Seit dem Beginn der Corona-Pandemie war in vielen Unternehmen Improvisationstalent gefragt: Nahezu von jetzt auf gleich mussten Konzepte her, um es der Belegschaft zu ermöglichen, ohne Gefahr für die eigene Gesundheit ihren Job zu machen. Je nach Ausgangssituation gelang dies mal mehr, mal weniger gut, doch eines ist klar: Für viele Bürojobs war das Homeoffice der Königsweg. Und in vielen Firmen hat man, bestärkt durch überwiegend positive Erfahrungen damit, die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten etabliert.

Doch was passiert in einer Situation wie heute, wo manche Teammitglieder im Homeoffice arbeiten und andere vor Ort im Büro sind? Welche Herausforderungen sind damit verbunden, wie begegnet man ihnen – und welche Chancen bieten hybride Settings?

Da wir bei Seibert Media Herausforderungen nicht scheuen, Remote Work zu unserem Alltag gehört und wir außerdem überwiegend positive Erfahrungen mit hybridem Arbeiten (neudeutsch: Hybrid Work) gemacht haben, waren wir am 21. Oktober beim Donnerstalk im heimathafen Wiesbaden als "Möglichmacher" und mit unserem Speaker Clemens zu Gast.

Wer redet denn da?

Unser Agile Coach Clemens Fucker sowie Marlin Watling von Lumen Partners waren gekommen, um das Thema hybrides Arbeiten aus verschiedenen Perspektiven zu beleuchten. Außerdem stellte Karolin Kutter aus dem Innovationsteam unseren aktuellen Ideenwettbewerb "Aus Remote wird Hybrid Work" vor, der sich ebenfalls um diesen Themenkomplex dreht.

Und weil sich mit leerem Magen bekanntlich schlecht arbeiten lässt, vervollständigte Anna Maria Gödrich von Frischepost RheinMain die Reihen der Speaker und zeigte, wie ihr Unternehmen "Hybridworker" mit leckeren, regionalen Lebensmitteln beliefert.

Spot on: Vor- und Nachteile von Hybrid Work

Beschleunigt durch Corona genießt verteiltes Arbeiten mittlerweile eine hohe Akzeptanz und etabliert sich immer stärker als Alternative zur Arbeit vor Ort. Vorteile, die in diesem Zusammenhang von Mitarbeitenden genannt werden, sind im Allgemeinen:

• Wegfall von Arbeitswegen
• Mehr Flexibilität und damit bessere Work-Life-Balance
• Bessere Fokussierung

Doch dem stehen nachteilige Entwicklungen entgegen, die zu Problemen führen können:

• Fehlender Kontakt zu Kolleg*innen
• Entstehung von Silos und Team-Blasen, innerhalb derer sich Meinungen schnell vereinheitlichen
• Durch fehlenden direkten Kontakt gibt es nur selten Blicke über das eigene Team oder den eigenen Bereich hinaus, da formelle Meetings oder spontane Treffen in der Kaffeeküche mit anderen Kolleg*innen wegfallen.

Ein offensichtliches Dilemma, in dessen Zentrum immer das Thema Kommunikation steht: Nämlich separierte Kommunikation einerseits und separiertes Socializing andererseits. Insbesondere dann, wenn Kolleg*innen fast ausschließlich von zu Hause arbeiten.

Und nicht nur das: Für Menschen als soziale Wesen spielen gute soziale Beziehungen eine wesentliche Rolle für die Motivation: Sind diese reduziert, leidet die Motivation. Es kommt jedoch auch auf die Einstellung an: Bei Seibert Media sehen wir Hybrid Work als das Beste aus zwei Welten – trotz der Kombination aus direkter und vermittelter Kommunikation.

Die Mischung macht’s: welche Maßnahmen hilfreich sind

Um den negativen Folgen zu begegnen und alle Mitarbeiter*innen, egal wo sie arbeiten, optimal zu unterstützen, haben wir einfach einen ganzen bunten Strauß an Angeboten entwickelt.

"Wer arbeitet wo?"

Diese angepinnte Abfrage in unserem Linchpin-Intranet war immer als an prominenter Stelle sichtbar. So konnte jede*r angeben, wo er oder sie an diesem Tag und im Laufe der Woche arbeiten würde – und so waren auch die anderen informiert, was die Auslastung im Büro betraf. Viele Mitarbeitende haben das als Entscheidungsgrundlage genutzt, ob sie vor Ort oder im Homeoffice arbeiten. So entstanden zum Teil fest verabredete Office-Tage, an denen Teams dann auch einmal zahlreicher vertreten waren.

