Die Vorteile agiler Arbeitsmethoden sind unumstritten. Eines der meistgenutzten und bekanntesten Frameworks für agile Skalierungen ist SAFe®, das Scaled Agile Framework for Lean Enterprises. In hochkomplexen, agilen Transformationen bietet SAFe® eine Struktur und Sicherheit, die dabei hilft, das Ziel Business Agility wirklich zu erreichen. Um die Umsetzung der Methode zu unterstützen, werden verschiedene Tools eingesetzt. Dabei ist die Auswahl im SAFe®-Umfeld groß und reicht von einfachem Task-Management bis zu unternehmensweiter Kommunikation.

Erfolgreich mit SAFe® skalieren – die Anfänge

Im Rahmen agiler Transformationen ist es wichtig, nicht nur neue Methoden einzusetzen, sondern vor allem eine gut durchdachte Strategie zu entwickeln. SAFe® benötigt einen geplanten Implementierungsprozess, die Teams tatkräftige Unterstützung durch Schulungen.

SAFe® kann Organisationen dabei helfen, ihre Ziele auf Programm-Ebene einheitlich auszurichten, was insbesondere für größere Unternehmen von Vorteil ist. Außerdem legt SAFe® einen großen Fokus auf Wertströme – die den Grundstein für teamübergreifende Zusammenarbeit bilden. Die Teams orientieren sich bei der gemeinsamen interdisziplinären Arbeit an diesen Wertströmen, um eine hohe Qualität und Geschwindigkeit durch den gesamten Prozess hindurch sicherzustellen.

Durch die Organisation um Wertströme und eine iterative Arbeitsweise wird die Produktivität erheblich erhöht. Um den Teams dabei zu helfen, sich auf wichtige Aufgaben zu konzentrieren und gleichzeitig unnötigen Arbeitsaufwand zu vermeiden, stehen Scrum-Master in den ersten Phasen einer agilen Transformation den Teams zur Seite, damit diese lernen, sich auch langfristig selbst zu organisieren und das stetig weiterzuentwickeln.

Sowohl die Methodik als auch die Tools sind entscheidende Komponenten bei der Skalierung agiler Methoden. Zudem trägt die Unternehmenskultur selbst einen großen Teil zum Erfolg bei. Die richtige Kombination dieser Komponenten kann dabei helfen, eine agile Kultur erfolgreich zu etablieren und die Produktivität der Teams nachhaltig zu verbessern. Mit der richtigen Methode, die eine passende Unternehmenskultur voraussetzt und durch Tools unterstützt wird, steht der agilen Transformation nichts im Wege.

Die agile Kultur im Unternehmensumfeld

Wenn agile Methoden eingesetzt werden, ist eine besondere Kultur im Unternehmen gefordert – Mitarbeiter*innen müssen befähigt werden, eigenständig Entscheidungen zu treffen. Dazu gehört auch, dass alle zum richtigen Zeitpunkt Zugang zu den richtigen Informationen haben – zum Beispiel durch den Einsatz von Tools wie Confluence.

Selbstverständlich bewirkt ein Tool allein keinen Kulturwechsel. Wenn Menschen gute, fundierte Entscheidungen treffen sollen, müssen sie sich dabei wohl fühlen. Voraussetzung dafür ist eine gesunde Fehlerkultur im Unternehmen. Das heißt: Im Fall eines Fehlers sollte es nicht um Schuldzuweisungen gehen sondern darum, aus Fehlern zu lernen und sie gemeinsam als Team zu beheben. Eine solche Kultur unterstützt auch das Experimentieren mit neuen Ansätzen für bestehende Herausforderungen.

Transformation: Kulturwandel in streng traditionell geprägten Unternehmen?

SAFe® kann Unternehmen zwar dabei helfen, diese Kultur zu fördern, aber ein grundlegendes Umdenken im Unternehmen erfordert zusätzlichen Einsatz. Oft ist auf Managementebene schwer greifbar, welche Maßnahmen auf das Ziel der agilen Unternehmenskultur einzahlen. In einem konservativen Projektmanagement-Ansatz werden die meisten Entscheidungen Top-down getroffen, im agilen Umfeld Bottom-up.

Der erste Schritt auf der Reise zu einem Kulturwandel besteht darin, ein kollektives Verständnis für die wichtigsten Errungenschaften und eine neue Denkweise auf Top-Level-Managementebene zu schaffen. Die Verantwortung für Entscheidungen verlagert sich mehr und mehr auf die Teams – den Führungskräften auf Managementebene fällt es allerdings oft schwer, Verantwortung abzugeben und Entscheidungen nicht selbst zu treffen.

Wie agile Führung auch in einem stark traditionell geprägten Umfeld funktionieren kann, zeigt das Beispiel von David Marquet: In seinem Buch "Turn the ship around" zeigt der U-Boot-Kommandant der US Navy, wie eindrucksvoll sich agile Transformationen durch die richtigen Fragen und den nötigen Freiraum entwickeln können.

