Check! Wie Checklisten dir und deinem Team das Leben leichter machen können

Mächtige Rituale, die Gewohnheiten im gesamten Unternehmen formen und für bessere Qualität in den wichtigsten Prozessen sorgen. Oder: Wie man Dinge nicht mehr vergisst und als Team verlässlich(er) wird.Ein Foto eines Handys, das in einer Hand gehalten wird. Auf dem Display ist eine Checkliste zu sehen mit dem Titel "Wie man einen leckeren Cheeseburger richtig zubereitet".

Ich war immer so wütend. Ich bin mir sicher, dass du das auch schon mal erlebt hast: Jemand hat etwas vergessen und das ist auf alle Beteiligten, also auch auf dich, zurückgefallen. Natürlich ist man dann verärgert (unterschiedlich stark auf einer Skala von “ein wenig” bis “kurz vor dem Platzen”). Wenn wichtige Dinge vergessen werden, kann das schwerwiegende Konsequenzen haben. Wenn du deine Schlüssel im Büro vergisst, kommst du ohne Hilfe nicht mehr ins Büro rein, aber auch nicht mehr in deine Wohnung. Wenn du nicht an die Sonnencreme denkst, bevor du mehrere Stunden im Garten rumwerkelst, paddeln gehst oder mit deinem Nachwuchs sämtliche Spielplätze abklapperst, wird dich der Sonnenbrand am Abend schmerzhaft daran erinnern. Wenn du Essen kochst und den vollen Topf auf dem eingeschalteten Herd stehen lässt, dann… naja, du verstehst schon, was ich meine.

Von vermeidbaren Fehlern und der Rolle einer Checkliste

Wir wissen also, dass wir bestimmte Dinge nicht vergessen dürfen. Das haben einige von uns erst auf die harte Tour gelernt. Das mag im Privatleben funktioniert haben und in Ordnung sein, aber willst du, dass jeder Neuling in deinem Team die gleichen Fehler macht, die du schon mal vor ihm gemacht hast? Zwar lernt man selbst im Allgemeinen sehr aus Fehlern – dennoch sollten manche davon, insbesondere im geschäftlichen Kontext, nicht weiter “vererbt” werden.

Gezielte Checklisten für die wichtigsten Prozesse im Unternehmen können dir dabei helfen, dass erst gar kein “Fehler-Domino” entsteht, bei dem ein Fehler zum nächsten führt. Denn man kann sie außerdem auch für das Onboarding von Mitarbeiter*innen nutzen – und so sicherstellen, dass neue Kolleg*innen erst gar nicht in die “Fehler-Falle” tappen. Zugleich haben Checklisten den Vorteil, dass sie Zuverlässigkeit und Qualität in deine Wertschöpfung bringen.

Von schmutzigen Hotelzimmer und notwendigen Prozessen

Beispiel: Wenn du ein Hotel betreibst, möchtest du deinen Gästen selbstverständlich saubere Zimmer bieten. Man sollte meinen, dass die Reinigung eines Zimmers für jeden erwachsenen Menschen eine lösbare Aufgabe darstellt. Aber wie um alles in der Welt ist es dann möglich, dass wir ein Hotelzimmer betreten und Haare unter den Kissen finden? Oder feststellen, dass grundlegende Dinge wie Duschgel oder Handtücher fehlen? Zugegeben, eine Checkliste wird das Problem nicht völlig aus der Welt schaffen – aber es wäre ein vielversprechender Schritt in die richtige Richtung, wenn wir damit beginnen würden, die Fehleranfälligkeit innerhalb von Prozessen zu verringern. Ein 5-Sterne-Hotel, das entsprechende Preise aufruft, darf sich keine Flüchtigkeitsfehler oder Nachlässigkeiten erlauben.

Eine Person hält ein Handy in der Hand, auf dem eine "Tagescheckliste Reinigung" zu sehen ist. Die Person hält das Handy vor einen QR-Code, der an einer Wand hängt.

Das ist selbst für Menschen, die nicht in der Hotelbranche tätig sind, nachvollziehbar. Nun fußt dein Geschäftsmodell vielleicht schon auf günstigen Preisen und kosteneffizienten Verfahren – doch selbst dann kann eine Checkliste dabei helfen, Prozesse schlanker zu machen.

