Online-PI-Plannings für verteilte Teams

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Ob PI-Plannings eine neue Erfahrung sind oder ob wir schon öfter an solchen Events teilgenommen haben - 2020 hat die Art unserer Zusammenarbeit und Kommunikation entscheidend verändert. Und natürlich mussten in den Unternehmen viele Prozesse überdacht und an die neue Remote-Situation angepasst werden – auch das PI-Planning.

Aber schon vor der Pandemie waren verteilte Teams und Remote-Konstellationen auf dem Vormarsch. Selbst wenn Corona überstanden ist, wird die Art und Weise unserer Zusammenarbeit auf Dauer eine andere sein. Immer mehr Organisationen stellen fest, dass das Angebot flexibler Arbeitsoptionen zu einer besseren Work-Life-Balance führt, Overhead-Kosten reduziert, die Umwelt schont und die Produktivität steigert.

Im Kontext von SAFe heißt das, dass Remote-PI-Plannings die neue Normalität sein werden. Doch was müssen wir beachten, bevor wir unser erstes digitales PI-Planning durchführen? Gehen wir doch mal vier Schritte durch, die wir hierbei durchdenken müssen.

A. Die Teams startbereit machen

Der erste Schritt ist die Vorbereitung unserer agilen Teams. Wir müssen sicherstellen, dass die Teams unseres Agile Release Trains (ART) den Prozess des PI-Plannings, den Sinn der Breakout-Sessions und den Hintergrund einer Online-Veranstaltung verstehen. So können wir Motivation schaffen, die natürlich sehr hilfreich ist, denn wir brauchen schließlich klare Commitments – auch wenn wir uns online abstimmen.

B. Termine und Agenda aufsetzen

Wann soll unser Online-PI-Planning stattfinden? Das Scaled Agile Framework empfiehlt zwei komplette Tage, um alle Schritte zu integrieren. Also müssen wir zwei Tage finden, an denen alle Beteiligten unseres ARTs verfügbar sind. Falls unser Team über unterschiedliche Zeitzonen hinweg verteilt ist, ist es außerdem ratsam, solche Zeiten definieren, die für alle einigermaßen zumutbar sind und die keinen zwingen, nachts um 2 Uhr zu arbeiten.

Das PI-Planning sollte eine durchgeplante Veranstaltung sein. Wir müssen also wissen, was wann passiert, um zu gewährleisten, dass unser Team die Planung einhält und alle erforderlichen Schritte durchläuft. Das ist die Standard-Agenda des Scaled Agile Frameworks:

Wir müssen entscheiden, ob die Agenda in dieser Form gut für uns geeignet ist oder ob Anpassungen sinnvoll sind: Verteilte Teams, große ARTs und andere Faktoren verlangen womöglich etwas Kreativität bei der Planung. Vielleicht sind wir der Meinung, dass manche Sessions mehr Zeit brauchen und andere dafür kürzer ausfallen können. Wenn es sich um unser erstes PI-Planning handelt, empfiehlt es sich, die Standard-Agenda auszuprobieren, Feedback aus den Teams zu sammeln und beim nächsten Mal gegebenenfalls mit angepassten Formaten zu experimentieren.

C. Die Team-Breakouts durchführen

In dieser Session teilen sich die Teams in separate Meetings auf und arbeiten ihre initialen Planungen zur Erreichung der nächsten Program-Increment-Ziele aus. Während der Session identifizieren die Teams Risiken sowie Abhängigkeiten und bilden die Features mit ihren entsprechenden Dependenzen auf dem Program-Board ab.

Ein erfolgreiches Team-Breakout setzt sich aus acht wichtigen Schritten zusammen:

1. Kapazitäten definieren

Es erfolgt eine Beschätzung der Kapazitäten, die die Teams in die kommenden Iterationen jeweils einbringen können.

2. Features ins Team ziehen

Die Teams planen die Features, indem sie sie ins Breakout-Board ziehen.

3. Features in Stories/Enabler aufbrechen

Hier werden in einem Brainstorming die User- und Enabler-Stories identifiziert, die nötig sind, um die Ziele und Features des PIs umzusetzen.

4. Risiken ermitteln

Die Teams identifizieren potenzielle Risiken.

5. PI-Objectives festlegen

Wir entwerfen die initialen Team-PI-Objectives inklusive der "uncommitteten" Objectives.

6. Improvement

Die Teams integrieren Items aus dem Improvement-Backlog, die aus früheren Team-Retrospektiven und dem Inspect & Adapt des letzten PIs hervorgegangen sind.

7. Abhängigkeiten identifizieren

Hier werden lokale Abhängigkeiten ebenso einfakturiert wie Interdependenzen mit anderen Teams.

8. Stories mit Story-Points beschätzen

Wir beschätzen die Stories und platzieren sie in Iterationen in sequenzieller Reihenfolge, bis die Kapazitäten ausgeschöpft sind. Für Dinge, die wir vorerst nicht umsetzen können, erstellen wir einen Backlog.

Eine Herausforderung dabei ist natürlich, dass wir all diese Schritte remote durchführen müssen. Die meisten Teammitglieder werden von zu Hause aus arbeiten, und außerdem müssen wir den kompletten Prozess auch visualisieren. Deshalb kommt es darauf an, dass unser Team die richtige Technologie an der Hand hat, um sich online zu beteiligen und den Team-Breakout-Prozess auch unter Remote-Bedingungen effektiv und effizient zu durchlaufen.

D. Gute PI-Planning-Software adaptieren

Bei einem persönlichen Vor-Ort-PI-Planning entsteht meist ein großes Board mit zahlreichen Karten und Notizen für die einzelnen Stories und Features, wobei gespannte Fäden die Abhängigkeiten zeigen. Bei einem digitalen Event fällt das freilich weg. Stattdessen brauchen wir digitale Tools, um die physischen Breakout- und Program-Boards online abzubilden.

Es sind einige PI-Planning-Tools am Markt verfügbar. Eines davon ist Agile Hive. Diese Lösung dockt direkt an Atlassian Jira an, das viele unserer Teams bereits erfolgreich im Projekt-Tracking und in der Produktentwicklung einsetzen. Agile Hive bringt diverse Features mit, die uns bei digitalen PI-Plannings wirksam unterstützen:

Visuelle Abbildung von Breakout- und Program-Boards
Drag & Drop von Features aus dem Program-Backlog direkt aufs Breakout-Board
Aufsplittung in Stories direkt auf den Breakout-Board
Visualisierung von Abhängigkeiten über mehrere Teams hinweg
Arrangieren von Features in Swimlanes
Hinzufügen von Story-Point-Beschätzungen

Das alles funktioniert wie beim klassischen PI-Planning, nur eben digital und direkt in Jira. Und mit dem neuen Release von Agile Hive, das Program- und Breakout-Boards sowie praktische Drag & Drop-Funktionen mitbringt, wird das Remote-PI-Planning noch einfacher.

Program-Boards in Agile Hive

Interaktion per Drag & Drap

Dank der richtigen Tools und einer gründlichen Vorbereitung können wir uns gut für ein erfolgreiches PI-Planning aufstellen. Und dann? Wir werden unsere künftigen PI-Plannings noch reibungsärmer und bedarfsgerechter durchführen können – ob digital im verteilten Team oder gemeinsam vor Ort.

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