Fünf (und mehr) gute Gründe für die Cloud Teil 2: Mit dem Umzug in die Cloud Kosten sparen und Gewinn steigern

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Willkommen zum zweiten Teil unserer Artikelserie über viele gute Gründe, warum ein Umzug in die Cloud durchaus eine gute Idee ist! Im ersten Teil haben wir uns mit der Skalierung beschäftigt und gezeigt, dass dieser Aspekt in der Atlassian Cloud wesentlich einfacher zu handhaben sein kann als bei On-Premise-Instanzen. In diesem zweiten Beitrag geht es um ein Thema, das schon zahlreiche Pop- und Rockstars besungen haben: Geld, oder, genauer gesagt: Gewinne und Kosten. Denn oft wird als Argument gegen die Cloud angeführt, dass sie wesentlich teurer sei als On-Premise-Lösungen. Warum das so nicht zutrifft und wie Sie mit der Cloud langfristig sogar Geld sparen, verraten wir Ihnen heute.

Guter Grund #2 für den Umzug in die Cloud: Gewinn steigern, Kosten senken

Was rechnet sich mehr – Cloud oder On-Prem? Hier scheiden sich die Geister. Wenn man sich nur die monatlichen Abo- bzw. Lizenz-Kosten anschaut, erscheint die Atlassian Cloud zunächst teurer. Das allerdings gilt ausschließlich für die Momentaufnahme. Langfristig ergibt sich ein anderes Bild. Und zwar eines, in dem On-Premise-Lösungen wesentlich unattraktiver (und kostenintensiver) werden.

Das liegt vor allem daran, dass das offensichtliche "Preisschild" bei On-Prem, also bspw. die Lizenzkosten, nur die Spitze des Eisbergs sind. So kostet Downtime in Minuten oder Stunden schnell dreimal so viel wie ein ganzjähriges Cloud-Abo. Die Zeit und Ressourcen Ihrer IT können Sie halbieren, wenn Sie "Off-Prem" gehen. Betriebliche Ausgaben und die Kosten für nicht-benötigte Ressourcen sind dabei noch nicht berücksichtigt.

Hier spielt die Cloud ihre Stärken aus: Denn damit haben Sie stets genau die richtige Kapazität zur Verfügung – ob besonders viel in Zeiten von Lastspitzen oder eben auch weniger (nämlich in Zeiten, wenn Kunden und Hacker schlafen). So können Sie mit einem Umzug in die Cloud bis zu 30 % jährlich einsparen (im Vergleich zu einer On-Premise-Lösung)! Die Kosten für nicht-benötigte Software-Lizenzen in Großbritannien und in den USA belaufen sich auf stolze 34 Mrd. Dollar – pro Jahr. 2017 bezifferten IT-Expert*innen im Trend-Report von Office 365 die jährlichen Kosteneinsparungen gegenüber On-Prem auf 20 %.

Ausschlaggebend für die Einschätzung, was nun eigentlich mehr kostet, ist, ob Sie die kurz- oder langfristige Perspektive einnehmen. Betrachten Sie nur die offensichtlichen Kosten oder das große Ganze, wo auch die Total Cost of Ownership (von der Zeit, die Ihre IT-Teams aufwenden müssen bis hin zu den Kosten für neue Server) eine Rolle spielen? Wir stellen Ihnen fünf Optionen vor, wie Sie mithilfe der Cloud den versteckten Kostenberg eliminieren können:

1. Reduzieren oder Eliminieren der Kosten für große Vor-/Ausfälle

Durchschnittlich 5.600 bis 9.000 Dollar pro Minute kostet ein Ausfall Ihr Unternehmen. Pro Minute! Manche Unternehmen haben noch mehr zu verlieren – Facebook etwa kostete der größere Ausfall 2019 rund 90 Millionen Dollar. Bei einer On-Prem-Lösungen trägt Ihr IT-Team die Hauptlast der Verantwortung – und damit auch die für eventuelle Ausfälle. Letztere können wiederum einen Rattenschwanz an Konsequenzen nach sich ziehen: Umsatzeinbußen, Reduzierung der Produktivität, nicht eingehaltene SLAs, Überstunden, Rufbereitschaften usw. Anstatt das alles Ihrem Team aufzubürden und zu hoffen, dass Ihre Server und Systeme einen größeren Vorfall bewältigen können, können Sie einen anderen Weg wählen und die Verantwortung an Ihren Cloud-Anbieter auslagern. Atlassian zum Beispiel garantiert eine Betriebszeit von 99,95 % – und sollte es doch einmal zu einem Zwischenfall kommen sind die Ressourcen vorhanden, um ihn schnell und ohne zusätzliche Kosten für Sie zu beheben.

