Im Sekretariat laufen alle Fäden zusammen. Zusätzlich zur internen und externen Kommunikation wird hier eine Fülle von Aufgabenbereichen bearbeitet. Da heißt es, zu jeder Zeit den Überblick zu behalten und die Organisation so einfach wie möglich zu gestalten. Dazu braucht es eine Office-Software, das einfach zu bedienen ist, die abteilungsübergreifend funktioniert und die sich intelligent an die Arbeitsabläufe anpasst. Google Workspace ist die zeitgemäße, Cloud-basierte Alternative zu Microsoft Office, in der es vielfältige Funktionen für Sekretariatsteams zu entdecken gibt.
Zeitgemäße Bürokommunikation über die Cloud: ortsungebunden und unkompliziert
Von Anfang an für moderne Arbeitsweisen entwickelt, ermöglicht Google Workspace eine flüssige interne und externe Zusammenarbeit – nicht nur vom Büro aus. Alle Anwendungen sind nicht auf dem einzelnen PC installiert, sondern werden über den Browser aufgerufen. Ob das Gerät der PC am Firmenstandort, das Smartphone oder das Notebook im Homeoffice ist, spielt für die Funktionsfähigkeit keine Rolle mehr. Dies hat sich nicht nur im COVID-19-bedingten Lockdown als großer Vorteil erwiesen; es erleichtert schon seit Jahren die unkomplizierte Zusammenarbeit in mobilen oder über mehrere Standorte verteilten Teams.
Alle Anwendungen sind miteinander verknüpft, jedes Dokument lässt sich zeitgleich von mehreren Personen bearbeiten und sämtliche Inhalte, Daten und Informationen sind über die Systemsuche in kürzester Zeit zu finden. Das spart gerade in hektischen, arbeitsreichen Situationen Zeit und Nerven, zum Beispiel wenn im Minutentakt neue E-Mails ankommen, die gelesen, beantwortet oder weitergeleitet werden müssen. Und das neben all den anderen Aufgaben, die Aufmerksamkeit erfordern.
Mit Gmail sämtliche E-Mails zügig und intelligent verwalten
Sowohl der Posteingang als auch der Kalender bieten Ihnen alle bewährten Funktionen bisheriger E-Mail-Programme, doch damit nicht genug: Dank künstlicher Intelligenz ermöglicht Gmail eine sehr genaue Priorisierung und Verwaltung der Mails. Damit können Sie Nachrichten von vornherein nicht nur nach bestimmten Kriterien filtern, sondern – mit einem Wiedervorlagetermin versehen – zurückstellen oder Aufgaben daraus erstellen. In gemeinsamen Posteingängen bearbeiten Sie E-Mails mit anderen Personen zusammen und in delegierten Posteingängen unterstützen Sie Ihre Vorgesetzten.
Praktische E-Mail-Vorlagen und die in Google Workspace aktive künstliche Intelligenz helfen Ihnen, schneller zu antworten und Zeit zu sparen. In der Aufgabenliste auf der rechten Seitenleiste haben Sie während der Bearbeitung von E-Mails und Kalendern immer Ihre To-dos im Blick.
Effizient Termine organisieren und vorbereiten
Auch bei der Terminverwaltung hilft Ihnen die künstliche Intelligenz. Zum Beispiel bietet Google automatisch konkrete Vorschläge für Tage und Uhrzeiten an, wenn Sie dabei sind, einen Termin festzulegen. Ganz automatisch werden Ihnen nur solche Zeitfenster vorgeschlagen, an denen die Personen, die Sie einladen möchten, keine anderen Termine haben. So sparen Sie sich mehrere E-Mails zur Abstimmung und können stattdessen andere Aufgaben erledigen.
Mit Google Kalender können Sie nicht nur Termine einfacher festsetzen, sondern auch die Vorbereitung für das Treffen vereinfachen, indem Sie die Dokumente, die für ein bestimmtes Meeting oder eine Abstimmung nötig sind, diesem Termin einfach beifügen. So haben Sie auch dafür gesorgt, dass im Meeting selbst keine unnötige Zeit für das Suchen nach Dokumenten verlorengeht.
Vielleicht möchten Sie Ihren Vorgesetzten die Möglichkeit geben, mit einem Blick alle Termine des Tages zu überblicken? Dann können Sie ihnen per Gmail morgens eine Terminübersicht schicken. So beginnt der Tag für alle gut strukturiert und entspannt.
Texte schreiben, mühelos korrigieren und in Echtzeit abstimmen
Da alle Abteilungen mit Google Workspace dasselbe System nutzen, ist auch die Zusammenarbeit mit Ihren Kolleginnen und Kollegen in anderen Bereichen und Standorten denkbar einfach – zum Beispiel wenn es darum geht, Protokolle, Berichte, Kalkulationen oder Präsentationen zu erstellen und gemeinsam abzustimmen oder Korrekturen verschiedener Personen umzusetzen. Dazu muss niemand mehr unterschiedliche Versionen mit immer längeren Dateinamen hin- und herschicken, aktualisieren und akribisch abgleichen. Mit Google Workspace können Sie ein Dokument mehreren Personen zum Bearbeiten freigeben.
Für alle von Ihnen erstellten Dokumente können Sie genau bestimmen, wer den Text oder die Kalkulation im Bearbeitungs- oder Vorschlagsmodus direkt editieren und wer im Ansichtsmodus nur Kommentare am Seitenrand setzen darf. Alle Kommentare und Vorschläge sind zeitgleich im selben Dokument sichtbar. Die Vorschläge und Kommentare können Sie einzeln annehmen, ablehnen oder als "erledigt" markieren.
