Remote Hackathon bei Seibert Media: to the moon and beyond

Corona hat uns seit Monaten im Griff. Viele von uns zwingt der Lockdown ins Homeoffice, Veranstaltungen vor Ort sind abgesagt – und trotzdem wollen wir nicht auf Events verzichten. Die Tools4AgileTeams-Konferenz und unser interner Open Space haben uns gezeigt, dass man auch verteilt zusammen sein kann.

Als nächstes Datum stand der Hackathon im Kalender. Bei diesem Event arbeiten gemischte Teams an unterschiedlichen Themen und versuchen, in 24 Stunden einen Prototypen zu erstellen. Neben der Arbeit an den Projekten sind es vor allem die Gemeinschaft und die Atmosphäre, die den Hackathon zu etwas Besonderem machen. Es ist ein bisschen wie ein Festival – wenig Schlaf und viel Spaß.

Aber ein Remote-Festival? Kann das funktionieren? Hier ist ein Rückblick.

Remote-Festivals – der (nicht) ganz neue Trend

In unserer ersten Orga-Runde haben wir uns gefragt, ob ein Remote Hackathon überhaupt funktionieren kann. Glücklicherweise haben wir mittlerweile gelernt, dass vieles remote funktioniert. Auch Dinge, die wir uns vor einem guten Jahr gar nicht hätten vorstellen können. Wir haben gesehen, welche Fallstricke es bei der Transformation von "vor Ort" zu "überall verteilt" geben kann. Und wir haben alle unsere eigenen Erfahrungen mit der Remote-Situation gesammelt.

Also stand die Entscheidung fest – der Hackathon findet remote statt! Aber was können wir tun, um möglichst viel vom Hackathon-Spirit in die heimischen Büros zu transportieren? Wie gesund ist es, 24 Stunden am Stück alleine zu Hause am Rechner zu sitzen? Wie erreichen wir einen Austausch zwischen den Teams? Wie könnte die Verpflegung organisiert werden?

Der Ablauf – klug geplant ist (hoffentlich) gut umgesetzt

Unsere zweite Entscheidung bestand darin, das 24-Stunden-Format um die Hälfte zu kürzen. Außerdem haben wir eine Schlafpause eingeführt. Die "Kernarbeitszeiten" beschränkten sich somit auf 13–21 Uhr und 9–13 Uhr am Folgetag. Für etwas Auflockerung sollten mehrere übergreifende Pausen sorgen. Wir konnten sogar unsere Physiotherapeutin für ein kurzes Work-out gewinnen, womit auch  etwas Bewegung eingeplant war. Das gemeinsame Abendessen wurde in Form von Gutscheinen für einen Lieferdienst gesponsert.

Für die Themensammlung, Dokumentation und die Meetings konnten wir auf Tools aus unserem Tagesgeschäft und anderen Veranstaltungen zurückgreifen. Um Projektideen zu sammeln, haben wir uns für ein Miro-Board und eine Tabelle im Wiki entschieden. Unsere Meetings fanden größtenteils in einem Google-Meet-Raum statt. Nur für lockerere Gespräche wechselten wir zu wonder.me. Auch während des Hackathons war das Miro-Board der zentrale Anlaufpunkt für Organisatorisches und Dokumentation. Kurz nach Beginn hatten wir, neben dem Support-Chatraum, noch eine Art Twitter Wall im Chat erstellt. Dort konnte Lustiges, Interessantes und Merkwürdiges geteilt werden.

Um die Vorfreude auf das Event zu steigern, hatten wir im Vorfeld des Hackathons einige Sessions abgehalten und Beiträge zum Thema gepostet. Diese wurden gut angenommen und boten gerade neuen Mitarbeitenden die Möglichkeit, sich zu informieren.

