Whiteboards, Datenbanken, Automatisierung – innovative Neuerungen in Confluence Cloud

Confluence ist die Enterprise-Wiki- und Social-Collaboration-Lösung von Atlassian, die von zigtausenden Teams in aller Welt für die Zusammenarbeit an Inhalten und Dokumentationen eingesetzt wird. Mit den jüngsten Releases haben die Confluence-Entwicklungsteams etliche innovative Features ausgeliefert, die die Kollaboration über unterschiedliche Teams hinweg noch geradliniger und effizienter machen.

Auf der Kunden- und Nutzerkonferenz Team '23 hat Atlassian die jüngsten Features vorgestellt. Sie führen neue Arten von Content ein, reduzieren manuelle Aufgaben und eröffnen zusätzliche Optionen, externe Stakeholder zu integrieren.

Neue Arten von Content in Confluence

Confluence-Seiten können schon immer mehr, als bloßen Text darzustellen. Teams binden Bilder, Daten aus anderen Anwendungen, Roadmaps, Jira-Tickets, Code-Schnipsel und viele weitere Elemente in ihre Seiten ein. Aber in der modernen Arbeitswelt mit ihren stark verteilten Tools evolviert die Art, wie Menschen zusammenarbeiten, und die Dinge werden zunehmend komplexer. Darauf hat Atlassian reagiert und zwei neue Features veröffentlicht, die dieser Entwicklung Rechnung tragen: Whiteboards und Datenbanken.

Mit Whiteboards Ideen zum Fliegen bringen

Jedes Projekt beginnt mit einer Idee – und für die Sammlung von Vorschlägen und Geistesblitzen nutzen die meisten Teams heutzutage physische oder digitale Whiteboards. Und dann? Wie wird die gute Idee zu einem aktionablen Plan in Confluence und Jira, mit dem Leute tatsächlich weiterarbeiten können? Mit den neuen Whiteboards in Confluence, die bald in die Beta-Phase kommen, gelingt die Operationalisierung nahtlos:

Auf Whiteboards können Teams freie Brainstormings mit digitalen Klebezetteln, Shapes, Stempeln, Stickern, Timern und Stiften durchführen.
Klebezettel lassen sich per Klick zu Jira-Tickets und Confluence-Seiten konvertieren.
Das Team kann die Arbeiten visualisieren, indem es alle Jira-Vorgänge in einer Ansicht anordnet und die Beziehungen und Abhängigkeiten zwischen ihnen sichtbar macht. Dabei lassen sich mithilfe von Smartlinks unterstützende Inhalte aus Produkten wie Figma oder Loom einbinden. Außerdem können an den Vorgängen Bulk-Aktionen wie die Massenzuweisung vorgenommen werden.

Das folgende kurze Video von Atlassian zeigt die Whiteboards in Aktion:

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Datenbanken, um Arbeiten zu verknüpfen und zu tracken

Neben den Whiteboards arbeitet Atlassian intensiv daran, einen neuen, strukturierten Weg zu entwickeln, Arbeiten in Confluence zu verknüpfen und nachzuverfolgen, ohne massenhaft Seiten manuell aktualisieren zu müssen. Eine neue Art von Content soll helfen, dies abzubilden: Confluence-Datenbanken, die ebenfalls bald bereit für das Betastadium sein werden.

Dabei handelt es sich um strukturierte, dynamische Tabellen, die Teams unterstützen, Informationen wie Jira-Aufgaben, Confluence-Seiten, Owner, Fertigstellungstermine und Status in einzelnen Datenbank-Tabellen zu organisieren. Nutzer haben dann die Möglichkeit, bestimmte Zellen und Reihen oder auch komplette Tabellen an anderen Stellen in Confluence zu referenzieren; die Synchronisierung erfolgt in Echtzeit. So ist das Team stets auf automatische Weise mit den aktuellen Informationen verknüpft.

Die Anwendungsfälle für diese Datenbanken sind vielfältig. Personalteams können all ihre Jobkandidaten im Bewerbungsprozess tracken, Marketing-Teams ihre komplexen Anzeigenkampagnen, IT-Teams ihre Ausstattungsgegenstände und vieles mehr. Sobald ein Teammitglied der entsprechenden Datenbank einen neuen Bewerber, eine Anzeige oder ein Notebook hinzufügt, erfolgt die Aktualisierung überall automatisch.

Effizienter arbeiten dank KI, Automatisierung und Analytics

Unabhängig davon, welche Tools ein Team für seine Arbeit nutzt – die größte Effektivität lässt sich erreichen, wenn KI-, Automatisierungs- und Analytics-Funktionen nahtlos in die Prozesse implementiert werden. Die Atlassian-Plattform ist die gemeinsame Technologiebasis der Atlassian-Cloud-Produkte, und sie ermöglicht es, Confluence mit solchen Features auszustatten.

Beschleunigung durch Atlassian Intelligence

In diesen Tagen beobachten wir im Web den nächsten Evolutionsschritt KI-gestützter Technologien. Und Atlassian ist mittendrin: Das KI-Feature Atlassian Intelligence ist eine Art virtuelles Teammitglied. Es eröffnet ganz neue Wege, in Confluence wirksamer und effizienter zu arbeiten.

