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"Efficiency is doing things right. Effectiveness is doing the right thing."
– Peter Drucker

Der US-amerikanische Ökonom und Management-Guru Peter Drucker ist dir vermutlich ein Begriff, und falls du im Bereich Produkt- oder Projektmanagement mit agilen Softwareteams zusammenarbeitest, beschäftigst du dich sicherlich seit langer Zeit mit den Begriffen Effektivität und Effizienz.

Es gibt durchaus Leute, die der Meinung sind, dass sich diese beiden Aspekte gegenseitig ausschließen: Man könne entweder effizient oder effektiv sein, aber selten beides oder nur eines auf Kosten des anderen.

Effektivität + Effizienz = eine Erfolgskombination

Wir sind jedoch der Meinung, dass diese Konzepte eigentlich sehr gut zusammenpassen: Du kannst die Gesamteffektivität innerhalb deines Teams erhöhen, indem du seine Effizienz steigerst. In diesem Fall bedeutet Effektivität zum Beispiel, den Umsatz zu erhöhen, die Kosten und die Zeit bis zur Markteinführung zu reduzieren sowie auftretende Fehler und Missverständnisse zu verringern.

Ausgereifte Produkt- und Projektmanagement-Tools können Teams helfen, effektiver und effizienter zu arbeiten. Jira ist in diesem Bereich nahezu konkurrenzlos und unterstützt zigtausende von Teams dabei, Arbeiten transparent abzubilden, Aufgaben realistisch zu priorisieren und Projekte reibungsarm umzusetzen. Aber auch Jira kann noch besser werden.

Ein gutes Beispiel dafür ist Templating.app - Easy Issues & Subtasks (ehemals: Easy Issue & Subtask Templates) für Jira Cloud. Mit dieser App haben Teams die Möglichkeit, Vorlagen für hierarchisch organisierte Jira-Issues zu erstellen, die regelmäßig anfallen - etwa Vorgänge, die ein Produktteam in jedem Sprint erneut benötigt. Dieses Set wird einmalig erstellt und kann dann aus der Vorlagenbibliothek ausgewählt werden, sobald sich das Team anschickt, den nächsten Sprint zu starten. Die entsprechenden Vorgänge werden auf Knopfdruck automatisch und ohne zeitraubende manuelle Arbeit erstellt.

Agiles Projektmanagement mit der Scrum-Methode: Organisiere dich in Sprints

Scrum ist die beliebteste und am besten bewährte Methode der agilen Softwareentwicklung. Der Kern von Scrum ist die iterative Entwicklung von Produktinkrementen im Rahmen von Sprints.

In jedem Sprint werden natürlich unterschiedliche Features umgesetzt, doch ebenso erfordert jede Aufageb meist eine Reihe von Tasks, die immer wieder aufs Neue anfallen. Mit Templating.app kannst du den Prozess so gestalten, dass solche Standardaufgaben mit einem Klick erstellt werden können.

Um besser zu verstehen, wie Templating.app Entwicklungsteams im agilen Prozess helfen kann, kann es nicht schaden, sich ein paar wichtige Elemente eines Scrum-Sprints ins Gedächtnis zu rufen.

Die Ideen für Features und Produktverbesserungen, die schließlich in die Sprints einfließen sollen, sind im Backlog erfasst. Ein integraler Bestandteil des agilen Projektmanagements ist das Backlog Grooming (oder Backlog Refinement). Dabei bewertet und aktualisiert das Entwicklungsteam die Backlog-Items kontinuierlich. Die wichtigsten und (im Sinne des Kundennutzens) am höchsten priorisierten Features fließen schließlich in den Sprint ein.

Dank der mit Atlassian Forge sicher entwickelten Jira-Erweiterung kann dein agiles Team Jira-Vorgangsvorlagen erstellen und – ganz automatisiert – mehrere Tasks für seine bestehenden Workflows anlegen, inklusive einer vollständigen Hierarchie von Epics, Issues und Subtasks.

Task Breakdown: Plane deine Tasks und Subtasks

Nachdem auf Basis des Product Backlogs die Ziele des Sprints festgelegt wurden, steht die zweite Phase der Sprint-Planung an: der Task Breakdown. Dabei werden die konkreten Arbeiten des Sprints detailliert geplant, indem das Team die User-Storys (Features) in Subtasks herunterbricht. Es geht also darum, große Arbeitspakete in ihre einzelnen Bestandteile aufzusplitten, die sich transparenter abbilden und vor allem besser handhaben und konkret umsetzen lassen.