2. Zeit für das Wesentliche für Ihre IT

Wenn Sie eine Liste erstellen würden mit all dem, was Ihre IT-Abteilung zu tun hat, um Ihre Server zu verwalten und am Laufen zu halten, wäre diese wahrscheinlich sehr lang. Ob Performance- oder geplante Upgrades, Patches, Server-Austausch, VPN-Installationen für den Fernzugriff, Incident Management, Change Management, manuelle Integrationen – das lässt sich beliebig fortsetzen.

Bei einem Umzug in die Cloud bekommt Ihr IT-Team Luft für wichtigere Aufgaben als Server-Pflege, denn all diese Aufgaben übernimmt dann der Cloud-Anbieter. Ihre (hoffentlich gut bezahlten) IT-Profis können sich dann auf wertvolle strategische oder dringliche Aufgaben konzentrieren und nicht darauf, ob neue Lizenzen erworben werden müssen. Übrigens: Das ist auch der Grund, warum 74 % der Unternehmen der Meinung sind, dass die Cloud Ihrer IT einen Wettbewerbsvorteil verschafft!

3. Operative und Hardware-Kosten reduzieren

- Server: Server müssen regelmäßig gewartet/repariert und durchschnittlich alle 3-5 Jahre ausgetauscht werden.
- Server-Support: Zusätzlich zu den Servern selbst gibt es noch andere Hardware, Teile und Komponenten, die in einem On-Premise-Szenario vorgehalten, gewartet und immer wieder ausgetauscht werden müssen – von Load Balancers über Klimaanlagen und Server-Racks bis zu Ersatzteilen.
- Software-Lizenzierung bzw. Neukauf: 34 Mrd. Dollar für ungenutzte Lizenzen – vielleicht gehört ein Teil davon auch Ihrem Unternehmen. Um das zu verhindern, müssen Sie ständig dranbleiben: Wer braucht welche Software, was schon schwierig werden kann, wenn Ihr Unternehmen wächst oder Mitarbeiter*innen gehen… In der Cloud kann die Anzahl der Nutzer*innen oft automatisch ermittelt und aktualisiert werden – natürlich ständig im Blick Ihrer Admins.
- Stromrechnung: Wenn man davon ausgeht, dass 80 % aller Server überdimensioniert sind, bedeutet das, dass 80 % der On-Premise-Unternehmen mehr Strom verbrauchen als sie wirklich benötigen – was sich in einer entsprechenden Stromrechnung niederschlägt. Jeden Monat.
- Gebäude/Platz: Physische Server benötigen Räumlichkeiten – inklusive Kühlung. Mit einem Umzug in die Cloud gewinnen Sie diesen Platz zurück und können ihn für anderes nutzen. Oder Sie können das ganze Gebäude vermieten oder verkaufen, wenn Sie es nicht mehr benötigen.
- Wartung: Server-Wartung wird oft von Dienstleistern übernommen – diesen Posten können Sie einsparen und an Ihren Cloud-Anbieter delegieren.
- Zeitaufwand für die Anlagenverwaltung/Audits: Je mehr Systeme Ihr IT-Team verwaltet (einschließlich physischer Server, Load Balancer und Teile sowie nicht-physischer Anlagen wie Softwarelizenzen und Datenbanken), desto mehr muss Ihre Anlagenverwaltung nachverfolgen. Das bedeutet mehr Zeit, mehr Ressourcen und einen höheren mentalen Aufwand

4. Reduzierung der Umweltkosten

Seien Sie umweltfreundlich – mit der Cloud. Und: Sie sparen auch noch dabei! Denn: Strom kostet Geld. Und wenn Sie mehr Strom verbrauchen als notwendig, zahlen Sie mehr Geld als Sie müssten. Das ist also eine doppelt gute Nachricht: Die Cloud ist bis zu 98 % umweltfreundlicher und außerdem günstiger!

5. Vermeiden Sie Kosten für Skalierung

Die Mehrheit (hier wird oft von 80 % ausgegangen) aller On-Premise-Lösungen ist überdimensioniert. Unternehmen halten also weit mehr Rechenleistung vor, als sie tatsächlich brauchen. Das ist ein enormer Kostenfaktor. Das Problem besteht schlicht darin, dass Ihr IT-Team in jeder On-Prem-Umgebung immer eine Annahme treffen muss, wie viel Rechenleistung wahrscheinlich für die Zukunft benötigt wird.

