Willkommen zu unserer neuen Artikelserie, in der wir uns dem Google-Workspace-Guide für Produktivität widmen! Im Fokus der Reihe steht Wirkung anstelle von Leistung. Denn: Was ist denn eigentlich "Produktivität"? Oft denkt man, dass es darum geht, aus einem Tag alles herauszuholen, was möglich ist. Google vertritt eine andere Auffassung: Und zwar die, dass man dann produktiv ist, wenn man die Dinge erledigen kann, die man sich vorgenommen hat – und etwas bewirkt. Dazu musst du dich als ganzheitliche Person verstehen und dich auf die Dinge konzentrieren, die dich glücklich, produktiv und effizient machen. Aufgrund der globalen Corona-Pandemie sind diese Diskussionen über Produktivität innerhalb der letzten beiden Jahre noch wichtiger geworden. Schließlich hat uns die hybride Arbeitsumgebung dazu gezwungen, die Arbeit von zu Hause aus mit Dingen wie der Kindererziehung oder der Pflege zu vereinbaren. In unserem ersten Beitrag beleuchten wir, wie du deine Zeit und deinen Google Kalender so umstrukturieren kannst, dass du ausgewogen produktiv sein kannst.
Wie war das mit der Work-Life-Balance?
Zeit ist Geld. Das Sprichwort geht auf Benjamin Franklin zurück und erschien erstmals in seinem Buch „Ratschläge für junge Kaufleute“. Je älter und beschäftigter man selbst wird, desto wahrer ist dieser Satz. Du musst deine privaten Verpflichtungen im Leben damit in Einklang bringen, dass du auch deine Brötchen verdienen musst – und somit deinen Lebensunterhalt sicherstellst. Du musst dich um deine Angehörigen kümmern, mit Freund*innen und Familie in Kontakt sein, geistig sowie körperlich fit bleiben und gleichzeitig einer Arbeit nachgehen, um Geld zu verdienen. Das gilt zwar nicht für 100 Prozent der Menschen, aber sicherlich für die meisten. Die Wirtschaftswissenschaften lehren uns etwas über Opportunitätskosten: Alles, was man im Leben tut, ist mit Opportunitätskosten verbunden. Du kannst dich dazu entscheiden zu arbeiten, statt Sport zu treiben oder eine Mahlzeit zu kochen. Dann opferst du aber diese Freizeit, damit du zusätzliches Geld verdienst oder bald eine Beförderung bekommst.
Die Work-Life-Balance zu finden, ist schwierig. Aus diesem Grund wird seit nunmehr fünfzig Jahren darüber geschrieben. Die Menschen beschäftigen sich damit, als wäre es eine Art Wissenschaft. Bei bestimmten Berufen ist der Zeitplan festgelegt: Beispielsweise können wir uns darüber einig sein, dass Ärzt*innen oder Haushaltshilfen zu bestimmten Zeiten arbeiten müssen. Bei diesen Berufen ist es wichtig, dass die betroffenen Personen außerhalb dieser festen Zeiten einen Ausgleich finden, damit sie sich während ihrer Arbeitszeit konzentrieren können.
Google Kalender hilft auch “Knowledge Workern”
Bei anderen Berufen, zum Beispiel bei sogenannten “Knowledge Workern” bzw. Wissensarbeiter*innen, ist die Situation ganz anders. Sie sind oft extrem flexibel, was den Zeitpunkt der Arbeit angeht, solange sie erledigt wird. Wenn du auch in diese Berufskategorie fällst, weißt du sicherlich, dass das ein Segen und Fluch zugleich sein kann. Einerseits kannst du deinen Zeitplan selbst bestimmen (und ihn bestenfalls in deinem Google Kalender festhalten), andererseits können deine Kolleg*innen Besprechungen mit dir einplanen, wann immer sie wollen (zumindest in einem zumutbaren Rahmen).
In der einen Woche kannst du vielleicht deine Kinder zur Schule bringen, ihre Fußballspiele sehen und mit deiner Familie zu Abend essen, während du in der nächsten Woche mit Besprechungen und Anrufen überhäuft wirst, die sich über alle Stunden des Tages erstrecken.
Solch ein Ungleichgewicht muss jedoch nicht entstehen – auch dann nicht, wenn du einen festen Zeitplan und einen festen Standort hast. Wichtige Anrufe, E-Mails und Nachrichten müssen deine kreativen oder produktiven Höchstleistungszeiten nicht unterbrechen, und – was noch wichtiger ist – sie müssen auch deine Work-Life-Balance nicht (zer)stören. In den nächsten Abschnitten werden wir einige Möglichkeiten vorstellen, wie du das erreichen kannst.
Schritt 1: Entwickle ein Verständnis für deinen natürlichen Rhythmus
Dies ist der wichtigste und unverzichtbare erste Schritt, um deinen Kalender zurückzuerobern und maximale Produktivität zu erreichen. Beantworte wahrheitsgemäß die Frage: Wann bin ich tagsüber am produktivsten? Wann habe ich die meiste Energie und kann mich gut konzentrieren? Diese Zeiten werden von Google als "Höchstleistungszeiten" bezeichnet. Nimm dir eine Woche Zeit und beobachte dich selbst. Zu welchen Zeiten bist du am leistungsstärksten? In welchen Meetings bist du am engagiertesten? Wann ist dir nach einem Nickerchen zumute? Wann ist es soweit, dass du deinen Kaffeebecher am liebsten gegen die Wand pfeffern willst? Wenn du dir all diese Dinge notierst, bekommst du einen besseren Überblick darüber, wann du leistungsfähig bist – und wann eher weniger. Die Zeiten, in denen du müde wirst oder keine Lust hast zu arbeiten, nennt Google deine "Ruhezeiten".
