10 Tipps, wie Google Workspace Prozesse in HR-Teams vereinfacht

Die Themen Kollaboration und Zusammenarbeit sind momentan populärer als je zuvor. Dabei geht es besonders auch um digitale Prozesse, die ortsunabhängig eine gelungene Kollaboration aller beteiligten Arbeitsbereiche und Abteilungen möglich machen. Auch die Personalabteilung oder Human Resources ist da keine Ausnahme und kann von modernen und digitalen Abläufen profitieren.

Google Workspace ist nicht erst seit coronabedingten Homeoffice-Zeiten die cloudbasierte Lösung, die in multipler Hinsicht dazu beitragen kann, dass die Prozesse in der HR-Abteilung Ihrer Organisation optimal laufen.

Wir haben 10 Tipps und Anregungen für Sie zusammengestellt, wie Google Workspace auch die HR-Prozesse erleichtern und aufwerten kann.

1. Verwenden Sie Google Docs, um Einheitlichkeit in Ihre Stellenbeschreibungen zu bringen

Die Formulierung einer aussagekräftigen und ansprechenden Stellenbeschreibung ist keine einfache Sache. Das einstellende Team und das HR-Team müssen zusammenarbeiten, um den perfekten Mitarbeitenden für die Stelle zu gewinnen.

Mit Hilfe von Google Docs können Teams gleichzeitig an Inhalten arbeiten und alle am Einstellungsprozess Beteiligten können durch Echtzeit-Kommentare eine gewinnende Stellenbeschreibung schaffen, die alle gewünschten und benötigten Perspektiven berücksichtigt.

Google Docs wird ständig durch neue Funktionen verbessert und das brandneue Feature der Textvorschläge und automatischen Korrektur in Google-Docs-Kommentaren hilft bei der Kollaboration.

2. Steigern Sie Ihre Präsenz und Effektivität auf Jobmessen mit Google Meet und Chromebooks

Wenn Sie an Jobmessen teilnehmen, kann ein mit Chromebooks und Google Meet organisiertes Team dabei helfen, Ihr Unternehmen ansprechend zu repräsentieren. So können von jedem Ort der Welt aus die Mitarbeitenden auf der Messe dabei unterstützt werden, die besten Kandidat:innen zu finden.

3. Verbessern Sie die Kollaboration zwischen Interviewenden mit Docs

Ein Vorstellungsgespräch kann ein sehr komplexer Prozess sein, mit zahlreichen involvierten Personen, mehreren zu besetzenden Stellen, vielen Interviewenden pro Kandidat:in, und nicht selten herrscht Zeitdruck.

Bewahren Sie Ihre Notizen aus dem Interview in Google Docs auf und teilen Sie sie mit den Recruiter:innen, damit diese die Kommentare sofort sehen und Aspekte herausstellen können, auf die sich nachfolgende Interviewende konzentrieren sollten. Durch ein besser informiertes Team und produktivere Interviews wird dieser umfangreiche Prozess auf jeden Fall übersichtlicher.

4. Verfolgen Sie den Status und die Aktualisierungen der Bewerbung mit Google Sheets

Sicherzustellen, dass Ihre Recruiting-Teams, Einstellungs-Teams und Stakeholder rechtzeitig Updates über den Prozess erhalten, ist eine Herausforderung, wenn Sie mit verschiedenen Kandidat:innen, zahlreichen Aktualisierungen und mehreren Möglichkeiten der Berichterstattung jonglieren müssen.

Verwenden Sie Google Sheets (Google Tabellen), um den Status des Vorgangs zu verfolgen, zu überwachen und darüber zu berichten, sodass ortsunabhängig jeder auf die jeweiligen Updates zugreifen und aufgabenspezifische Fragen direkt im Tabellenblatt stellen kann.

5. Verbessern Sie die Annahmequote Ihrer Job-Angebote durch Video-Meetings mit Google Meet

Wenn Sie sich für einen Kandidaten bzw. eine Kandidatin entschieden haben, sollten Sie sichergehen, dass Sie sich von anderen Arbeitgebern abheben, um die Person tatsächlich für sich zu gewinnen. Übermitteln Sie Ihr Angebot deshalb nicht per Telefon oder Mail, sondern überbringen Sie es von Angesicht zu Angesicht mit Google Meet.

Das wirkt wesentlich einprägsamer und einladender. Lassen Sie z. B. die einstellenden Manager, die Empfehlungsgeber:innen, die Interviewenden und die zukünftigen Kolleg:innen das Job-Angebot gemeinsam über ein online Gruppen-Meeting präsentieren, um Ihr Interesse an der Person zu verdeutlichen.

