Properties-App: Strukturiertes Asset-Management in Confluence

Was ist die größte Herausforderung bei der Organisation eines Unternehmens? Ist es die Ideenfindung, die kontinuierliche Suche nach neuen Produkten oder die Arbeit mit Kunden? Nein, das sind ja eher die inspirierenden und schönen Aspekte, oder? Der eigentliche Kampf ist in den meisten Unternehmen die tagtägliche Administration. Und nur wenige Prozesse sind so nüchtern und trocken wie das Asset-Management. Das ändert jedoch nichts an seiner Bedeutung.

Beim Asset-Management geht es nicht bloß darum, zu wissen, wo sich Gegenstände befinden. Es geht darum, das Unternehmen und sein Eigentum effizient zu organisieren. Ein einfaches Beispiel: Was geschieht, wenn ein Hersteller wegen eines potenziell gefährlichen Defekts einen dringenden Rückruf von Laptop-Netzteilen ausspricht?

Weiß dein Team auf Anhieb, wo sich alle betroffenen Geräte befinden? Oder muss nun das gesamte Unternehmen mit Mails geflutet werden, um in Erfahrung zu bringen, wer sie gerade besitzt? Zumal in einem Fall wie diesem Eile geboten ist und eigentlich keine Zeit für organisatorischen Overhead bleibt.

Eine Lösung für Confluence Cloud

Keine Frage, administrative Teams brauchen eine Softwarelösung, die solche Prozesse unterstützt und möglichst automatisiert – und zwar am besten eine, die ebenso flexibel wie geradlinig und schlank ist. Wenn sich diese Lösung außerdem noch in das zentrale Dokumentationswerkzeug Confluence integrieren ließe, wäre viel gewonnen. Denn dann hätte das Team die Kontrolle über seine Assets und würde gleichzeitig von den bekannten Vorteilen der Confluence-Plattform profitieren: Sicherheit, Revisionshistorie, Usability, Vertrautheit.

Den Anwendungsfall Asset-Management können wir mit der App Properties für Confluence Cloud prima abbilden.

Die Möglichkeiten von Properties

Die Confluence-App bietet den Usern eine einfache visuelle Oberfläche, die eine mühelose und übersichtliche Asset-Kontrolle ermöglicht. Die Basis bildet ein Formular für die Dateneingabe (Property Group), das wir mit dem praktischen Drag-and-Drop-Vorlagenhelfer erstellen. Und für die Verwaltung unserer Assets bringt Properties etliche hilfreiche Features mit:

Properties bietet benutzerspezifische Felder, Metadaten, Datenbanken und automatische Reports.
Daten lassen sich in Form von Tabellen oder Karten darstellen.
Die Lösung umfasst eine leistungsstarke Suchfunktion mit spezifischen Parametern und Filtern, die dem Team die Entscheidung überlässt, wie komplex oder geradeaus eine Suche ist.
Dank einer nutzerfreundlichen, eleganten Oberfläche ist Properties gut zugänglich und stellt Confluence-Nutzer vor keine Einstiegshürden.
Alle Formulare werden automatisch querreferenziert, ohne dass das Team manuell tätig werden muss.
Formulare lassen sich "on the fly" jederzeit editieren, wobei die Änderungen sich (falls gewünscht) durch die gesamte Datenbank fortpflanzen.

So funktioniert's

Properties ist eine Confluence-native App. Jedes Asset, das eingegeben wird, erhält eine dedizierte Confluence-Seite. Eine Property Group ist ein Makro, das die Informationen über bestimmte Properties enthält, also eine Art Datenbank. Auch Property Groups und Property Group Reports haben ihre eigenen unikalen Confluence-Seiten.

Gehen wir den Anwendungsfall doch mal Schritt für Schritt durch. Zunächst erstellen wir eine neue Confluence-Seite und suchen nach dem Makro Property Group.

Wir wählen das gewünschte Makro, woraufhin sich eine neue Seite öffnet. Dort haben wir zwei Optionen:

Wir können ein Asset zu einer bestehenden Property Group hinzufügen.
Wir können eine neue Property Group erstellen.