Wenn sie zu viel beschaffen, kostet Sie das Geld – und Sie haben haufenweise Zeug herumliegen, das niemand braucht. Verschätzen sich Ihre IT-Admins aber nach unten, dann müssen Sie nachkaufen, umplanen, Übergangslösungen finden und alles wieder neu aufsetzen – das dauert und kostet ebenfalls. Ganz zu schweigen davon, dass manches vielleicht wochen- oder monatelang langsamer läuft, was gerade bei Kunden oft nicht gut ankommt. Das heißt also: Sollte sich Ihr IT-Team in welche Richtung auch immer verschätzen, kann es teuer und unangenehm werden.

Die Lösung: Ein Cloud-Service mit automatischer Skalierung. Greifen mehr Nutzer*innen zu, wird mehr Rechenleistung zur Verfügung gestellt, ohne dass Sie sich extra darum kümmern müssen. Sinkt die Nachfrage, wird auch die Rechenleistung reduziert, damit Sie Kosten sparen.

Was kostet also ein Umzug in die Cloud?

Dafür gibt es keine Pauschalantwort. Aber an einem Rechenbeispiel wird es deutlich: Legen wir die Berechnung zugrunde, dass der Return of Investment das Ergebnis der folgenden Gleichung ist:

(Gewinn/Gewinn aus Investitionen – Investitionen) : Investitionen = ROI

Wenn Sie also bspw. 50.000 Euro in eine Migration von On-Prem in die Cloud investieren und Sie sparen 50.000 Euro pro Jahr nach der Migration, dann würde Ihre Rechnung nach drei Jahren (und damit Einsparungen von 150.000 Euro) so aussehen:

(150.000 Euro – 50.000 Euro = 100.000 Euro) geteilt durch 50.000 Euro ist gleich 2

Sprich: Ihr ROI nach drei Jahren entspräche dem Faktor 2 (oder 200 %). Im ersten Jahr gäbe es einen reinen Break Even, aber ab dem 2. Jahr würden Sie damit beginnen, in die Gewinnzone zu fahren.

Die meisten Wechsel in die Cloud führen dazu, dass die Gewinne mit den Jahren steigen. Das ist nur logisch, da dann zum Tragen kommt, dass Sie die Kosten für physische Server, Software, Dienstleister, Lieferanten auf Jahresbasis einsparen. Das bleibt auch dann gültig, wenn Sie zu Beginn mehr in Ihre Migration investieren als sich im ersten Jahr amortisiert. Nicht in Zahlen bezifferbar, aber auf der Ebene der Arbeitsatmosphäre wichtig: Die Zeitersparnis für die Non-IT-Teams, die mit der Cloud einen schnelleren Zugang zu neuen Funktionen haben, die die Produktivität, Zusammenarbeit und Sicherheit erhöhen.

Fallstudie: Igloo Software, Ontario, Kanada

Nach einem größeren Ausfall, der das Unternehmen dreimal so viel kostete wie ein Jira-Cloud-Abonnement, entschied sich Igloo Software für den Umstieg von On-Premise auf die Cloud. Der Wechsel brachte in vielerlei Hinsicht Ersparnisse; Die Kosten zukünftiger Vorfälle, aber auch Zeiten für Administration oder geplante Downtimes/Wartungsfenster.

James Seddon, Senior Tools Admin, erklärt:

"Als wir noch unsere eigenen Jira-Server verwalteten, erforderte jedes Upgrade eine Downtime von mindestens 2 Stunden. Und wir mussten das entsprechend spät, also nach 20:00 Uhr, planen, was meist eine Nachtschicht für mich als Admin bedeutete. Upgrades für Bamboo oder Bitbucket, die wir getrennt davon durchführten, nahmen auch jeweils noch 2 Stunden in Anspruch."

Zeit und damit Kosten sparte Igloo jedoch auch dadurch, dass jeder User nach dem Umzug in die Cloud in der Lage ist, Funktionen selbst zu konfigurieren, ohne die Hilfe eines Admins. Seitdem sind die Support-Tickets um satte 50 % zurückgegangen, weil die Benutzer*innen nun viel mehr Admin-Arbeit selbst erledigen können.

Es gibt viele gute Gründe …

… warum man in die Cloud gehen sollte. Zwei davon haben wir Ihnen in unseren Beiträgen vorgestellt. Morgen wird es um Schnelligkeit und Performance gehen: Auch hier wollen wir sehen, inwieweit die Cloud Ihnen Vorteile bieten kann. Bleiben Sie dran und lesen Sie weiter mit!

Genug gute Gründe?

Seibert Media ist Atlassian Premium Partner – wir begleiten Sie gern, wenn Sie nun auch einen Umzug in die Cloud in Erwägung ziehen. Kommen Sie einfach auf uns zu, wir sind für Sie da!

Weiterführende Infos