Mit der Antwortfunktion ist es im Kommentar möglich, auf Fragen oder Anregungen direkt zu reagieren. Wenn Sie dazu ein @-Erwähnung mit dem entsprechenden Namen dahinter setzen, erreichen Sie, dass die betreffende Person über Ihre Frage oder Antwort per Gmail in Kenntnis gesetzt wird. Diese Vorgehensweise kann den Abstimmungsprozess erheblich beschleunigen.
Mit Google Chat auf die Schnelle Fragen klären
Ein weiterer wichtiger Baustein für die unkomplizierte Zusammenarbeit ist die in Google Workspace integrierte Chat-Anwendung. Mit Google Chat kann auch auf Unternehmensebene schnell, aber sicher und datenschutzkonform kommuniziert werden.
Ist die Person, die Sie etwas fragen möchten, gerade nicht im Haus, können Sie dringende Fragen unkompliziert über die Chat-Anwendung klären. Sie brauchen dann nicht mehr darauf zu warten, dass Ihre E-Mail gelesen wird. Und mit Ihren Kolleginnen und Kollegen können Sie in Echtzeit zu zweit, innerhalb Ihrer Abteilung oder in übergreifenden Gruppen kommunizieren. Auch das kann die Fertigstellung von Aufgaben deutlich vereinfachen und vorantreiben.
Mit Google Meet Video-Meetings abhalten und aufzeichnen
Gerade in diesen Tagen ist eine gute Videokonferenz-Anwendung im Büroalltag unerlässlich. In Google Workspace ist sie mit Google Meet bereits vorinstalliert. Mit nur wenigen Klicks und ohne Einrichtungsaufwand können Sie Video-Meetings ansetzen, vorbereiten und nachbereiten. Durch die intelligente Verknüpfung aller Anwendungen können Sie die Videokonferenzen mit nur einem Klick aus dem Chat oder einem Kalendereintrag heraus starten. Da es möglich ist, jede Session aufzuzeichnen, brauchen Sie kein gesondertes Aufnahmegerät, um die Ergebnisse später zu transkribieren oder in einem Protokoll zusammenzufassen.
Mühelos die passenden Informationen und Dokumente finden
Ein zentraler Aufgabenbereich im Sekretariat besteht aus der Recherche, der Beschaffung und Auswertung von Informationen. Sämtliche Dokumente und Daten liegen im Cloud-Speicher Google Drive. Sie brauchen sich daher nicht mehr durch eine komplizierte Ordnerstruktur zu hangeln, um zu dem Ordner zu gelangen, in dem Sie die benötigte Information vermuten.
Die schnelle und zielsichere Google-Cloud-Suche ermöglicht es Ihnen, direkt aus dem Dokument heraus, das Sie gerade bearbeiten, die notwendigen Informationen zu finden – egal, ob es sich um die Adresse eines Ansprechpartners, den Termin der letzten Vorstandssitzung oder die Umsatzzahlen des letzten Quartals handelt.
Ohne Programmierkenntnisse Informationen auf Google Sites präsentieren
Gemeinsam mit Ihren Kolleginnen und Kollegen können Sie mit der interaktiven Website-Anwendung attraktive, interaktive Präsentationen von Kalkulationen, Bilanzen und anderen Informationen veröffentlichen. Wenn Sie beispielsweise eine Tagung organisieren, können Sie die Agenda, die Wegbeschreibungen oder die Zugänge zu den Videokonferenzräumen übersichtlich zusammenstellen. Sie brauchen dazu keine speziellen Kenntnisse über Programmierung und Gestaltung von Webseiten. Die Anwendung ist einfach und von allen Geräten aus bedienbar.
Kollaboratives Arbeiten mit System: vielseitig, verknüpft und verlässlich
Während Informationen, Inhalte, Termine und andere Daten im traditionellen Büroalltag mit viel Aufwand dezentral organisiert werden, ermöglicht Google Workspace einfache, intelligente Arbeitsabläufe. Egal in welchem Dokument oder in welcher Anwendung Sie sich gerade befinden: Alle Anwendungen sind von diesem Punkt aus geräteübergreifend und ortsunabhängig zu öffnen. Gerade im Sekretariat, dem zentralen Ort für die gesamte interne und externe Kommunikation, zeigt Google Workspace sich als vielseitiges und verlässliches Instrument für die täglichen Anforderungen.
Ihr Partner für Google Workspace und Google-Cloud-Lösungen
Möchten Sie mehr über moderne Zusammenarbeit mit Google-Software als Office-Alternative wissen? Melden Sie sich bei uns, wenn Sie Fragen haben! Wir sind offizieller Google Cloud Partner und beraten Sie unverbindlich zur Einführung, Lizenzierung und produktiven Nutzung von Google Workspace.
Wenn Sie sich allgemein für die Funktionen der Google-Workspace-Tools interessieren, könnten auch unsere Online-Schulungen und unsere Youtube-Playlist mit Tutorial-Videos interessant für Sie sein.
Weitere Informationen
10 Tipps, wie Google Workspace Prozesse in HR-Teams vereinfacht
Weshalb sich große Organisationen für Google Workspace entscheiden
Die Vorteile der cloudbasierten Office-Lösung Google Workspace
Google Voice – die smarte Telefonielösung für Unternehmen