Anstatt direkte Befehle zu erteilen, wurde Verantwortung durch Fragen wie "Was wollen wir erreichen?" an das Team übergeben. Er forderte von den Teams, Aussagen wie "Ich beabsichtige, … zu tun" mit "Ist es sicher und richtig, das zu tun?" zu beantworten – so entstand eine Entscheidungsgrundlage, die auf Kompetenz und klaren Entscheidungswegen basierte.

Die Teams sind auf diesem Weg für grundlegende Entscheidungen selbst verantwortlich, was zu einem höheren Engagement und aktiverer Teilnahme im Alltag führt. Was und wie dies zustande kommt – das lassen Sie sich am besten in diesem unterhaltsamen Video von David Marquet selbst erklären:

Dieses Beispiel zeigt, dass es auch in Unternehmen mit konservativen und strengen Führungsmodellen möglich ist, agile Arbeitsmethoden einzusetzen. Die Voraussetzung dafür ist jedoch, dass der Wille auf Führungsebene vorhanden sein muss. Daher sollte der erste Schritt in agilen Transformationen immer sein, Verständnis beim Top Management zu schaffen – erst dann sollten Teams geschult werden.

Die Wahl des richtigen Tools

Die Zusammenarbeit mit SAFe®-Profis führt in agilen Transformationsprozessen zu optimalen Ergebnissen, denn so können häufige Fehler vermieden werden. Kunden profitieren zudem von der langjährigen Erfahrung. Um möglichst effektive Schulungen anzubieten, sollten die Teams direkt in einem Tool geschult werden, mit dem sie später im Alltag arbeiten werden. Aber welches Tool ist das richtige?

Besonders im Umfeld agiler Transformationen gibt es eine Vielzahl an möglichen Tools. Projektmanagement-Software wie Jira wird oft mit agilen Arbeitsmethoden in Verbindung gebracht, obwohl Jira gerade beim Einsatz von SAFe® schnell an seine Grenzen stößt. SAFe®-Hierarchien und -Terminologie können in der Standardkonfiguration von Jira nicht abgebildet werden.

Daher kommen Add-ons wie Agile Hive zum Einsatz, die dabei helfen, die umfangreichen Facetten von SAFe® zentral in Jira zusammenzuführen.. Agile Hive integriert sich in eine bestehende Jira-Instanz und wurde entwickelt, um Teams die Arbeit mit SAFe® effektiv zu visualisieren und in Echtzeit mit den unternehmensstrategischen Anforderungen abzugleichen. Letztendlich hängt die Wahl des passenden Tools aber von den individuellen Herausforderungen im speziellen agilen Umfeld ab – der Aufwand für die Individualisierung sollte dennoch so gering wie möglich ausfallen, gleichzeitig aber auf die Bedürfnisse des Teams eingehen.

Herausforderungen in digitalen Transformationen und wie man sie meistert

Wenn Teams in der Methodik zwar umfassend geschult wurden, jedoch das anstehende PI Planning aufgrund ungeeigneter Tools nicht bewältigen können, steht ein Projekt schnell auf der Kippe. Methodik und Tool müssen stets aufeinander abgestimmt werden, um ein optimales Ergebnis zu erzielen – dafür gibt es jedoch keine Einheitslösung. Jedes Unternehmen funktioniert unterschiedlich und benötigt einen individuell zugeschnittenen Ansatz. Aus unserer Erfahrung mit Kunden treten meist ähnliche Herausforderungen in SAFe®-Transformationen auf:

Zu wenig Transparenz

Wenn man agile Methoden verwendet ist es von besonderer Bedeutung, dass alle Informationen zur richtigen Zeit zur Verfügung stehen, um eine Grundlage für Entscheidungen bieten zu können. Transparenz ist eine der Kernkompetenzen von SAFe® und setzt dabei auch auf das Schaffen von Vertrauen, um Offenheit im Unternehmen zu fördern, sowie den Einsatz von Lean-Agile Leadership.

Führungskräfte sollten großen Wert auf Transparenz legen, denn nur so kann eine klare Kommunikation im Unternehmen funktionieren. Informationen können durch interne Wikis wie Confluence, Social Intranets wie Linchpin oder Projektmanagement-Tools wie Jira bereitgestellt werden, sofern alle Informationen darin gepflegt und freigegeben sind. Leider reicht es nicht aus, Jira zu implementieren – besonders im SAFe®-Umfeld existieren hier enge Grenzen.

Nicht genug IT-Ressourcen und -Budget

In vielen agilen Transformationen werden Ressourcen und Budget vor allem in Schulungen und operative Restrukturierungen gesteckt – und erst dann, wenn die Teams mit den agilen Methoden durchstarten wollen, wird ein Tool gesucht. An diesem Punkt angelangt, kommt es immer wieder vor, dass das meiste Budget schon ausgegeben oder verplant ist. Um diesen Fehler zu vermeiden, sollte die IT möglichst früh im Prozess mit einbezogen werden, damit ein Tool ausgewählt, implementiert und die entsprechenden IT-Ressourcen geplant werden können.

