Yeah! Wir freuen uns, dass wir uns als Google-Cloud-Partner ab sofort zusätzlich als Spezialisten für die Arbeitstransformation bezeichnen dürfen. Wieso das?

Google kennzeichnet seine Partner unter bestimmten Bedingungen als Spezialisten auf einem oder mehreren Gebieten. Neben der Spezialisierung auf Arbeitstransformation, also der Veränderung von Arbeitsprozessen, gibt es zum Beispiel auch Spezialisierungen in den Bereichen Bildung, maschinelles Lernen, Datenanalyse und viele mehr.

Unser ganzer Daseinszweck, also unsere Mission als Unternehmen, ist darauf ausgelegt, dass wir andere Unternehmen und ihre Teams dabei unterstützten, mithilfe von passender Software besser zusammenzuarbeiten. Denn wir glauben, dass Unternehmen nur so auf Dauer erfolgreich sein können. Aus diesem Grund sind wir vor einigen Jahren eine Partnerschaft mit dem auf Kollaborationstools spezialisierten Unternehmen Atlassian eingegangen, haben eigene Produkte, wie unser Social Intranet Linchpin, entwickelt und sind 2017 auch Google-Partner mit dem Fokus auf Google Workspace geworden. Über die Jahre haben wir uns eine starke Expertise in den Bereichen agiler Arbeit aufgebaut und empfehlen unseren Kunden nur die Produkte, hinter denen wir selbst stehen und die unsere Teams auch selbst täglich nutzen.

Warum ist Arbeitstransformation wichtig?

 

Schon vor Corona ging der Trend hin zu verteilter Arbeit. Das heißt, Mitarbeiter und Teams sitzen nicht mehr den ganzen Tag zusammen auf einem Fleck im Büro, sondern einige Kollegen arbeiten mal von zu Hause aus, sind auf einer Geschäftsreise oder hüpfen zwischen verschiedenen Standorten hin und her. Dadurch funktionieren alte Verhaltensweisen und Software nicht mehr. Ich kann meinem Kollegen, der seinen Arbeitsplatz direkt gegenüber von mir hat, nicht einfach kurz zurufen: ”Hey, schick mir doch bitte gerade mal das Excel-Dokument mit den neuesten Geschäftszahlen.” Denn vielleicht sitzt der Kollege gar nicht da, sondern ist im Homeoffice. Ohne moderne Tools wie Google Chat oder Tools für Videokonferenzen wie Google Meet, müsste ich ihm also eine E-Mail schreiben und darauf hoffen, dass er diese schnellstmöglich liest und mir dann das Dokument per Mail zusendet. Das kostet mich Zeit und mein Unternehmen damit auch Geld. Nebenbei sind  vielleicht die Zahlen im Dokument auch schon wieder gar nicht mehr die aktuellsten. Dieses Beispiel und viele weitere zeigen auf, wieso eine Arbeitstransformation hin zu cloudbasierten Anwendungen wie Google Workspace und hin zu einer transparenteren Zusammenarbeit sinnvoll sind. Mit den Google-Workspace-Tools könnte einfach ein Google-Sheet-Dokument mit stets aktuellen Zahlen für alle berechtigten Personen jederzeit abrufbar im Google Drive liegen.

Doch es reicht nicht aus, einfach nur eine passende Softwarelösung für ein Unternehmen zu finden. Das beste Werkzeug funktioniert nicht, wenn man nicht weiß, wie man damit umgehen muss. Deshalb ist bei jeder Einführung von neuen Kollaborationstools auch eine Arbeitstransformation nötig. In ganz kleinen Unternehmen funktioniert eine solche Veränderung oder Anpassung der Zusammenarbeit meist so gut wie von selbst. Doch je größer das Unternehmen, je größer der Tanker ist, desto eingefahrener sind die Verhaltensweisen und umso schwerfälliger fallen die notwendigen Transformationen. Sie braucht es aber, um zukunftsfähig zu sein und zu bleiben. Die besten Kollaborationstools nutzen nichts, wenn die Mitarbeiter nicht zusammenarbeiten wollen oder durch falsche Richtlinien ausgebremst werden. Auch das beste Social Intranet bringt nichts, wenn sich die Mitarbeiter nicht trauen, ihre Meinung darin frei zu äußern. Zur erfolgreichen Einführung von neuen Tools gehört deshalb nicht nur die Einführung der Software, sondern immer auch die Transformation der Arbeitskultur. 

Um als Spezialist für Arbeitstransformation von Google ausgezeichnet zu werden, mussten wir daher nachweisen, dass wir dazu befähigt sind, solche Transformationen in Unternehmen erfolgreich zu meistern.

Wie läuft eine solche Transformation ab?

Die Einführung neuer umfassender Kollaborationstools betreffen das ganze Unternehmen. Jeder muss mit E-Mails arbeiten, jeder muss mit Kolleginnen und Kollegen Termine organisieren können, mit Dokumenten arbeiten, diese untereinander austauschen und sowohl intern als auch extern  kommunizieren können. 

