Was macht ein gutes Social Intranet aus? 6 Faktoren für eine optimale Zusammenarbeit

Das Internet ist noch gar nicht so alt, ebenso wie sein nicht-öffentliches Pendant – das Intranet. In den 1990er Jahren wurden einzelne Bürocomputer miteinander vernetzt, sodass eine rudimentäre digitale Zusammenarbeit möglich war – und schon war das erste Intranet geboren! Diese frühe Versionen bestanden einfach nur aus Hyperlinks und hatten sehr wenige Funktionen. (Manch eine*r würde einwerfen, dass auch die unter Gamern berühmt-berüchtigten LAN-Partys als Intranet-Erfahrung durchgehen könnten.) Den nächsten Evolutionsschritt im Lebenszyklus des Intranets läuteten die Wikis ein.

Seitdem ist Zeit vergangen, die Technik hat große Fortschritte gemacht, und Intranets sind aus Unternehmen nicht mehr wegzudenken. Sie haben ihren Vorgängern vieles voraus und heißen heute “Employee Engagement Intranets” oder “Social Intranets”. Doch ihre Entwicklung ist noch nicht zu Ende – vielmehr können wir davon ausgehen, dass die Nutzung moderner Intranets weiter zunehmen wird, vielleicht sogar so weit, bis dadurch physische Büros vollständig ersetzt werden können.

Doch was können Social Intranets heutzutage überhaupt? Was macht sie aus? Lohnen sie sich für dein Unternehmen?

1) Ein Intranet verbindet

Social Intranets sind ein unschlagbares Instrument für Zusammenarbeit und Transparenz. In einer globalisierten und durch das Internet verbundenen Welt sind diese Werte wichtiger denn je. Social Intranets machen sich die Vernetzung von Computern zunutze und ermöglichen es, ein weltweites, aber rein internes Netzwerk aufzubauen (außer es ist explizit gewollt, dass Kunden und Partner auch teilweise Zugriff darauf haben – dann können externe Zugriffe gewährt werden, damit alle im Unternehmen effektiv miteinander kommunizieren und kooperieren können). Die Kommunikation verläuft reibungslos (auch über Ländergrenzen hinweg) und Verzögerungen im Arbeitsablauf werden minimiert, da alle User On-Demand-Zugriff auf Firmeninhalte haben.

Bei so viel Zusammenarbeit und Kommunikation ist Personalisierung ein wichtiger Faktor. Deshalb können alle Mitarbeiter*innen ein detailliertes Profil von sich erstellen. Das macht digitale Begegnungen wesentlich persönlicher. Außerdem kann man so Personen suchen (und finden), die über bestimmte Fähigkeiten verfügen, wie etwa Sprach- oder Softwarekenntnisse.

2) Ein Intranet bereichert

Austausch und Diskussionen sind wichtige Prozesse in einem Unternehmen. Daher eröffnen Social Intranets allen Usern die Möglichkeit, sich an ihnen zu beteiligen. Foren- und Nachrichtenbeiträge können auf direktem Weg kommentiert werden. Diskussionen finden so immer dort statt, wo ihre Präsenz sinnvoll ist.

Dieser digitale Ort, den das Social Intranet schafft, ist nicht nur zentral, sondern auch um Barrierefreiheit bemüht. Das fängt bereits damit an, dass sich neue User nicht stundenlang an übertechnisierte, optisch unattraktive Software gewöhnen müssen. Ganz im Gegenteil, die Lernkurve ist flach, da bewährte Designs und Funktionen verwendet werden, die auch aus anderer, gängiger Software bekannt sein sollten.

Abseits davon schaffen Intranets ein Gemeinschaftsgefühl. Hier wird allen Usern das gleiche, universelle Produktivitätswerkzeug zur Verfügung gestellt. Damit werden Brücken zwischen verschiedenen Abteilungen geschaffen und das Unternehmen als Ganzes gestärkt.

Die Vorteile eines Social Intranets sind für Arbeitgeber und Arbeitnehmer*innen gleichermaßen attraktiv. Durch die Einführung können die Kosten für Büroräume und -materialien gesenkt und die Zeit für die Einarbeitung und Schulung neuer Mitarbeiter*innen verkürzt werden. Vor allem aber machen Intranets das Leben der User leichter.

3) Ein Intranet ist einfach zu bedienen

Der Stil moderner Intranets orientiert sich an populären Trends. Das vertraute Design erleichtert die Orientierung für neue User. Auch die Navigation und die allgemeine Nutzung sind wiedererkennbar und intuitiv. Weitere vertraute Komponenten sind etwa Newsfeeds und Blogs. Die Interaktion mit all diesen Funktionen ist leicht und von gängigen Social-Media-Plattformen bekannt. Die User können mit Nachrichten (unabhängig vom Kanal) interagieren - z. B. ein “Like” da lassen oder etwas kommentieren.

