Egal in welcher Branche oder welchem Fachbereich sie tätig sind – wenn Teams Jira nutzen, erkennen sie schnell, wie wertvoll und hilfreich es sein kann, wiederkehrende Prozesse zu automatisieren. Die App Easy Issue & Subtask Templates für Jira Cloud hilft Teams, die Erstellung von Jira-Vorgängen über eine einfache und leicht zu nutzende Oberfläche viel effizienter zu machen.
Prozesse und Workflows mit Jira Cloud abbilden
Arbeitet dein Team bereits mit Jira Cloud? Wenn nicht und falls du der Meinung bist, dass diese erfolgreiche Aufgabenmanagement-Lösung nur etwas für Software- und IT-Teams sei, kann ein zweiter Blick auf die Anwendungsfälle und Einsatzmöglichkeiten definitiv nicht schaden! Die unterschiedlichsten Teams in aller Welt nutzen Jira im Marketing, im Vertrieb, im Personalwesen und vielen weiteren Bereichen.
User, die Jira seit langer Zeit verwenden, kennen die vielen Vorteile, die mit individuellen Workflows und Prozessen verbunden sind – aber auch die Nachteile, die manchmal damit einhergehen.
Wenn jeder einzelne Vorgang jedes Mal manuell erstellt werden muss, kostet das in der Summe viel Zeit und ist lästig. Zu viele Unternehmen verwenden zu viele Ressourcen darauf, Prozesse kleinteilig per Hand zu bearbeiten.
Wann Vorlagen hilfreich sind
Vorlagen sind vor allem für wiederkehrende Aufgaben geeignet, etwa interne Prozesse in Bereichen wie IT-Servicemanagement, ESM oder Softwareentwicklung. Aber natürlich gibt es bei nahezu allen Abläufen in fast allen Teams Vereinfachungspotenziale.
Ein Beispiel ist das Onboading neuer Teammitglieder. Nehmen wir an, dass die Personalabteilung für jeden neuen Angestellten einen Jira-Vorgang anlegt, um den Prozess zu handhaben. Und dieser Vorgang erhält jede Menge Unteraufgaben, die im Rahmen der Einarbeitung zu erledigen sind.
In diesem Zusammenhang gibt es wahrscheinlich zahlreiche To-dos, die im Onboarding immer wieder aufs Neue anfallen. Die IT muss informiert werden, das neue Teammitglied braucht Hardware, alle relevanten Software-Accounts müssen funktionieren und so weiter. Außerdem benötigt das Team Informationen über das ankommende Mitglied, neue Mitarbeiterfotos müssen angefertigt werden, etc.
Um solche Prozesse jederzeit replizieren zu können und um die Gefahr zu minimieren, dass Leute manche Vorgänge und Aufgaben vergessen und den Prozess verzögern, nutzen Teams Vorlagen für Jira-Vorgänge.
Neu auf dem Marketplace: Easy Issue & Subtask Templates für Jira
Die neue App eröffnet eine einfache, intuitive, geradlinige Möglichkeit, mit Jira-Vorlagen zu arbeiten. Dabei hat unser Entwicklungsteam nicht nur viel Aufwand in die eigentlichen Kernfunktionen investiert, sondern auch intensiv an einer Benutzeroberfläche gefeilt, die die Erstellung und Wiederverwendung von Vorlage so einfach wie irgend möglich macht.
Um ihre Prozesse zu standardisieren, können Teams Vorlagen anlegen, die komplette Hierarchien aus Epics, Vorgängen und Unteraufgaben abbilden. Mithilfe von Variablen und Formularen lassen sich alle wichtigen Informationen einsammeln, bevor die Vorgänge erstellt werden.
Die Vorlagenbibliothek nutzen
Die Vorlagenbibliothek bietet einen Überblick über alle Templates, die die Teams angelegt haben. Die Vorgangsvorlagen lassen sich in Use Cases einteilen und entsprechend filtern. Dabei gibt es stets eine Vorschau der Vorgänge, die erstellt werden. Und vor allem besteht keine Notwendigkeit, mit Syntax oder JQL-Befehlen zu hantieren. Stattdessen sind bloß ein paar Klicks nötig, um ein Set von Jira-Vorgängen anzulegen.
Neue Vorlagen erstellen
Das Anlegen einer neuen Vorlage geschieht per Knopfdruck auf den entsprechenden Button. Die Drag-and-drop-Oberfläche erlaubt es, auch komplexe Hierarchien mit wenig Aufwand und in kurzer Zeit zu erstellen.
Die Vorgangstypen lassen sich mit einem simplen Klick auf das Symbol in der Hierarchievorschau ändern. Darüber hinaus gibt die App eine Warnung aus, falls innerhalb einer Hierarchie einen Konflikt auftritt.
Dynamische Variablen setzen
Vorgangsvorlagen eröffnen zudem die Option, beim Erstellen von Vorgängen spezifische Informationen einzusammeln – zum Beispiel den Namen eines neuen Angestellten, das Fälligkeitsdatum und beliebige weitere Infos. Solche Variablen kann das Team beim Anlegen oder Editieren einer Vorlage jederzeit festlegen und anpassen.
Vorlagen für Subtasks erstellen
Mit Subtask-Vorlagen können Teams Unteraufgaben für spezifische Jira-Tickets erstellen. Dazu brauchen User lediglich ein passendes Template auszuwählen; anschließend sind mit einem Klick diverse Subtasks angelegt. Eine Vorschau zeigt die Bestandteile der Vorlage an. Optional ist es sogar möglich, einmalige Änderungen vorzunehmen, die anschließend nicht in der Vorlage gespeichert werden.
Subtask-Vorlagen sind besonders nützlich, wenn das Team Unteraufgaben für spezielle Anwendungsfälle automatisieren will, ohne jedes Mal eine ganze Batterie an Vorgängen manuell zu erstellen. Stattdessen kann das Team häufig benötigte Unteraufgabenlisten einmalig anlegen und beim Aufruf eines Jira-Tickets einfach das gewünschte Template auswählen.
Jetzt kostenfrei herunterladen und ausprobieren
Die App ist neu auf dem Atlassian Marketplace verfügbar und unser Entwicklungsteam arbeitet mit Hochdruck daran, Kunden weitere spannende Features zur Verfügung zu stellen. Aktuell sind wir damit beschäftigt, zusätzliche Feldtypen zur Auswahl zu stellen und die Möglichkeit zu schaffen, Vorlagen aus bestehenden Vorgängen heraus zu erstellen. Mehr Infos zu den Planungen bietet ein Blick in die öffentliche Roadmap von Easy Issue & Subtask Templates für Jira Cloud.
Und falls du an der Weiterentwicklung teilhaben möchtest oder Feature-Wünsche hast, melde dich bei unserer Produktmanagerin Sarah oder vereinbare direkt einen Demotermin!
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