6. Führen Sie aufschlussreichere Remote-Interviews durch die Kombination von Google Meet und Docs

Wie bekommt man am schnellsten und besten einen Überblick über die Fähigkeiten von Kandidat:innen, wenn nicht in Echtzeit? Dafür müssen Sie aber nicht auf zukünftige Vorstellungsgespräche im Büro warten (die es eventuell wegen der neuen Corona Arbeitsschutzverordnung sobald gar nicht geben wird).

Vielmehr sollten Sie zu Anfang des Rekrutierungs-Prozesses den Kandidat:innen während der Interviews in Google Meet auch Google Docs zur Verfügung stellen. Während der Bearbeitung eines geteilten Dokuments kann der Interviewende den Denkprozess der Kandidat:in bei der Lösungsfindung beobachten, Fragen stellen und auf Ergebnisse zurückgreifen, die wirklich widerspiegeln, ob die jeweilige Person für die Stelle geeignet ist.

7. Vereinfachen Sie den Onboarding-Prozess, indem Sie Schulungsressourcen in Google Sites hosten

Neue Mitarbeitende verlieren ab und zu auch bei einem gut organisierten Onboarding Prozess den Anschluss. Das ist mit ein Grund, warum die höchste Fluktuation innerhalb der ersten Monate nach dem Start in einem neuen Unternehmen auftritt. Bereiten Sie in Sites eine Webseite mit all Ihren Onboarding- und Trainings-Ressourcen vor, damit die neuen Kolleg:innen sich schnell zurechtfinden und wichtige Inhalte leicht und mühelos finden können.

8. Schnelles Feedback von Kolleg:innen mit Forms

Es ist gar nicht so einfach, ein schnelles Feedback zu Mitarbeiterleistungen, Projektinitiativen und anderen Aspekten zu bekommen, wenn Sie nicht die richtigen Tools oder die Zeit haben, alle Kolleg:innen direkt anzusprechen. Mit Forms können Sie mühelos Umfragen erstellen und sie an mehrere Dritte auf einmal senden. So können Sie mit ein wenig Unterstützung durch die Geschäftsleitung oder andere Teams Ihre Antwortraten erhöhen.

9. Halten Sie Schulungsinhalte in Drive aktuell

Wenn Ihr Unternehmen an verschiedenen Standorten agiert, kann es schwierig sein, sicherzustellen, dass jeder Beteiligte zu Schulungen die aktuellsten Materialien verwendet. Oft werden neue Versionen von Inhalten als E-Mail-Anhänge weitergegeben, aber mit der Zunahme von Content und Versionen steigt auch die Wahrscheinlichkeit, dass einige Updates verpasst werden (oder die falschen Versionen aktualisiert werden) und deshalb teilweise mit veraltetem Material gearbeitet wird.

Um die Inhalte der Schulungen aktuell zu halten, sollten Sie sie in einem Folder in Drive oder einem Laufwerk speichern und sie für alle Beteiligten freigeben. So erreichen Updates immer sofort jeden und der Schulungsplan ist immer auf dem neuesten Stand, rund um den Globus.

10. Geben Sie Ihre Schulungen virtuell in Google Meet, weltweit

Wenn Unternehmen wachsen, vervielfachen sich der Schulungsbedarf und die Kosten. Um für Einheitlichkeit zu sorgen, können Sie bestehende Schulungsprogramme in virtuelle Trainings verwandeln, damit Mitarbeitende egal von welchem Standort aus über Google Meet online teilnehmen und eine Videokonferenz starten können. Sie können die Inhalte sogar aufzeichnen, um auch in der Zukunft Zugriff darauf zu haben. Ermutigen Sie also die Expert:innen Ihres Unternehmens, ihre eigenen Schulungsreihen zu leiten und sie mit Mitarbeitenden rund um den Globus zu teilen.

Wir hoffen, dass diese 10 Tipps für Einstellungs-, Onboarding- und Schulungsprozesse für Ihre HR-Abteilung interessant und hilfreich sind und freuen uns über Ihr Feedback und Ihre Fragen zum Thema. Melden Sie sich bei uns!

Wenn Sie nach Antworten rund um die Funktionen der Google-Workspace-Tools suchen, können Sie sich gern unsere Online-Schulungen und unsere YouTube-Playlist mit Tutorial-Videos ansehen oder uns in unserem AntwortenportalLöcher in den Bauch fragen.

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