Wir sind alle schuldig. Wir verbringen viel zu viel Zeit im Internet, sehen uns Katzenvideos an und scrollen durch die nie endenden Feeds sozialer Medien. Im privaten Umfeld sind Zeitfresser meist noch unproblematisch. Vergleichbar zeitintensive Herausforderungen treten aber nicht nur im Privaten auf, sondern auch im Unternehmensumfeld.
Kleine Start-ups und Organisationen setzen agile Methoden ein, um möglichst effizient zu arbeiten. Die agile Revolution nimmt immer mehr Fahrt auf und größere Organisationen springen auf den Zug auf, um bei dieser schnellen Entwicklung mithalten zu können. Aber wie können diese agilen Methoden in großen Unternehmen skaliert werden, während sie in kleineren Organisationen und Start-ups scheinbar auf magische Weise funktionieren? Die Antwort ist so einfach wie unmagisch: mit einer Kombination aus dem passenden Framework und den entsprechenden Tools.
SAFe®
SAFe® ist das führende Framework für die Skalierung agiler Prozesse. Es kombiniert zehn Kernkompetenzen mit einer Weiterentwicklung von Kultur und Mindset, um unternehmensübergreifende Agilität zu erreichen. Das Framework wurde entwickelt, um Organisationen dabei zu helfen, ähnlich agil zu werden wie Start-up-Unternehmen. Dabei fördert das Rahmenwerk die unternehmensweite Zusammenarbeit und die Produktivität über eine große Anzahl von Teams hinweg und stellt sicher, dass die übergeordneten Ziele nicht in Vergessenheit geraten. Der Fokus liegt in diesem Zusammenhang klar auf Arbeitsweisen, Werten, Planung und einer entsprechenden Rollenverteilung in allen Teams.
Agile Hive
SAFe® in Jira abzubilden, stellt Organisationen immer wieder vor Herausforderungen. Agile Hive wurde entwickelt, um diese Lücke zu füllen. Die Lösung bietet Reports, Templates, automatisierte Program-Boards und Roadmap Planning, um die typischen Zeitfresser in der agilen Zusammenarbeit zu vermeiden.
Zeitfresser im Arbeitsumfeld
Es gibt im agilen Umfeld jede Menge Zeitfresser. In diesem Beitrag fokussieren wir uns nur auf einige besonders weit verbreitete.
Priorisierung
Roy Disney, der Bruder des berühmten Walt, sagte einst (frei übersetzt):
"Wenn die Unternehmenswerte für dich absolut klar sind, wird die Entscheidungsfindung deutlich einfacher."
Oftmals wird sehr viel Zeit darin investiert, die verschiedenen Tasks zu priorisieren. Dieser Zeitaufwand entsteht durch Meetings, Diskussionen, Chat-Nachrichten, Mails und so gut wie überall sonst im Arbeitsumfeld. Das könnte bedeuten, dass die Prioritäten nicht allen klar sind. Das Warten auf Entscheidungen, das endlose Hin und Her in Diskussionen, all das nimmt unheimlich viel Zeit in Anspruch. SAFe® löst dieses Problem mit der WSJF-Methode – und Agile Hive hilft bei der Implementierung.
WSJF steht für Weighted Shortest Job First. Mit dieser Methode wird der Fokus auf das Wesentliche gesetzt, was sehr viel Zeit einsparen kann. Um den WSJF-Wert zu errechnen, werden die Cost of Delay durch die zu erwartende Dauer des Tasks geteilt. Die Dauer ist der effektive Zeitaufwand, der für das Feature anfällt. Die Cost of Delay geben an, wieviel Wert nicht entsteht, wenn ein Feature nicht implementiert wird. Und so wird der WSJF-Wert ermittelt:
Agile Hive vereinfacht diesen Prozess mithilfe von speziellen Feldern, die bei der Ticketerstellung oder auch im späteren Verlauf die entsprechenden Werte zugewiesen bekommen können. Auf Basis dieser Werte wird der WSJF automatisiert berechnet und als Basis für die Priorisierung der Tickets genommen, was zu einer enormen Zeitersparnis führt. Mehr Infos zu WSJF gibt es hier: Priorisierung in SAFe®: WSJF trifft Jira.
Die geplante Zeit für einen Task wird ausgeschöpft
Bei diesem Thema kommen mehrere Faktoren zusammen. Der erste ist das sog. "Studentensyndrom": Diese Theorie besagt, dass die zu erledigende Arbeit immer erst kurz vor der Deadline abgeschlossen wird. Ist die Deadline ein Montag, wird der Task vermutlich am Freitag abgeschlossen werden; wenn die Aufgabe nur einen Tag braucht, wird am Mittwoch oder Donnerstag damit begonnen.
Der zweite Faktor ist das Parkinsonsche Gesetz: Darunter versteht man das Phänomen, dass die zur Verfügung stehende Zeit auch tatsächlich genutzt wird. In Bezug auf das vorangehende Beispiel würde das bedeuten, dass etwa ein Drittel der Arbeit pro Tag erledigt wird, bis die Deadline erreicht wird.
Diese zwei Stolpersteine sind in Organisationen jeder Größenordnung weit verbreitet. Ein kleineres Team mag in der Lage sein, durch engere Zusammenarbeit das Schlimmste zu verhindern, aber besonders bei großen Organisationen spüren Kunden vermehrt die Auswirkungen dieser Faktoren.