Mehr Tempo: Atlassian Intelligence kann zum Beispiel helfen, aus Telefontranskripten Aktionspunkte und nächste Schritte zu generieren, aus mehreren Confluence-Seiten die wesentlichen Informationen zu ziehen oder die Tonart eines Textes zu ändern.

Kontinuierliches Lernen: Atlassian Intelligence bietet jederzeit unikales institutionelles Wissen über das Unternehmen. Ein einfaches Hovern über einen Begriff genügt, um eine Definition aufzurufen, die zu mehr Verständnis und Kontext führt.

Schnelle Antworten: Statt auf eine Reaktion eines Teamkollegen zu warten, fungiert Atlassian Intelligence als rund um die Uhr verfügbarer virtueller Assistent, der aus den bestehenden Informationen des Unternehmens Antworten auf die Fragen zieht.

Auch für dieses Feature steht eine Beta-Waitlist bereit.

Auf sinnvolle Arbeiten fokussieren und repetitive Aufgaben automatisieren

Automation für Confluence versetzt Admins in die Lage, ganz ohne manuellen Overhead Content zu managen, Bereiche zu organisieren oder Leute über wichtige Updates zu informieren. Wenn Administratoren Regeln erstellen, arbeitet die Automatisierung hinter der Bühne und führt Routineaufgaben aus, die andernfalls manuell erledigt werden müssten. Für etliche häufige Anwendungsfälle liefert Confluence direkt vorkonfigurierte Automatisierungsregeln mit.

Nähere Informationen zu diesem Feature-Set gibt es in unserem früheren Beitrag: Content-Management-Aufgaben automatisieren mit Automation für Confluence.

Mehr Wert aus Daten ziehen mit Atlassian Analytics

Atlassian Analytics eröffnet neue Wege, alle Daten des Unternehmens in einen einzelnen Data Lake einzubringen, um Einsichten im Hinblick auf Effizienzsteigerungen zu generieren. Als Bestandteil des Cloud-Enterprise-Tarifs ist Atlassian Analytics nun allgemein verfügbar. Dieses Feature-Set lässt sich nutzen, um wichtige Metriken zu verfolgen und die Nutzung von Bereichen, Seiten und weiteren Funktionen besser zu verstehen.

Einführende Infos zu den Möglichkeiten finden sich in diesem Artikel: Atlassian Data Lake und Atlassian Analytics: Daten für einen Blick auf das große Ganze.

Die Zusammenarbeit mit Externen erweitern und skalieren

Die meisten Teams sind keine nach außen hin abgeschlossenen Einheiten, sondern haben diverse Berührungspunkte mit externen Leuten wie Kunden, Partnern, Agenturen oder Herstellern. Um die inhaltliche Zusammenarbeit mit Externen zu unterstützen, bietet Confluence nun eine nahtlose und sichere Integration mit Individuen außerhalb der Organisation.

Externe User als Gäste in einzelne Bereiche einladen

Die Option, sogenannte Single-Space Guests einzuladen, ist eine tolle Möglichkeit der Integration von Außenstehenden, die in diesem spezifischen Bereich dann Inhalte lesen, editieren oder erstellen können, während alle anderen Areale des Confluence-Systems sicher und unzugänglich bleiben.

Das Feature ist zurzeit in der Betaphase und wird in Kürze allgemein ausgerollt.

Informationen teilen mit Public Links im Internet

Confluence-User haben nun einen neuen Weg, Inhalte mit einem breiteren Publikum im Internet zu teilen. Public Links können beispielsweise dazu dienen, Kunden-FAQ aufzubauen, Release Notes zu erstellen, Shareholder-Informationen zu publizieren und weiteres mehr.

Bei Public Links handelt es sich um Read-only-Seiten, die im Web veröffentlicht werden. Diese Seiten werden allerdings nicht von Suchmaschinen indiziert, sodass der Content so weit wie möglich unter Kontrolle bleibt. Auf diese Weise können Teams Inhalte nach außen hin teilen, ohne einen zusätzlichen Sitzplatz in Confluence bezahlen zu müssen.

Mit Embedded Pages auf unterschiedliche Weise, aber gemeinsam arbeiten

Mehr Leute in die Zusammenarbeit zu integrieren, bedeutet, mehr Tools berücksichtigen zu müssen. Jedes Team und jede Organisation hat ihre bevorzugten Softwarewerkzeuge, und das kann wiederum zu ineffizienten und nervigem Kontext-Switching führen. Gut, dass Confluence viele dieser Tools jetzt verbinden kann.

User haben nun die Möglichkeit, ganze Confluence-Seiten in Produkte wie Microsoft Teams, Lucid-Miro, Launch Darkly und Invision einzubinden und dort zu editieren. Das ist wirklich praktisch, um Kontext herzustellen und aktuelle Informationen in die Tools des Teams zu integrieren. Und die Liste der unterstützten Lösungen ist erst der Anfang: Im Jahresverlauf werden nach und nach weitere Partner dazukommen.

Dein Partner für Confluence und Atlassian Cloud

Die neuen Features machen die Confluence-Plattform noch mächtiger und flexibler, denn sie eröffnen ganz neue Anwendungsszenarien, die Teams helfen, ihre Arbeit schneller und besser zu erledigen. Hast du Fragen zu Confluence und den Atlassian-Cloud-Produkten? Wir sind Atlassian Platinum Partner und unterstützen dich gerne bei allen Aspekten der Einführung, der Migration und der Lizenzierung!