Templating.app für Jira: Vorlagen für wiederkehrende Aufgaben erstellen – und jetzt auch projektübergreifend nutzen

Für erfahrene, langjährige Jira-User ist die Erstellung von Vorgängen wie Fahrradfahren. Tickets werden angelegt, mit den erforderlichen Informationen versehen und gespeichert, ohne groß darüber nachzudenken. Doch gerade bei der Vorbereitung wiederkehrender Aufgaben besteht einerseits immer die Gefahr, dass wir den Kopf ein bisschen zu sehr ausschalten und Details vergessen. Andererseits ist die repetitive Erstellung von Ticket-Sets keine besonders befriedigende Tätigkeit, sondern oft eine lästige administrative Pflicht.

Glücklicherweise gibt es eine Lösung, die den Jira-Nutzern viel von diesen Schmerzen nimmt: Sie entlastet die Leute, da das lästige wiederholte Erstellen von Vorgängen entfallen kann, und sie vermeidet Fehler. Die Jira-Erweiterung Templating.app ermöglicht es nämlich, Vorlagen für Vorgänge und Subtasks anzulegen, die dann per Klick jederzeit wiederverwendet werden können. Diese Form der Automatisierung spart viel Zeit und vereinfacht eine ungeliebte Tätigkeit signifikant.

Und dank des Kundenfeedbacks, das die Early Adopter unserem Entwicklungsteam mit auf den Weg gegeben haben, ist Templating.app nun um eine wertvolle Funktion reicher: Vorlagen lassen sich jetzt projektübergreifend nutzen; sie sind nicht mehr projektgebunden.

Vorlagen mit kompletten Hierarchien aus Epics, Vorgängen und Subtasks

Templating.app erlaubt es also, die Erstellung von Vorgängen durch die Nutzung von Vorlagen zu automatisieren. Ein einmal angelegtes Vorgangss-Set für häufig benötigte Workflows ist dann jederzeit auf Knopfdruck wiederverwendbar.

Und das ist in vielen Szenarien praktisch, denn fast jedes Team sieht sich von Zeit zu Zeit wiederkehrenden Aufgaben und Tätigkeiten gegenüber, für die jedes Mal erst die entsprechenden Jira-Vorgänge angelegt werden müssen, ehe die Bearbeitung beginnen kann. Diesen Schritt übernimmt Templating.app, denn die Lösung ermöglicht die Erstellung kompletter Hierarchien aus Epics, Vorgängen und Subtasks, die sich später bei Bedarf mit wenigen Klicks automatisch generieren lassen.

Ein Beispiel für solche repetitiven Tätigkeiten, die in jeder Organisation regelmäßig auftreten, ist das Onboarding neuer Mitarbeiter*innen. Das Personalteam ist mit zahlreichen Standardaufgaben ebenso involviert wie die IT und natürlich das künftige Team des Neulings. Statt das Rad jedes Mal neu zu erfinden und zig Jira-Vorgänge und Unteraufgaben manuell vorzubereiten, wenn neue Angestellte einzuarbeiten sind, lassen wir einfach Templating.app die Arbeit für uns verrichten.

Erstellung und Nutzung von Vorgangsvorlagen

Wie erwähnt, handelt es sich beim Onboarding um ein Projekt, das in den meisten Organisationen immer wieder die gleichen Schritte und dieselben Personen oder Teams umfasst. Und da ist es wirklich hilfreich und effizient, wenn wir nicht jedes Mal alle nötigen Vorgänge per Hand erstellen müssen, sondern einfach einen Knopf drücken können, um sie zu generieren, oder?

In Jira klicken wir auf Apps und wählen Your Issue Templates. Dann können wir per Create Template unsere ersten Vorgangsvorlagen anlegen. Auf dem initialen Bildschirm besteht die Möglichkeit, das Icon und die Farben der Vorlage zu ändern, das Projekt zu wählen, dem die Vorlage zugewiesen wird, und die Sichtbarkeit zu konfigurieren.

An dieser Stelle kommen wir zurück auf das neue Feature, das oben schon angesprochen wurde: Obwohl wir die neue Vorlage bei der Erstellung zunächst einem spezifischen Projekt zuweisen, ist es nicht projektgebunden. Wir können das Template später für jedes beliebige Projekt nutzen.

Aber zurück zur Erstellung unserer Vorlage. Bei der initialen Konfiguration haben wir die Option, die Sichtbarkeit innerhalb der Vorlagenbibliothek zu steuern. Mit der Global-Funktion ist sie für alle User zu sehen, andernfalls nur projektspezifisch. Um die Vorbereitung abzuschließen, fügen wir dann noch einen Namen, einen Untertitel sowie eine Beschreibung hinzu und klicken auf Create.

Anschließend können wir damit beginnen, die eigentlichen Vorgänge der Vorlage zu erstellen (+Add Issue). Unter dem Header Issues & Hierarchy geben wir eine Zusammenfassung für die erstellten Issues ein und drücken auf Enter. Bei der Vorgangserstellung lässt sich der Vorgangstyp über das entsprechende Icon jederzeit ändern. Und dank intuitivem Drag & Drop ist das Arrangieren der Hierarchie in Epics, Vorgänge und Subtasks eine simple Aufgabe.

Ein Klick auf einen Vorgang ruft auf der rechten Seite die jeweiligen Details des Tickets auf. Wenn wir unsere Änderungen vorgenommen haben, drücken wir auf Save – damit steht die Vorlage in der Template-Bibliothek bereit für die weitere Nutzung.

Ein weiteres hilfreiches und flexibles Feature ist übrigens die Verwendung von Variablen, die dazu dienen, bei der späteren Vorgangserstellung spezifische Informationen abzufragen. Wie das konkret funktioniert, haben wir in diesem Beitrag genauer beschrieben: Mit Variablen dynamische Vorgangs- und Subtask-Vorlagen erstellen.

Templating.app jetzt testen!

Die App steht auf dem Atlassian Marketplace bereit – und unser Entwicklungsteam arbeitet mit Hochdruck daran, Kunden weitere spannende Features zur Verfügung zu stellen. Mehr Infos zu den Planungen bietet ein Blick in die öffentliche Roadmap von Templating.app. Und falls du an der Weiterentwicklung teilhaben möchtest oder Feature-Wünsche hast, melde dich gerne bei unserer Produktmanagerin Sarah oder vereinbare direkt einen Demotermin!