Präsentation gewährt haben, diese aber trotzdem nicht alle Inhalte sehen konnten. Der neue Zugriffs-Checker zeigt Ihnen beim Teilen der Präsentation direkt an, dass die Person ebenfalls Zugriff auf eingebundene Media-Dateien benötigen, und erlaubt Ihnen, diesen direkt zu gewähren. Das spart Zeit und Frust.

Neuerungen in Google Sheets

Mit SmartFill automatisch Daten in Google Sheets ausfüllen
Die Funktion SmartFill erkennt Muster in Ihren Daten und hilft Ihnen, schneller weitere Daten zu ergänzen. Ein Beispiel: Sie haben eine Spalte mit Namen in Ihrer Google-Tabelle und wollen dazu die E-Mails der Personen ergänzen. Die E-Mail-Adressen bestehen immer aus der Zusammensetzung name@unternehmen.de. Mit SmartFill brauchen Sie nur einmal manuell den ersten Namen aus der Spalte zu suchen und die E-Mail einzutippen. Anschließend können Sie die E-Mails für alle weiteren Einträge automatisch ergänzen lassen.

Weitere Neuerungen rund um die Google-Dokumente

Direkte Zusammenarbeit in Microsoft-Office-Dateien per Google Drive
Bisher hat sich beim Klick auf Microsoft-Office-Dateien, die Sie in Ihr Google Drive geladen haben, nur ein Vorschaufenster geöffnet. Um die Dateien auch bearbeiten zu können, war ein weiterer Klick notwendig. Nun öffnen sich die Dateien direkt in den Editoren von Google Docs, Slides und Sheets und sind direkt editierbar.

Auch auf iOS-Geräten in Microsoft-Office-Dateien zusammenarbeiten
Sie können nun auch auf Ihren iOS-Geräten Microsoft-Dokumente mit den Google-Workspace-Apps öffnen und in diesen interaktiv mit anderen Leuten in Echtzeit zusammenarbeiten. Diese Möglichkeit gibt es für Android-Geräte und den Web-Browser schon länger.

Bessere Konvertierung von PDF-Dateien in Google-Dokumente
Sie können PDF-Dateien in Google Drive hochladen und diese in das Google-Docs-Format konvertieren. Hierbei hat Google nun einige Optimierungen vorgenommen, sodass Bilder, Textformatierungen und das Layout der PDF-Dateien besser übernommen werden.

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