Das Bild zeigt Miro-Vorlagen von HUED: Session-Template und Boarding-Pass

Der Launch – to the moon and beyond

Am Tag X hatten sich für unser Linchpin-Event in Confluence über 90 Personen angemeldet. Dabei nehmen an unseren Hackathons bei Weitem nicht nur Menschen mit einem Informatik-Hintergrund teil. Vielmehr sind alle Unternehmensbereiche beteiligt. So wurden über 20 breit gestreute Themen eingereicht und bearbeitet. Die Themenfelder reichten von Produktentwicklung über Exploration bis hin zu internen Tools. Zudem wurden einige Projekte aus vergangenen Hackathons erneut aufgegriffen und weiterentwickelt.

Bei den Explorationsprojekten tauchten viele gehypte Buzzwords wie beispielsweise. "Machine Learning", "Big Data", "Virtual Reality" und "Cloud" auf. Alle diese Themen haben keine oder nur wenig Bedeutung für unser aktuelles Tagesgeschäft. Jedoch sind die Erfahrungen aus dem Hackathon wichtig, um innovativ zu bleiben und abschätzen zu können, ob diese Themen zukünftig etwas zu unserem Unternehmenserfolg beitragen können.

Interne Tools sind sowohl kleine als auch große "Helferlein", die uns den Arbeitsalltag erleichtern und uns im besten Fall sogar produktiver machen. Analyse-Tools, Dashboards oder die Evaluation eines neuen CRM-Systems waren nur einige der Themen im Hackathon 2021. Viele der Tools aus vergangenen Hackathons sind bis heute im Einsatz und helfen uns zum Beispiel,  Geld und Energie zu sparen, eine einfache Essensanmeldung zu ermöglichen oder uns die Arbeitszeitbuchung zu erleichtern. Einige der Entwicklungen haben sogar den Sprung von intern nach extern geschafft und sind mittlerweile fester Bestandteil unserer Produkte.

Genau um dieses Ziel geht es auch bei der Arbeit an konkreten Produktideen. Der Fokus hierbei liegt auf dem Realitätstest. Es stellt sich die Frage: Kann das Ergebnis auf dem Markt bestehen? Um das (im Rahmen der Veranstaltung) bestmöglich zu prüfen, setzen wir bei der Entwicklung auch auf Marketing und Marktanalyse.  Dabei bedienen wir uns  häufig aus dem Werkzeugkasten von Lean Start-ups. Es geht darum, möglichst schnell Feedback von Außenstehenden zu erhalten. Im aktuellen Hackathon haben Teams beispielsweise an einer geteilten Checkliste gearbeitet oder unser Raumbuchungssystem ausgebaut.

Fazit

War der Hackathon nun ein verteiltes Festival? Vielleicht nicht ganz. Aber Spaß gemacht hat es trotzdem! Es ist spannend, 24 Stunden lang unabhängig vom Tagesgeschäft in einem neuen Team zu arbeiten.

Der Hackathon ist natürlich kein Selbstzweck. Darum sind wir auch stolz auf die Ergebnisse – übrigens auch auf die Projekte, die "gescheitert" sind. Denn auch aus den "gescheiterten" Projekten ziehen wir neue Erkenntnisse und lernen dadurch dazu.

Wir freuen uns jetzt schon auf den nächsten Hackathon. Mal sehen, ob er dann vor Ort, remote oder gar hybrid stattfinden wird.

Vielleicht bist du dann ja mit dabei? Schau doch mal in unsere aktuellen Stellenanzeigen rein. Und falls du uns und unsere Art zu arbeiten mal näher kennenlernen möchtest, besuche uns doch zu einem unserer OpenOffice-Termine. Wir würden uns freuen, dich zu treffen!

Weiterführende Infos

Lotsen & Flugpläne – Das Onboarding bei Seibert Media (Podcast)
Agile Organisation bei Seibert Media – von der Ideenfindung zur Realisierung
Dreimal Süden – Meine Reise zum zehnjährigen Jubiläum als Mitarbeiterin
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