Wissen zu Methoden und Tool

Schulungen sind essentiell, um ein grundlegendes Wissen rund um die Methodik und das Tool im Unternehmen aufzubauen. Sobald auf ein entsprechendes umfangreiches Know-how zurückgegriffen werden kann, können Teams selbst Verbesserungsvorschläge entwickeln und das Unternehmen langfristig voranbringen.

Keine cross-funktionalen Teams

Das Auflösen von Silos ist oft eine Herausforderung. Die Organisation ist nach dem traditionellen Projektmanagement nicht an Wertströmen ausgerichtet – die Abhängigkeiten zwischen Teams machen es schwer, Timings einzuhalten, da die Kommunikation nicht perfekt funktioniert. Tools wie Agile Hive visualisieren diese Abhängigkeiten und können so dabei helfen, mögliche Silos zu identifizieren und durch die Organisation in selbstorganisierten Teams aufzulösen.

Mangelnder Veränderungswille

Bestehende Tools und Methoden haben bis jetzt funktioniert – warum also etwas ändern? Sobald die neuen Arbeitsweisen sich jedoch etabliert haben, überwiegen die Vorteile und die Akzeptanz wächst.

Keine kontinuierliche Verbesserung

Sobald die ersten Schritte in einer agilen Transformation gemacht sind, arbeiten Teams oft mit den neuen Systemen und machen sich keine Gedanken über eine weitere Verbesserung. Es ist sehr wichtig, sich nicht auf bestehenden Erfolgen auszuruhen und die kontinuierliche Verbesserung von Prozessen und Organisationsstrukturen mit zu bedenken.

Wie gelingt die Transformation?

Methode und auf das Unternehmen angepasstes Tool ergänzen sich letztlich – eine Kombination aus beiden Komponenten bietet die Basis für eine agile Transformation. Ohne die geeigneten Tools ist es nicht möglich, ein agiles Umfeld zu schaffen – der Fokus im Team muss auf der Arbeit nach der neuen Methode und auf kontinuierlicher Verbesserung liegen können, ohne Gedanken an technische Schwierigkeiten zu verlieren.

Tools sind als Unterstützung im Gesamtprozess zu verstehen, nicht als Risiko. Im gesamten Prozess sollten sich Methode und Tool ergänzen, auch wenn das eine Herausforderung sein kann. Beispielsweise könnten Teams sehr gut in agilen Methoden geschult sein und eine hohe Motivation zeigen, aber die Tools bieten nicht die Möglichkeit, ein PI Planning abzubilden. Andererseits könnte es auch möglich sein, dass zwar ein funktionierendes Tool für agile Methoden implementiert wurde, die Teams jedoch nicht nach Wertströmen orientiert sind, da diese möglicherweise noch gar nicht definiert sind.

Ein guter Ansatz ist, Methode und Tool als unzertrennliches Duo zu verstehen. Außerdem sind gute Kommunikation sowie frühzeitige Planung der Schlüssel zum Erfolg – die IT muss frühzeitig ins Projekt geholt werden, um Ressourcen und Budget bereitstellen zu können.

Wenn alle relevanten Kontakte jeweils aus Methoden- und Tool-Perspektive frühzeitig eingebunden werden, wächst auch das grundlegende Verständnis sowie die Einsatzbereitschaft.

Das Beste, was man in agilen Transformationen tun kann, ist, das Wissen von Expertinnen und Experten aus diesem Bereich zu nutzen. Nur so können häufige Fehler vermieden werden.

Den besten Weg zu SAFe® finden wir gemeinsam: Wir begleiten Sie Schritt für Schritt

Wir wissen: Die Implementierung von SAFe® kann einschüchternd wirken. Doch mit den richtigen Tools und vor allem dem richtigen Partner muss das nicht sein! Ob Sie noch am Beginn Ihres Transformationsprozesses stehen oder bereits auf die nächste Ebene skalieren wollen: Wir evaluieren mit Ihnen gemeinsam jeden Schritt, beraten Sie rund um Methoden sowie den Einsatz geeigneter Tools und begleiten Sie durch den kompletten Prozess.

Unser Know-how rund um die Einführung von Agile Hive, Jira und Jira Align verknüpfen wir für ein optimales Ergebnis mit dem Expertenwissen von KEGON, Deutschlands führendem SAFe®-Partner und SAFe® first-mover in Europa. Nehmen Sie einfach Kontakt zu uns auf – wir freuen uns darauf, Sie auf Ihrem Weg der Transformation zu unterstützen!

Weiterführende Infos

Inside Story: SAFe-Adaption bei der Scaled Agile Inc.
"I intend to…" – Warum moderne Unternehmen eine Ermächtigungskultur brauchen
SAFe in die Zukunft: Doc Janning aktualisiert den SAFe-Almanach
Warum eine SAFe-Implementierung externe Beratung und Betreuung braucht