Eine wichtige Komponente, die nicht außer Acht gelassen werden darf, ist der individuelle Zuschnitt auf den einzelnen User. Insbesondere der Newsfeed ist eine besonders leistungsfähige Funktion, die an die Angaben des Users (z. B. Standort, Rolle, Arbeitssprache oder auch Lieblingsthemen) angepasst werden kann. So wird sichergestellt, dass alle immer auf dem Laufenden bleiben – und zwar über die Inhalte, die für sie relevant sind, ohne Zeit und Fokus zu verlieren.

4) Ein Intranet ist maßgeschneidert

Ein gutes Intranet passt sich deinen Bedürfnissen an und nicht umgekehrt. Die Tools und Anwendungen, die du in deinem Arbeitsablauf verwendest, können in ein modernes Intranet integriert werden, um ein ganzheitliches Produktivitätsportal zu schaffen. Das Hin- und Herspringen vom Browser zum Desktop sollte auf ein angemessenes Minimum beschränkt werden können.

Zudem sollte die sich die Identität deines Unternehmens in einem modernen Intranet wiederfinden. Sei es das Unternehmenslogo, die Einbeziehung der Corporate-Farbpalette oder andere stilistische Entscheidungen – all das sollte problemlos abgebildet bzw. integriert werden können. Und mit diesen Optionen kannst du das Intranet zu deinem eigenen digitalen Büro machen, modern und lebendig – statt den Standard à la “Hasenkästen für alle” zu verwenden.

5) Ein Intranet ist mobil

User fühlen sich zugehörig, wenn sie in kollaborativen Umgebungen arbeiten, in denen sie ihre Meinung einbringen können. Digitale Kommunikationskanäle sollten so leicht zugänglich wie möglich sein, um dieses Ziel zu erreichen. Instanzen des Intranets können auf fast jedem Computerarbeitsplatz oder mobilen Gerät installiert werden. Selbst wenn eine Person während ihres Arbeitstages nicht regelmäßig einen Computer benutzt, kann sie von ihrem persönlichen Telefon aus auf das Intranet zugreifen und sich über die neuesten Unternehmensnachrichten auf dem Laufenden halten. Social Intranets, die nicht auf mobilen Geräten genutzt werden können, sind in ihrer kollaborativen und kommunikativen Kapazität eingeschränkt. Bei den meisten modernen Intranets können sich die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von ihren Handys und Tablets aus anmelden.

Der mobile Zugriff ermöglicht auch eine einfache Kommunikation zwischen Usern in verschiedenen Zeitzonen. Nutzer*innen müssen so nicht immer ihren Laptop mit sich herumschleppen, um Nachrichten zu lesen oder schnell etwas nachzuschlagen: Auf einem Telefon oder Tablet kann eine Aufgabe (z. B. auf einen Kommentar antworten) auch mal rasch zwischendurch erledigt werden – und das bequemer als auf einem Laptop.

6) Ein Intranet befähigt

Wenn Mitarbeiter*innen schnell und intuitiv mit einem Social Intranet arbeiten und damit ihren Alltag optimieren können, werden sie bestärkt, belohnt und schließlich auch befähigt. Das ist ein positiver Kreislauf, denn wenn Arbeitnehmer*innen sich engagierter fühlen, sind sie auch zufriedener. Und zufriedene Arbeitskräfte sind produktiver (was wiederum das Engagement erhöht).

Die Verwendung eines Social Intranets wirkt sich nicht zuletzt positiv auf die Marke deines Unternehmens aus, da das Intranet eine niedrigschwellige Möglichkeit bietet, die Kultur und Werte in der gesamten Belegschaft zu verbreiten.

Fazit

Social Intranets steigern die Produktivität, vereinheitlichen gehostete Inhalte und geben den Mitarbeiter*innen insgesamt mehr Möglichkeiten, um gut und effizient zu arbeiten. Benutzerfreundlichkeit und Vertrautheit machen Intranets zu einem nützlichen Werkzeug für eine effektive Zusammenarbeit. Und dieser Faktor ist in einer globalisierten Welt immens wichtig.

Ein Screenshot des User-Interface des Social Intranets Linchpin

 

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Weiterführende Infos

Smells like Team Spirit – der Nutzen eines Social Intranets für Unternehmen
Wie du das soziale Miteinander im Unternehmen booste(r)n kannst – die Vision unseres Social Intranets Linchpin Hey
Was wir tun, um die Linchpin Intranet Suite sicher zu machen

 

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