Ein modernes Wissensmanagement in Unternehmen zum Sammeln, Dokumentieren und Aufbereiten von Informationen ist heute unentbehrlich. Inhalte werden quer durch die Organisation geteilt und die Mitarbeiter arbeiten gemeinsam an Content. Und viele Unternehmen versuchen, möglichst viel von dem bereits vorhandenen Wissen allen Leuten in der Firma zugänglich zu machen.

Für ein erfolgreiches Wissensmanagement sind das Pflegen der Inhalte und eine gewissen Ordnung unabdinglich. Außerdem braucht es ein strukturiertes System sowie die richtigen Tools, damit die Teams die Informationen an den richtigen Stellen ablegen können. Hier sind ein paar Tipps, um Ihr Wissensmanagement in Confluence mithilfe von Vorlagen zu optimieren.

Jeder kann Inhalte erstellen

Einer der großen Vorteile von Wiki-Systemen wie Confluence besteht darin, dass jeder Nutzer einfach neue Inhalte anlegen kann. Die Einstiegshürde für die Inhaltserstellung ist relativ niedrig und dadurch werden Werte wie Transparenz oder Agilität nachhaltig gefördert. Das Problem jedoch ist, dass oft viele Personen an vielen unterschiedlichen Stellen Inhalte erstellen oder dokumentieren.

Chaos ist vorprogrammiert

In einem Unternehmen werden täglich jede Menge Meetings protokolliert, Ideen eingekippt, Inhalte gepflegt. Wenn man nicht aufpasst, kann im Wiki-System schnell Chaos entstehen. Überall gibt es Dokumente, die nicht einheitlich gepflegt sind oder die nicht mit den entsprechenden Infos versehen wurden, die nötig sind, damit diese Dokumente später auch leicht wieder auffindbar sind. Jeder User gestaltet Seiten so, wie er es individuell am sinnvollsten erachtet, und nicht jede Person empfindet dieselben Informationen als genauso wichtig wie eine andere. Eine richtige Struktur für die Inhaltserstellung ist selten vorhanden.

Standardisierte Inhalte mithilfe von Vorlagen

Um diesem Problem entgegenzuwirken, gibt es in Confluence Vorlagen für Seiten. Diese Vorlagen sind im Grunde vordefinierte Confluence-Seiten, die im Editor mit Inhalt gefüllt werden können. Als "mächtigere" Variante hat Atlassian vor einigen Jahren die Blaupausen (Blueprints) entwickelt, die es unter anderem ermöglichen, bei der Seitenerstellung schnell und einfach Inhalte abzufragen. Außerdem ist es möglich, Präfixe für Seitentitel zu setzten, Seiten automatisch mit Schlagwörtern zu versehen und vieles mehr.

Einfach benutzerdefinierte und erweiterte Vorlagen für Blogposts, Seiten, Seitenbäume und Bereiche erstellen

Das Problem mit den herkömmlichen Blueprints, die in Confluence mitgeliefert werden? Die Konfiguration ist sehr aufwendig. Inhalte müssen konzipiert und dann für jeden Blueprint neu programmiert werden. Sobald es eine Änderung an der Vorlage gibt, muss die Blaupause bearbeitet und neu deployt werden. Das sorgt für einen erheblichen Pflegeaufwand und kostet im Endeffekt viele Ressourcen.

Mit dem Blueprint Creator für Confluence ist es möglich, Blueprints für Seiten, Blogposts, Seitenbäume und ganze Bereiche einfach in einem intuitiven Editor anzulegen und den Teams zur Verfügung zu stellen. In vordefinierten Vorlagen lassen sich Platzhalter setzen, die beim Erstellen einer neuen Seite einfach über ein Formular abgefragt werden. Durch diese Platzhalter, können außerdem einheitliche Seitentitel und Schlagwörter auf der neue Seite gesetzt werden.

Das unterstützt die Auffindbarkeit der Confluence-Inhalte und die Erstellung dynamischer Übersichtsseiten. So lässt sich gewährleisten, dass Inhalte stets mit den wichtigsten Informationen versehen und keine Daten vergessen werden.

Wissensmanagement in Confluence mit dem Blueprint Creator

Wie sieht das alles in der Praxis aus? Auf der zurückliegenden Tools4AgileTeams-Konferenz haben wir uns in einer Session den Einsatz von Seiten-Blueprints genauer angeschaut und gezeigt, wie die Dokumentation zum Beispiel von Vorträgen und Keynotes verbessert werden kann. Hier ist die Videoaufzeichnung:

Jetzt informieren und testen

Möchten Sie mehr über den Blueprint Creator für Confluence wissen? Interessieren Sie sich für einen unverbindlichen Test der App? Der Blueprint Creator steht auf dem Atlassian Marketplace bereit. Und falls Sie weiterführende Fragen haben, kommt unser Entwicklungsteam gerne mit Ihnen ins Gespräch. Melden Sie sich einfach bei uns!

Weitere Infos

Die Website zum Blueprint Creator für Confluence
Blueprint Creator: Einführung in die Möglichkeiten und Funktionen
Podcast: Überblick und Ausblick zum Blueprint Creator
Genehmigungen und Freigaben in Confluence mit Blueprint Creator und Comala Document Management

Mehr über die Creative-Commons-Lizenz erfahren