Wenn es um die Migration zu Atlassian Cloud geht, taucht mit als erstes die Frage auf: Geht das schnell und nahtlos? Dann folgen weitere Fragen wie diese: Können unsere Teams weiter so arbeiten wie bisher? Funktionieren unsere Apps? Für Unternehmen, die den meisten Nutzen aus der Migration ziehen möchten, sind das nicht die richtigen Fragen, denn wer den Umstieg als simple Eins-zu-eins-Kopie versteht, verpasst eine große Gelegenheit.

Eine Cloud-Migration birgt die Chance zur Konsolidierung

In den meisten Unternehmen wachsen die Arbeitsprozesse mit der Zeit organisch. Individualisierungen werden vorgenommen. Auftretende Probleme werden auf die schnellstmögliche Art gelöst. Kleine Brände entstehen und werden von den Teams ausgetreten. Und mit der Zeit wird es unordentlich und teils chaotisch.

Die Individualisierungen häufen sich an. Einst vermeintlich wichtige Dinge sind heute ungenutzt und kosten unnötig Speicherplatz und Geld und bergen manchmal sogar Sicherheitsrisiken. Niemand dreht das Rad mal zurück und nimmt sich die Optimierung all der "Quick Fixes" vor oder kümmert sich um eine langfristige Lösung für das ursprüngliche Problem.

Der Status quo ist schließlich ein System voller klobiger Workarounds, die die Produktivität behindern und Kosten verursachen. Deshalb sollte die Frage nicht lauten, ob sich die Server-Instanz einfach in die Cloud replizieren lässt, sondern warum in aller Welt man diese ganzen Altlasten mitnehmen sollte.

Das führt zu der Chance, die die Migration eröffnet. Sie bietet die Gelegenheit, innezuhalten und die besten, produktivsten und kollaborativsten Prozesse und Arbeitsmethoden zu identifizieren. Dann kann das Team seine Cloud-Systeme so aufsetzen, dass sie diese bestmöglichen Prozesse gut unterstützen. Ob das nun dem entspricht, wie die Dinge in der Server-Instanz gemacht wurden, oder nicht, ist dabei zweitrangig.

Viele Migrationsprojekte sind Change-Management-Projekte

Wenn das Team die Migration nicht mehr als bloßes Kopieren begreift, kann sich ein Verständnis davon entwickeln, worum es sich bei diesem Umstieg oftmals wirklich handelt: um ein Change-Management-Projekt. Und damit verschiebt sich der Fokus meist auch von den technischen Details auf die menschliche Seite der Migration.

Dabei geht es darum, für die Leute im Unternehmen ein attraktives Zielbild zu zeichnen, Interesse an den neuen Wegen der Zusammenarbeit zu wecken und klar zu kommunizieren, was sich verändern und verbessern wird.

Eine Voraussetzung dafür ist, dass vom Start weg die richtigen Leute mit im Boot sitzen. Stakeholder müssen das Gesamtbild und die übergeordneten Ziele des Projekts verstehen, damit das Team ihre Unterstützung erhält. Das gilt ebenso für die Unternehmensführung. Wenn die wichtigen Stakeholder und das Management die Transformation fördern, ist ihr Erfolg viel wahrscheinlicher.

Um Support für das Migrationsprojekt zu gewinnen, ist es in vielen Fällen hilfreich, sich zusätzliche Atlassian-Cloud-Expertise ins Haus zu holen - und zwar von Fachleuten, die sich mit den technischen Aspekten des Umstiegs genauso gut auskennen wie mit den kulturellen Faktoren im Hinblick auf das Change-Management.

Das ideale Ziel als Ausgangspunkt

Wenn allen Beteiligten klar ist, worum es bei der Cloud-Migration tatsächlich geht, sollten die praktischen Fragen auf den Tisch kommen:

• Welche Workflows brauchen die Teams?
• Welche Tools bieten unverzichtbare Funktionen?
• Welches Maß an Sichtbarkeit benötigt die Unternehmensführung?
• Welche Einsichten, Learnings und Berichte können Führungskräften und Admins bei strategischen Entscheidungen helfen?

Dann ist ein Vergleich zwischen dem Status quo und dem idealen Endstadium hilfreich, im Zweifel einfach als simple Tabelle. Und anschließend muss das Team darüber diskutieren, wie es sich in Position bringt, diesen Zielen möglichst nahezukommen.

Auch hier ist eine Neuformulierung der Fragen manchmal hilfreich. Viele Teams wollen wissen: Gibt es die Apps, die wir nutzen, auch in der Cloud? Zielführender wäre aber vielleicht die Fragestellung: Warum haben wir diese App ursprünglich eigentlich eingeführt? Denn dass sie in der Cloud verfügbar ist, bedeutet ja nicht automatisch, dass sie dort tatsächlich gebraucht wird. Das Ziel besteht also darin zu verstehen, welche Probleme eine App lösen sollte oder soll, und dann zu evaluieren, ob das womöglich schon mit den neuen Cloud-Features gut geht oder ob die App weiterhin nötig ist.

Kurz: Je mehr das Team darüber weiß, was erreicht werden soll, desto einfacher wird die Einschätzung, wie sich das in der Cloud umsetzen lässt.

Schulungen helfen auf mehreren Ebenen

Ein weiterer Erfolgsschlüssel kann die Schulung sein. Wenn die Leute in Trainings, Webinaren und Schulungsvideos sehen und erleben, was sich ändert, welche Prozesse neu sind und welche neuen Funktionen sie zur Verfügung haben, dürfte die Adaption eine deutlich weniger steile Lernkurve mit sich bringen und deutlich reibungsärmer gelingen.

Je nach Unternehmen lohnt es sich in diesem Zusammenhang, drei Ebenen zu bedienen:

• die Unternehmensführung, die verstehen will, wozu die Systeme in der Lage sind und warum sie gebraucht werden,
• die Administratoren, die exakt wissen wollen, wie die Lösungen gesteuert werden,
• die Endnutzer, die sich von den bisherigen Systemen lösen und in die Cloud umsteigen sollen.

Das ist natürlich von Organisation zu Organisation unterschiedlich. Technisch affine Unternehmen brauchen meist weniger Trainingsmaßnahmen als Firmen, die wenig mit Technologie und Software zu tun haben.

Genügend Zeit, um Fehler nicht zu wiederholen

Ein letzter Aspekt, der in Migrationsprojekten gerne mal zu kurz kommt, ist die Zeit. Das Migrationsteam sollte vermeiden, sich unter Zeitdruck zu setzen oder setzen zu lassen. Dazu gehört auch der Verzicht auf fixe Commitments oder Deadlines, ohne die Komplexität des Projekts genau verstanden zu haben.

Es ist nie sinnvoll, solch ein Zukunftsprojekt im Schnelldurchlauf zu nehmen und sich für wichtige Fragen und Evaluationen nicht genügend Zeit zu nehmen. Denn dann besteht die Gefahr, dass ungünstige Entwicklungen und Prozesse aus dem Server-System am Ende doch einfach in die Cloud übernommen werden und dort von Anfang an die Produktivität und die Effizienz bremsen.

Ein ausführlicher Evaluationsprozess gemeinsam mit einem erfahrenen Partner ebnet den Weg in die Cloud und löst die Bremsen, die die Teams bisher behindert haben.

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