Die Balance zwischen Alignment und Autonomie ist ein Schlüsselfaktor für den Erfolg eines Teams. Je stärker das Alignment ist, desto besser verstehen Teams die Ziele der Organisation und desto autonomer können sie agieren. Das Finden der richtigen Balance ist für sich schon schwierig genug, aber im dynamischen Umfeld der digitalen Transformation mit ihren Herausforderungen in Sachen Skalierung und Wachstum wird diese Aufgabe noch einmal deutlich schwieriger.

Laut der jüngsten Studie "Businesses at Work" von Okta nutzt ein Unternehmen im Schnitt 89 Anwendungen – ein Anstieg um 24 Prozent seit 2016. Und in Organisationen mit über 2.000 Angestellten sind es durchschnittlich sogar 187 Applikationen. Informationen über die Arbeit sind stärker verteilt und schwerer zu finden denn je.

Viele Führungskräfte nehmen an, dass eine Konsolidierung und Standardisierung mit weniger Anwendungen diese Probleme lösen können. Doch wenn Teams genötigt werden, Tools aufzugeben, die sie bestmöglich bei ihrer Arbeit unterstützen, ist das ein dramatischer Einschnitt in die Teamautonomie und ein Garant für Frustration und Unzufriedenheit.

Aus diesem Grund entwickelt Atlassian die neue Software-Lösung Atlas, das erste Teamwork-Verzeichnis, das alle Punkte über Teams, Anwendungen und Arbeiten hinweg verbinden will. Atlas stattet Teams mit einem gemeinsamen Vokabular für eine offene Kommunikation und ein gemeinsames Verständnis der Arbeitskontexte aus:

• Was tun wir und warum?
• Wie geht es voran?
• Wer arbeitet daran?

Diese drei simplen Fragen sind schwer zu beantworten, wenn man nicht weiß, an wen man sich wenden oder wo man suchen soll. Atlas soll jedes Team in die Lage versetzen, offen zu kommunizieren und Kontext in die eigene Arbeit zu bringen – eine wichtige Voraussetzung für ein übergreifendes Alignment und die Ermächtigung durch Autonomie.

Was tun wir und warum?

Das Erreichen von Alignment beginnt mit einem gemeinsamen Verständnis davon, was Teams tun und warum. Atlas gibt jedem Projekt eine Homepage, die direkten Kontext bietet.

Von diesem Ausgangspunkt aus kann ein User sogleich ersehen, worum es im Projekt geht und wie der Projekterfolg definiert ist. Projekt- und Ziel-Homepages können mit sogenannten Smart Links angereichert werden, die die Einbindung von Dokumenten aus beliebten Content-Tools wie Loom, Google Docs, Figma und natürlich Confluence ermöglichen.

Ein transparenter Zweck

Es ist motivierend, wenn alle Beteiligten sehen können, inwiefern die Arbeit eines Teams zu einem großen Ganzen beiträgt. Jedes Projekt in Atlas lässt sich mit einem Ziel verknüpfen, sodass das Team seine Arbeit mit echten Resultaten in Verbindungen setzen kann.

Ziele sind für Manager wertvoll, die eine Vogelperspektive einnehmen müssen, während die Details eines individuellen Projekts für Stakeholder und andere mittelbar oder unmittelbar beteiligte Leute wichtig sind. In Atlas kann jeder User durch die Linse blicken, die für ihn relevant ist, ohne dass Arbeit dupliziert werden muss.

Eine Verknüpfung zum Ort der Arbeit

Atlas will unterschiedlichen Teams ein gemeinsames Vokabular bereitstellen, um über Arbeit zu sprechen, und Sichtbarkeit darüber bieten, wie diese Arbeit mit gemeinsamen Zielen verknüpft ist. Wenn es ein starkes Alignment gibt, können die Teams die Software nutzen, die für sie am besten funktioniert. Smart Links bringen die Arbeit in diesen Tools in Atlas an die Oberfläche.

Smart Links ermöglichen es, Live-Vorschauen und Updates zu Projekten und Zielen zu integrieren. Es genügt, einen Link zu einem beliebigen Projekt, Ziel oder Schlagwort in Atlas einzufügen, um diese Infos als Preview-Karte oder Einbettung anzuzeigen.

Wie geht es voran?