Wer will schon eine Checkliste benutzen? Das ist nichts für mich!

Checklisten haben leider nicht den besten Ruf. Viele Menschen empfinden sie als lästig. Unzählige Male habe ich Sätze gehört wie: "Ich bin nicht der Typ für Checklisten". Das ist eine Ausrede, genau wie "Ich bin ein Mensch und keine Maschine. Ich brauche meine Freiheit und Kreativität". Es stimmt zwar, dass Checklisten oft umso unnötiger erscheinen, je erfahrener man ist, aber sie sind dennoch ein universelles Instrument, das funktioniert und manchmal sogar Leben retten kann. Würdest du wollen, dass die Pilotin des nächsten Flugzeugs, mit dem du in den Urlaub fliegen möchtest, die Checklisten überspringt, weil sie schon Hunderte von Malen geflogen ist? Oder würdest du wollen, dass dein Chirurg in der Notaufnahme die WHO-Sicherheitscheckliste für chirurgische Eingriffe außer Acht lässt, weil er "seine Kreativität braucht"?

Die Wahrheit ist oft, dass Checklisten nicht nur lästig sind, sondern auch zusätzliche Zeit kosten. Es ist eine Prise Bürokratie, die sich unnötig anfühlt. Für viele Menschen ist es fast eine Beleidigung, sich nach einem Rezept für ein Gericht zu richten, das sie schon dutzende Male gekocht haben. Ist das Rezept nicht nur für die ersten paar Male gedacht, bis man sich die Zutaten und die notwendigen Schritte eingeprägt hat?

Präzision in der Wiederholung: Im Team geht es um alles

Es ist völlig in Ordnung, wenn dein Ratatouille nicht jedes Mal genau das gleiche ist, wenn du es zubereitest. Vielleicht magst du ja gerade das daran: Es schmeckt vertraut und ist doch jedes Mal eine Überraschung.

Aber so kochen die Chefköche in Restaurants mit mehreren Michelin-Sternen ihre fantastischen Gerichte nicht. So macht es auch McDonald's nicht. In einem professionellen Umfeld wie einem Unternehmen kann man es nicht dem Zufall überlassen, ob aus einem Rezept ein köstliches Gericht entsteht. Jeder Schritt muss immer wieder exakt reproduziert werden können.

Bleiben wir bei McDonald's: Bei näherer Betrachtung erkennst du, dass ihre Verfahren (und Checklisten) ihnen helfen, überall auf der Welt immer wieder den gleichen Big Mac zu produzieren. Nach diesem Vorbild solltest du auch den komplizierten Teil deines Unternehmens führen wollen.

Ein Screenshot des User-Interfaces der Checklisten-App. Rechts sieht man ein Handy, links ist die Oberfläche auf einem Laptopbildschirm zu sehen. Es ist alles hell und gut strukturiert.

Der Unterschied zwischen kompliziert und komplex

Vielleicht hörst du jetzt schon eine nörgelnde Stimme in deinem Kopf, die sagt: "Nicht alles lässt sich mit einer Checkliste lösen!". Und damit hat sie absolut Recht!

Wenn du mich (Martin Seibert, den Autor dieses Artikels) kennst, dann weißt du, dass ich in einem Unternehmen arbeite, das durch und durch agil ist. Unsere Teams arbeiten selbstständig. Wir leben Transparenz. Wir zwingen den Leuten nicht überall Checklisten auf. Und doch werbe ich hier für sie, als seien sie eine Goldmine für die Produktivität deines Teams? Ja, genau.