In beiden Situationen ist Transparenz das Mittel der Wahl. Agile Hive hilft dabei, diese Transparenz zu erreichen – unter anderem mit WSJF und dem ART-Backlog sowie den Planning-Boards. Mit diesen Tools im Gepäck können Teams die Geschwindigkeit deutlich erhöhen.
Zusätzlich zur Transparenz muss eine Veränderung in der Management-Kultur stattfinden. Teams, die mit agilen Arbeitsmethoden schneller bessere Ergebnisse liefern und somit mehr Zeit für andere Themen verfügbar haben, sollten vom Management auch die entsprechende Anerkennung dafür bekommen.
Multitasking
Ein anderer gefährlicher Zeitfresser ist das Multitasking – das Arbeiten an mehreren Aufgaben gleichzeitig. Angestellte denken oft, dass sie dadurch effizienter seien. Leider ist das nicht der Fall. Projektverantwortliche fordern oft Ergebnisse aus verschiedenen Projekten, was dazu führt, dass Leute zwischen unterschiedlichen Themen "springen". Dieser Wechsel zwischen den Tasks führt oft zu Verwirrung und erfordert Zeit, um sich in den Kontext einzufinden – das wiederum gefährdet die betroffenen Projekte.
SAFe® bietet hierfür eine Lösung, die auch durch Agile Hive unterstützt wird: Work-in- Progress-Limits. Das WIP-Limit ermöglicht es, den Fokus nicht zu verlieren und angefangene Aufgaben konsequent zu verfolgen, ohne zwischenzeitlich weitere zu beginnen. Das führt dazu, dass Aufgaben effizienter erledigt und beispielsweise Rückmeldungen von Kunden schneller eingeholt werden können. SAFe® bietet die entsprechende Methode, Agile Hive ermöglicht die Umsetzung in Jira.
Abhängigkeiten
Oftmals können Aufgaben nicht abgeschlossen werden, da Abhängigkeiten zu anderen Tasks bestehen. Unter den chronischen Zeitfressern sind Abhängigkeiten oftmals am zeitintensivsten. Das liegt vor allem daran, dass diese meist nicht bekannt sind.
Jira bietet die Möglichkeit, andere Tickets zu verlinken, um Abhängigkeiten abzubilden. Dieses Feld ist aber leicht zu übersehen, da es inmitten all der anderen Felder oft untergeht. Mit Agile Hive lassen sich Abhängigkeiten viel transparenter machen und visualisieren – zwischen verschiedenen Teams auf dem Program-Board und innerhalb der Teams auf dem Team-Breakout-Board.
Als Beispiel nutzen wir hier ein Program-Board:
Alle Teilnehmer eines ARTs können so auf einen Blick alle Abhängigkeiten erfassen. Hier wird schnell deutlich, dass das Feature ARTWIES-24 erst bearbeitet werden kann, wenn DEV-99 abgeschlossen ist. Auf der Teamebene werden die Abhängigkeiten auf Issue-Ebene visualisiert.
Statt mit der Arbeit an einem Feature oder Task zu starten, die durch Abhängigkeiten beeinflusst wird, kann so die Zeit sinnvoll in andere Aufgaben investiert werden.
Zeit ist Geld
Es ist ein altes Sprichwort, das in der Arbeitswelt nach wie vor Gültigkeit besitzt. Zeit ist wertvoll und sollte dementsprechend wertgeschätzt und sinnvoll investiert werden. Wenn Teams nicht wissen, welche Tasks zu welcher Zeit abgeschlossenen werden sollen, führt das zur Verschwendung von Team- und Unternehmensressourcen und damit zu Nachteilen für die Organisation.
Den besten Weg zu SAFe® finden wir gemeinsam
Mehrwert, Qualität und Geschwindigkeit sind einige der wichtigsten Wettbewerbsvorteile auf dem Softwaremarkt. Der Markt ist schnelllebig und SAFe® bietet vielen Unternehmen die Chance, diese Anforderungen abbilden zu können. Allerdings kann die Implementierung von SAFe® einschüchternd wirken. Doch die richtigen Tools und Partner helfen, die Transformation in strukturierte Bahnen zu lenken.
Ob Sie noch am Beginn Ihres Skalierungsprojekts stehen oder bereits auf die nächste Ebene skalieren wollen: Wir evaluieren mit Ihnen gemeinsam jeden Schritt, beraten Sie rund um Methoden sowie den Einsatz geeigneter Tools und begleiten Sie durch den kompletten Prozess. Unser Know-how rund um die Einführung von Agile Hive, Jira und Jira Align verknüpfen wir für ein optimales Ergebnis mit dem Expertenwissen von KEGON, Deutschlands führendem SAFe-Partner und SAFe® first-mover in Europa.
Nehmen Sie einfach Kontakt zu uns auf: Wir freuen uns darauf, Sie auf Ihrem Weg der Transformation zu unterstützen!
Weiterführende Infos
SAFe in die Zukunft: Doc Janning aktualisiert den SAFe-Almanach
Warum eine SAFe-Implementierung externe Beratung und Betreuung braucht
Inside Story: SAFe-Adaption bei der Scaled Agile Inc.
Best Practice RTE: Wie Skalierung mit SAFe gelingt
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