Schritt 2: Blockiere deine Höchstleistungszeiten im Google Kalender
Dieser Schritt ist recht einfach. Sobald du weißt, zu welchen Zeiten am Tag du besonders produktiv bist, trage sie in deinen Kalender ein. Plane mindestens zwei bis drei Mal pro Woche diese Zeiten ein. Keine Besprechungen und kein Abrufen von E-Mails! Wenn du noch einen Schritt weiter gehen willst, reserviere deine “Hoch-Zeiten” für Aufgaben, die analytisch oder strategisch geprägt sind oder einfach intensive Konzentration erfordern.
Schritt 3: Plane und thematisiere deinen Tag
Zu Beginn jeder Woche oder sogar schon am Ende der vorangegangenen Woche solltest du einen Schritt zurücktreten und dir anschauen, was auf dich zukommt. Betrachte dabei die ganze Woche. Entscheide, welche Aktivitäten du in den verschiedenen Zeitblöcken erledigen solltest. Wenn du in einer hybriden Umgebung arbeitest, ist es auch wichtig, herauszufinden, wie du deine Zeit zu Hause und deine Zeit mit deinen Kolleg*innen optimal nutzen kannst. Welche Aufgaben solltest du im Büro angehen? Welche eignen sich eher für das Homeoffice? Die meisten Menschen in einer hybriden Arbeitsumgebung planen ihre Arbeitstage so, dass sie während ihrer Höchstleistungszeiten von zu Hause aus arbeiten, während sie die Zeit im Büro für soziale Kontakte, Zusammenarbeit und den Aufbau von Beziehungen einplanen.
Schritt 4: Vermeide es, jeden Tag zuerst kleine Aufgaben zu erledigen
Dieser Schritt klingt einfach, ist aber in der Umsetzung wesentlich schwieriger. Erledige die größte Aufgabe des Tages direkt dann, wenn du mit der Arbeit beginnst. Die Versuchung wird groß sein, zuerst E-Mails zu lesen und die kleinen Aufgaben zu erledigen – aber das ist nicht die produktivste Art zu arbeiten. Wenn du deinen Tag mit E-Mails beginnst, lenkt das ab. Du springst von Nachricht zu Nachricht und versuchst herauszufinden, was als Nächstes zu tun ist. Wenn du dich zuerst um ein wichtiges Thema kümmerst, bleibst du konzentriert und kannst deine ganze Energie in die Erledigung weiterer Aufgaben stecken.
Schritt 5: Minimiere Kontextwechsel
E-Mails sind Kontextwechsel. Dasselbe gilt für Benachrichtigungen auf deinem Desktop oder Smartphone. Einer Asana-Studie zufolge wechseln Menschen 10 bis 25 Mal pro Tag zwischen verschiedenen Anwendungen, um ihre Arbeit zu erledigen. Eine weitere Studie kommt zu dem Ergebnis, dass es 23 Minuten dauert, bis man sich nach einer Ablenkung wieder voll konzentrieren kann. Im Laufe des Tages summiert sich das zu einer Menge verschwendeter Zeit! Vermeide daher den Wechsel zwischen verschiedenen Kontexten so weit wie möglich. Wenn das bedeutet, dass du dabei auch deine natürlichen Kontextwechsel – wie Mittags- oder Kaffeepausen – einrechnen musst, dann tue das. Suche in deinem Kalender nach Slots, an denen du über einen längeren Zeitraum hinweg konzentriert arbeiten kannst. Wenn du aufgrund von Meetings keine entsprechenden Zeiträume findest, versuche, die Dinge zu verschieben.
Schritt 6: Bringe den Plan zu Papier (das geht natürlich auch virtuell)
Verwende eine Vorlage, um deinen Tag zu strukturieren. Sie kann dir dabei helfen, die drei wichtigsten Aktivitäten des Tages herauszuarbeiten. Außerdem solltest du darauf achten, dass die Vorlage einen Plan enthält, der alle deine Aktivitäten im Stundentakt aufführt. Google empfiehlt, diese Vorlage zu verwenden – du kannst dir aber natürlich auch deine eigene erstellen. Idealerweise solltest du die Tagesplan-Vorlage am Nachmittag oder Abend vor dem entsprechenden Arbeitstag ausfüllen.
Was hat der Google Kalender mit deiner Produktivität zu tun?
Auch nach all diesen Punkten ist klar: Es ist keine einfache Aufgabe, die optimale Work-Life-Balance zu finden. Und wie du siehst, gibt es kein Tool, das das für dich erledigen kann. Wenn du hier nach einem generellen Blocker für deinen Kalender suchst, wirst du ihn nicht finden. Der Google Kalender ist zwar hilfreich, wenn es darum geht, den Überblick über all deine Aufgaben zu behalten – aber wie alle anderen Tools ist er nur so leistungsfähig wie die Menschen, die ihn benutzen. Du musst dir überlegen, was für dich am besten funktioniert, und diese Maßnahmen dann im Kalender festhalten. Deine Priorität sollte sein, Ablenkungen zu vermeiden. Plane jeden Tag am Vortag, und du wirst sehen, dass du daraus den größten Nutzen ziehen kannst.
Wie immer gilt: Wenn du Hilfe mit Google Workspace benötigst, sind wir von Seibert Media für dich da. Kontaktiere uns einfach und stelle uns deine Fragen.
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