Es gibt nur ein kleines Aber: Nutze keine Checklisten für komplexe Probleme! Wenn du versuchst, etwas, das voller unklarer Variablen steckt, mit einer Checkliste zu lösen, wirst du höchstwahrscheinlich scheitern. Sprich: Es gibt ganz klare Einsatzfälle für Checklisten – und ebenso klare Fälle, in denen eine Checkliste absolut nicht weiterhilft, im schlimmsten Fall sogar hinderlich ist. Du bist dir nicht sicher, wie du das gewünschte Ergebnis erreichen kannst? Dann verwende keine Checkliste. Die Anforderungen und Erfolgskriterien deines Projektes ändern sich schnell oder sind noch unbekannt? Keine Checkliste dafür! Dein Ziel ist nicht klar definiert? Klares Nein! Es gibt zwei verschiedene Ergebnisse, die beide akzeptabel sind? Auch hier ist eine Checkliste unbrauchbar.

Checklisten sind für die komplizierte Welt gedacht. Achtung: Ein Großteil der Innovationen und neuen Ideen liegt zwar in komplexen Bereichen, aber alle Teams müssen sich mit komplizierten Problemen auseinandersetzen. Ein kompliziertes Problem kann mit einer "Wie"-Frage beantwortet werden: "Wie kann ich ein iPhone herstellen?" Während es unglaublich komplex ist, ein iPhone zu erfinden, und nur ein Genie wie Steve Jobs dazu in der Lage wäre, ist es ziemlich einfach, ein iPhone zu bauen. Befolge ein Rezept bzw. eine Handlungsanweisung und du wirst es schaffen.

Checklisten sind auch in einer komplexen Welt hilfreich, wenn sie sich mit den komplizierten Teilen befassen. Wenn man weiß, dass die Details zuverlässig erledigt werden, kann man voll und ganz kreativ sein und muss keine Energie ins “Klein-klein” stecken. Eine Checkliste kann den Weg zur Innovation ebnen – aber Checklisten selbst führen nie zu Innovationen. Checklisten zeichnen immer das auf, was bereits bekannt ist. Insofern können sie helfen, Zusammenhänge und Umstände zu schaffen. Das Lösen von Rätseln bleibt aber den Menschen vorbehalten.

Aber wie verwenden wir Checklisten in einem Team?

Der Archetyp einer Checkliste ist die Checkliste auf dem Papier. Schreibe ein paar Dinge auf, die abgehakt werden können. Wenn du die richtigen Punkte für die Checkliste gefunden hast, kannst du sie ausdrucken und deinen Mitarbeiter*innen an die Hand geben. Und so wird es tatsächlich auch oft gemacht. Hast du schon einmal eine Reinigungs-Checkliste in einer öffentlichen Toilette gesehen? Die Reinigungskräfte haken sie einfach ab und unterschreiben sie.

Solche "toten Prozesse" bergen eine Menge Herausforderungen in sich. Die Dokumentation ist schwierig. Analysen sind nicht verfügbar. Die Compliance ist oft sehr gering. Letztlich ist der Mehrwert in der Regel eher marginal und hängt vor allem vom Management ab, das einen guten Überblick behalten muss.

Manche Leute denken, dass digitale Transformation in diesem Zusammenhang bedeutet, eine solche Checkliste in ein Google Spreadsheet einzutragen und die Daten im Internet zu sammeln. Aber wir haben einen besseren Weg eingebaut, und zwar in der Atlassian Cloud: Checklisten für Jira und Confluence.

Checklisten für die digitale Welt

Während wir aus unserer Erfahrung als einer der größten Lösungspartner von Atlassian wissen, dass Confluence und Jira zusammen mit der Atlassian Cloud Kunden in einer komplexen Welt helfen können, helfen unsere Checklisten nun auch bei den komplizierten Dingen. Und sie sind eng miteinander verwoben, denn du kannst beides in der gleichen Umgebung nutzen. Du bist der Meinung: Das klingt gut? Dann probiere es doch direkt aus! Erfahre hier mehr über Checklisten für Atlassian Jira und Confluence in unserer englischen Doku. Wenn du weitere Fragen hast, setze dich einfach mit uns in Verbindung.

Weiterführende Infos

Martin Seibert erklärt auf dem AEC, warum eine Checkliste immer helfen würde
Welche Tools braucht ein Unternehmen für eine optimale Zusammenarbeit (Session auf dem AEC 2022)
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Wie das Onboarding bei Seibert Media aussieht und wie Checklisten dabei ein Bestandteil sind – mehr in diesem Podcast

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