Darüber hinaus soll Atlas dabei helfen, den Bedarf an persönlichen Meetings zu reduzieren. Das Stichwort heißt asynchrone Kommunikation. Alle Beteiligten können Updates dann schreiben und lesen, wenn sie Zeit dafür haben. Die Owner werden automatisch daran erinnert, ihre Inhalte zu aktualisieren (wöchentlich für Projekte, monatlich für Ziele). Jeden Montag gibt Atlas eine personalisierte Zusammenfassung der Projekte und Ziele aus, denen ein spezifischer Nutzer folgt.

Atlas begrenzt Status-Updates auf 280 Zeichen. Das soll Owner zu einer besseren, prägnanteren, fokussierteren Kommunikation bewegen. Teams können außerdem Videos und Bilder einbetten, um die Updates zusätzlich anzureichern.

Effizientere Wege, auf dem Laufenden zu bleiben

Zusätzlich zum Atlas-Feed zum Wochenstart erhalten User eine personalisierte Übersicht direkt per Mail, in Slack oder MS Teams.

Es ist sogar möglich, Projekte und Ziele mit speziellen Slack-Kanälen zu verbinden, um sicherzustellen, dass alle Stakeholder die Aktualisierungen regelmäßig mitbekommen. Mit Updates, die wirklich kompakt und sinnvoll sind, fördert Atlas das Alignment über die Teams hinweg.

Wer arbeitet daran?

In jedem Unternehmen gibt es irgendeine Art von Mitarbeiterverzeichnis. Doch traditionelle Mitarbeiterverzeichnisse bieten lediglich eine Top-down-Ansicht auf die Struktur des Unternehmens. Das ist vielleicht nett, um Org-Charts zu erstellen, aber unbrauchbar, wenn es darum geht, die tägliche Arbeit voranzubringen. Die Verzeichnisse sind nicht mit der Arbeit verknüpft und können die Realität der Kollaboration nicht widerspiegeln.

Ein Gesamtbild sehen

Die cross-funktionale Zusammenarbeit zwischen Abteilungen und Organisationseinheiten ist heute weiter verbreitet als je zuvor. Dabei bilden sich selbstorganisierte, übergreifende Teams, um an Projekten zusammenzuarbeiten. Damit das erfolgreich gelingt, muss sichtbar sein, wer wem Reports erstellt, zu welchen Teams die Personen gehören und woran diese Teams arbeiten.

In Atlas besteht für jedes Projekt oder Ziel Transparenz dahingehend, welches Team involviert ist. Und da dieses Team jede Woche Updates schreibt, ist dies eine akkurate, aktuelle Repräsentation der Projektarbeit und der Teamzusammensetzung.

Jede Person hat ihr eigenes Profil, das kompakte Infos darüber bietet, um wen es sich handelt, woran die Person arbeitet und wo sie im Unternehmen steht. Dabei synchronisiert sich Atlas mit verbreiteten Identity Providern wie Okta.

Ein Blick auf die Zusammenarbeit der Teams

Mit Atlas gibt es nicht nur eine Top-down-Sicht auf das Unternehmen, sondern auch Bottom-up-Transparenz über die selbst formierten Teams, für die es ebenfalls eigene Profilseiten gibt.

Die Teamprofile eröffnen nicht nur einen aggregierten Blick darauf, wer zum Team gehört, sondern bieten gleichzeitig Kontextinformationen darüber an, woran das Team momentan arbeitet und wo diese Arbeit stattfindet.

Diese universellen Profile sind in die Atlassian-Produkte integriert, mit denen die Teams ihre Arbeit erledigen. Ob ein Nutzer Kontextinformationen darüber braucht, wem ein Jira-Vorgang "gehört", oder in Confluence ein Team per @-Mention erwähnen will – Atlas verbindet alle Punkte.

Darüber hinaus erweitert Atlas die Teamprofile mit den unikalen Skills und Interessen der Teams. Und wer zu einem Thema mehr wissen will, wird in Atlas bald einen ganzheitlichen Blick auf alle Updates, Projekte, Ziele und Menschen finden, die damit in Zusammenhang stehen.

Das ist Atlas, das neue Teamwork-Verzeichnis, das die Teams, die Anwendungen und die Arbeit in einem System zusammenführen will. Momentan befindet sich Atlas im Betastadium und ist vollständig kostenfrei. Sobald es hierzu weitere Neuigkeiten gibt, lassen wir es Sie an dieser Stelle wissen!