Eine Property Group erstellen

Wir entscheiden uns für die zweite Option und klicken auf den Button Go to portal, der uns auf den folgenden Bildschirm bringt:

Dort gibt es diese Möglichkeiten:

Eine neue Property Group erstellen (also die Asset-Datenbank)
Eine bestehende Property Group wählen, um ihr eine neue Property hinzuzufügen (Asset)
Eingabefelder zu einem neuen oder bestehenden Formular hinzufügen, indem wir auf die Icons in der Auswahlbox klicken.

Um nun eine neue Property Group anzulegen, wählen wir + New property group und folgen den Bildschirmanweisungen. Anschließend werden wir direkt aufgefordert, eine Dateneingabeformular zu bauen.

Das Formular für die Dateneingabe

Auf der rechten Seite finden wir diverse Formularoptionen und Felder, die wir per Klick ganz nach unseren Anforderungen in das Formular integrieren können:

Text
Select – Drop-down-Menü
Multiselect – Drop-down-Menü mit Optionen
Datum
Personen
Seiten in Confluence
E-Mail
URL
Telefonnummer
Numerische Felder

Bei der Erstellung des Formulars können wir die gewünschten Felder bequem per Drag & Drop in die richtige Reihenfolge bringen. Wie einfach das funktioniert, zeigt das folgende Video, in dem eine Property Group namens Asset Register Electrical Equipment erstellt wird.

Die Dateneingabe über ein bestehendes Formular

Wie oben schon erwähnt, erhält jedes Asset seine eigene spezifische Confluence-Seite. Also legen wir im entsprechenden Bereich eine neue Seite an und fügen das Makro Property Group hinzu. Hier wählen wir diejenige Gruppe, die wir eben erstellt haben: Asset Register Electrical Equipment.

Sogleich präsentiert uns das System das Eingabeformular, das wir zuvor gebaut haben. Nun geben wir also die erforderlichen Informationen ein.

Wie von Zauberhand – die Datenanalyse

Seine Potenziale entfaltet Properties, wenn es um die Datenanalyse geht. So können wir beispielsweise Daten filtern und logische Operatoren anwenden, um die Rohinformationen herauszufiltern, die wir benötigen. Dafür erstellen wir eine neue Seite und fügen das Makro Property Group Report ein.

Auf dem nun folgenden Bildschirm wählen wir aus der Dropdown-Liste auf der linken Seite die entsprechende Property Group. Anschließend sehen wir die komplette Übersicht aller Assets in dieser Gruppe.

Wir haben die Möglichkeit, die Ausgabe über die Filterbox auf der linken Seite zu verfeinern und einzugrenzen:

Property-Wert
Labels (Seitenstichwörter)
Bereiche
Seiten

Bei der Ausgabe der Ergebnisse können wir zwischen der Tabellenansicht (siehe oben) und einer Kartenansicht wählen:

Confluence und die Properties-App

Herausforderungen und Überraschungen treten naturgemäß gerne dann auf, wenn man nicht mit ihnen rechnet. Deshalb ist es so wichtig, in Confluence ein umfassendes Informations- und Wissensportal aufzubauen, in dem die User zu jeder Zeit die benötigten Informationen finden.

Properties und Confluence bilden ein eingespieltes Team, das im Verbund seine ganzen Stärken ausspielen kann. Die App hilft dabei, wichtige Informationen und Daten strukturiert abzulegen und zielgerichtet durchsuchbar zu machen. Und Properties ist für zahlreiche erweiterte Anwendungsszenarien offen und interagiert mit vielen anderen Marketplace-Apps für Confluence, wie das folgende Beispiel zeigt, in dem die App Checklists for Confluence das Asset-Management des Teams zusätzlich unterstützt.

Wenn dein Unternehmen Confluence nutzt und noch nach einer guten internen Lösung für ein systematisches Asset-Management sucht, ohne gleich eine überdimensionierte Drittanbieter-Plattform zu nutzen, lohnt sich ein Blick auf die Möglichkeiten, die Properties für Confluence eröffnet.

Möchtest du mehr wissen? Dann vereinbare einfach eine Demosession, in der unser Team dir die Möglichkeiten und Funktionsweisen von Properties für Confluence live zeigt. Oder interessierst du dich direkt für einen unverbindlichen Test? Properties steht auf dem Atlassian Marketplace zur Installation bereit. Und falls du weiterführende Fragen hast, komm gerne mit uns Gespräch!