Bitte kein Callcenter!

Ein Hybrid-Meeting bekommt schnell einen Callcenter-Charakter: Die im Office anwesenden Teammitglieder sitzen mit Kopfhörern auf den Ohren am Schreibtisch und dennoch gibt es permanente Störquellen, weil z. B. am Nebentisch parallel ein weiteres Meeting stattfindet … Unsere Lösung dafür heißen Telefonzelle und Kamera-Eule: In die Telefonzelle können sich einzelne Mitarbeiter*innen zurückziehen, wenn sie ein Meeting haben und niemanden stören wollen. Die Kamera-Eule spielt ihre Stärken dann aus, wenn mehrere Leute vor Ort in einem Raum und andere remote dazugeschaltet sind: Die Eule zeigt nicht nur den ganzen Raum, sondern kann die 360-Grad-Kamera immer auf die Person fokussieren, die gerade spricht; sie verfügt über ein Mikrofon und einen Lautsprecher und sieht zudem noch niedlich aus.

Klare Regeln

Hybride Meetings benötigen differenzierte Regeln. Das fängt bei der Moderation an: Remote first oder Local first? Im Zweifel gilt bei Seibert Media: Remote first, damit auch diejenigen, die nicht physisch vor Ort sind, genug Raum für ihre Anliegen haben. Die Ziele des Meetings spielen ebenfalls eine Rolle: Um was geht es? Ein reiner Informationsaustausch erlaubt andere Settings als beispielsweise ein Co-working-Meeting. Nicht zuletzt sind auch die Teilnehmer*innen entscheidend: Wer braucht in welcher Rolle welche Möglichkeiten zur Interaktion?

Miteinander

Bei unserem monatlichen AgileOrg-Frühstück treffen sich so gut wie alle Mitarbeitenden zum großen Austausch – hier gibt es Unternehmens-Updates, neue Mitarbeiter*innen werden begrüßt, Neuigkeiten besprochen und Raum für sogenannte Shoutouts wird ebenfalls angeboten (eine Art öffentliches Dankeschön an Kolleg*innen). Das trägt zu einem wertschätzenden Miteinander bei.

Wer Lust hat, trifft sich morgens im Chatraum "Digitale Teeküche", um dort mit Anderen Tee, Kaffee oder Kakao zu trinken (virtuell). Dazu nutzen wir Tools wie Linchpin Hey – unser Social Intranet, wo auch Storys geteilt, Filmabende geplant, Wissenswertes gepostet und News aus dem Unternehmen kommuniziert werden können. Für die Zusammenarbeit stehen Google Workspace und Atlassian Confluence zur Verfügung; damit können auch mehrere Mitglieder eines Teams gleichzeitig an einem Dokument arbeiten.

Und da Remote-Arbeitende nicht in den Genuss des subventionierten Mittagessens im Büro kommen können, ist es möglich, sich von Kantiin Gerichte nach Hause liefern zu lassen. So haben sich gemeinsame "hybride Mittagessen" oder "Lunch-Impulse" komplett remote etabliert.

Für Newbies

Seibert Media ist auch in der Pandemie gewachsen. Newbies starteten teilweise sogar während der Phasen, als nur noch vereinzelt Kolleg*innen im Büro anzutreffen waren. Einarbeitung remote – kann das funktionieren? Es kann! Dafür sorgt auch unser Onboarding-Flugplan, den jede*r Newbie an die Hand bekommt und der es ermöglicht, dass man Kolleg*innen und Produkte kennenlernen, in unsere Philosophie eintauchen und mit den verschiedenen Geschäftsbereichen und Themen bei Seibert Media in Kontakt kommen kann. Für jede absolvierte "Mission" gibt es Sternchen im Onboarding-Flugplan – das ist ein Ansporn und das Sternchen-Sammeln wird für so manchen fast zum Hobby.

Fazit

Beim Donnerstalk wurde deutlich: Die Herausforderungen von Hybrid Work sind nicht klein, doch man kann sie durchaus meistern. Dafür braucht es kreative Ideen, das richtige Equipment, ein wenig Methodik, aber vor allem aufgeschlossene Menschen, die die Kommunikation weiterhin suchen und nicht scheuen. Und dann kann auch ein Remote-Neujahrsempfang rocken (inklusive Spaghetti und einer guten Flasche Rotwein)!

Hier könnt ihr euch das Video zu Clemens' Talk anschauen:

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