Das Problem bei der Einführung der neuen Software fängt da an, wenn ich als MitarbeiterIn in der Anwendung auf einmal andere User Interfaces bedienen muss. Ungewohnt ist, dass ich meine Word-Anwendung nicht mehr wie vorher als Programm auf meinem Rechner öffne – und das Ergebnis auch nicht mehr lokal speichere. Ich überlegen muss, welche Infos ich nun besser per Chat kommuniziere oder weiterhin per E-Mail.

Wie soll die Zusammenarbeit in unserem Unternehmen ab jetzt funktionieren und muss sich mit den neuen Tools vielleicht auch etwas an unserer Fehlerkultur ändern? Da fallen dann Sätze wie: ”Natürlich lasse ich die Lisa nicht an meinem unfertigen Dokument arbeiten!” oder “Was nimmt sich der Peter raus, einfach einen Rechtschreibfehler von mir zu korrigieren?” Genau diese Themen und viele weitere berücksichtigen wir im Rahmen einer Arbeitstransformation und finden gemeinsam mit dem Unternehmen passende Lösungen. 

Die vier Phasen der Transformation

Ein sinnvoller Ansatz für eine Arbeitstransformation ist die von Google entwickelte Customer Success Methodology. Diese besteht aus den vier Phasen Excite, Enable, Expand und Embed.

Die Transformation startet mit der Phase Excite, was in Deutsch so viel heißt wie “begeistern”:
Wir unterstützen unsere Kunden dabei, das Vorhaben intern zu verkaufen. In dieser Phase geht es darum: Stakeholder aktivieren und Sponsoren zu finden, den Umfang des Vorhabens zu definieren, Kommunikation, Schulungen und Support zu planen. In der Regel ist hier vor allem die IT mit eingespannt, aber es kann auch nicht schaden, die Geschäftsführung frühzeitig mit an Bord zu haben.

Danach folgt die Phase Enable, zu Deutsch “aktivieren”:
Hier geht es um das Roll-out der Anwendungen. Zunächst müssen aus jedem Bereich des Unternehmens Mitarbeitende gefunden werden, die sich für die neue Software begeistern und dazu beitragen möchten, mögliche Probleme bei der Einführung und von Prozessen in den jeweiligen Teams und Abteilungen frühzeitig zu identifizieren. So können mögliche spätere Probleme und damit verbundener Frust, vermieden werden. Diese Mitarbeitenden müssen trainiert werden, um anschließend direkt im Arbeitsalltag in den Teams selbst helfen zu können. Mit Trainings, Kommunikationskampagnen und dem Support für alle Mitarbeitenden wird die Software allen verfügbar und verständlich gemacht.

Mit dem Go-Live  bzw. der Verfügbarkeit der Anwendungen nach der Enable-Phase ist die Einführung der neuen Lösung noch nicht abgeschlossen. Die folgenden beiden Phasen, Expand und Embed, sind Voraussetzungen für den langfristigen und nachhaltigen Erfolg der Transformation.

Die Phase Expand bedeutet zu Deutsch “erweitern”.
In dieser Phase geht es darum, die Akzeptanz weiter zu fördern. Wir bauen mit den Kunden ein internes Google-Team auf, identifizieren in Transformation Labs, das sind Formate die unterschiedliche Gruppen zusammenbringen um an komplexen Herausforderungen zu arbeiten, zusätzliche Optimierungspotenziale und verbessern den Support. So können weitere Anwendungsfälle und Geschäftsprozesse identifiziert, implementiert und für alle dokumentiert werden, um das volle Innovationspotenzial aus der neuen Lösung herauszuholen. 

Die letzte Phase ist Embed, zu Deutsch ungefähr gleichbedeutend mit “einbinden”:
Hier wird die Nutzung und Akzeptanz der neuen Systeme gemessen und weitere Erfolgsgeschichten geteilt; Innovationsideen werden gefördert und eine laufende Kommunikation zu den Änderungen z.B. in der Software oder in den Arbeitsprozessen, etabliert. So bleiben alle Mitarbeitenden weiterhin motiviert.

Natürlich lassen alle Phasen der Transformation auch Spielraum für Anpassungen und sollten stets auf die individuellen Bedürfnisse des jeweiligen Unternehmens angepasst werden.

Zusammenfassung

Neue cloudbasierte Software-Lösungen wie Google Workspace sind auf dem Vormarsch, da sie die Anforderungen der modernen Arbeitswelt besser abdecken können als Legacy-Software. Seibert Media ist darauf fokussiert, die Zusammenarbeit in Unternehmen mithilfe der passenden Software zu fördern und zu verbessern. Dabei reicht es jedoch nicht aus, die jeweilige Software auszusuchen und zu implementieren. Für einen nachhaltigen Erfolg ist eine Arbeitstransformation auf allen Ebenen unabdingbar. Gelingen  kann dies beispielsweise mit der von Google entwickelten Customer Success Methodology. Als Google-Cloud-Partner konnten wir nachweisen, dass wir solche Veränderungsprozesse  erfolgreich in Unternehmen einführen können und haben daher als einer der wenigen deutschen Partner die Auszeichnung als Spezialist für Arbeitstransformation erhalten.

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