Die einzelnen Sprints haben zwar ganz unterschiedliche Ziele, aber die Umsetzung von Features erfolgt oft nach ähnlichen Mustern – und häufig sind dabei dieselben Arten von Jira-Issues und Subtasks erforderlich, die das Team stets per Hand erstellen muss.

Und wer an dieser Stelle wertvolle Zeit sparen und lästige Handarbeit vermeiden will, sollte für diese wiederkehrenden (Unter-)Aufgaben Vorlagen verwenden. Genau hier kommt die Templating.app zum Einsatz. Wie sie agile Teams bei der Sprint-Planung unterstützt, wollen wir nun einmal am Beispiel zeigen.

Die ersten Schritte

Sobald die Templating.app in der Jira-Cloud-Instanz installiert ist, steht sie in jedem Jira-Projekt zur Verfügung. Öffne also einfach ein Projekt, in dem du mit Vorlagen für Issues und Subtasks arbeiten möchtest. In der Projekt-Seitenleiste auf der linken Seite unter APPS findest du den Punkt “Subtask Templates”. Klicke darauf und dann im Fenster auf der rechten Seite auf “+ New template”, um die Konfiguration zu starten.

Sobald du alle Subtasks eingegeben hast, klicke auf "Speichern''. Keine Sorge, falls du zunächst etwas vergessen haben solltest: Du kannst die Vorlage bei Bedarf auch später noch ändern. Außerdem kannst du zusätzliche Details für jeden Subtask dokumentieren, indem du auf den Erweiterungspfeil am rechten Rand jedes Subtasks klickst:

• Beschreibung
• Bearbeiter*in
• Labels
• Komponenten
• Priorität
• Versionen
• Schätzungen
• Custom fields

Je nach Feldtyp kannst du auch weitere Optionen einstellen, z. B. für "Priorität".

So setzt dein Team Subtask Templates ein

Nun kann dein Team die neue Vorlage mit den vordefinierten Vorgängen für jeden kommenden Task Breakdown verwenden.

Wenn deine Teammitglieder eine Jira-Aufgabe öffnen, sehen sie den Button "Create subtasks from template". (Möglicherweise ist dieser Button ausgeblendet. In diesem Fall reicht ein Klick auf die drei Punkte “...” in der Navigation, um die Option auszuwählen.) Sobald das Dropdown-Menü geöffnet ist, sind alle verfügbaren Vorlagen zu sehen, sofern die Sichtbarkeit nicht auf bestimmte User-Gruppen beschränkt ist.

Nachdem die gewünschte Vorlage ausgewählt ist, werden alle enthaltenen Tasks angezeigt. Falls einzelne Vorgänge nicht benötigt werden, lassen sie sich hier abwählen. Dann ist nur noch ein weiterer Klick auf "Create subtasks" nötig – und damit wird das Issue-Set automatisch erstellt.

Die neuen Vorgänge, die aus einer Vorlage heraus generiert werden, sind keine starren Vorgaben, sondern anpassbar. Du hast die Möglichkeit, viele Details für den Task Breakdown des jeweiligen Sprints anzupassen, ohne dabei die Vorlage selbst zu ändern.

Klicke dazu einfach auf "Customize", wenn du Einzelheiten bestimmter Vorgänge ändern oder spezifische Informationen eingeben möchtest. Beispielsweise kannst du zusätzliche Subtasks hinzufügen, Präfixe definieren und/oder die Vorgangsschlüssel sowie die Zusammenfassungen der übergeordneten Aufgaben integrieren. Natürlich geht es auch umgekehrt: Du musst Schlüssel oder Zusammenfassungen, die für die ausgewählte Vorlege vordefiniert sind, nicht übernehmen, sondern kannst sie entfernen. Durch diese Optionen bist du vollkommen flexibel.

Bereit, loszulegen?

Hast du nun Lust, deine Sprintplanung mit Templating.app – Easy Issues & Subtasks schneller und dadurch noch effizienter zu machen? Dann klicke dich in den Atlassian Marketplace und starte mit Templating.app durch!

Oder benötigst du erst einmal weitere Details? Kein Problem – hier kannst du dich über die App informieren und einen Demotermin mit dem Entwicklungsteam vereinbaren. Bei Fragen melde dich gerne bei uns!

Weiterführende Infos

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