Wie schafft man es, den Arbeitstag und insbesondere die vielen Meetings effizient zu organisieren? Wir können Ihnen leider nicht sagen, wie der idealtypische Arbeitstag für Sie persönlich aussieht. Aber die folgenden Tipps bieten hoffentlich ein paar Inspirationen für eine besser Planung und eine bessere Zeitnutzung.
Für reibungsarme Video-Meetings brauchen Sie das richtige Tool, das Ihnen eine möglichst hohe Sicherheit bietet und mit einer guten Usability Ihre Calls vor keine zusätzlichen Hürden stellt. In diesem Artikel wollen wir uns mal auf die Sicherheitsaspekte von Google Meet fokussieren und einen Blick auf die relevanten Features werfen.
In Agenturen fällt ein hoher Abstimmungsaufwand an. Intern wie auch extern mit Kunden ist eine schnelle Möglichkeit für den Austausch essenziell. Telefonate sind nicht immer möglich und Telefonkonferenzen recht aufwändig durchzuführen. Prototypen und Grafiken lassen sich zwar auch per Mail oder auf anderem Wege teilen, aber diese Art der Kommunikation ist sehr langsam. Eine Kombination aus beiden Optionen kann wiederum verwirrend sein, wenn der Kunde beispielsweise während einer Präsentation auf ganz anderen Folien unterwegs ist als auf denen, über die Sie gerade am Telefon sprechen. Wie die Google G Suite all diese Aspekte vereint und die Kommunikation in Agenturen beschleunigt, erfahren Sie in diesem Artikel.
Ich lese gerade das empfehlenswerte Buch “Und mittags geh’ ich heim…” von Detlef Lohmann, ein gut lesbares Werk mit vielen sinnvollen Gedanken über zeitgemäße Unternehmensorganisation. Doch dann bin ich im Text auf “Infomeetings” gestoßen: Sie sollen regelmäßig dazu dienen, das ganze Team über wichtige Änderungen, strategische Themen oder besondere Kundenwünsche zu informieren. Moment mal! Wie kommt ein solchen Relikt aus dem Mittelalter der internen Kommunikation in dieses ansonsten so sympathische, moderne Buch? Diese Frage habe ich zum Ausgangspunkt genommen, um noch einmal ein paar Gedanken über synchrone versus asynchrone Kommunikation und Unternehmen zu notieren.
In mehreren unserer Teams versuchen wir ständig, die Remote-Integration zu verbessern, extern arbeitende Kollegen tiefer zu integrieren und Hindernisse aus dem Weg zu räumen. Der wichtigste Anwendungsfall ist dabei die Partizipation an Meetings und Terminen und die Integration betrifft die Prozesse, die Software und natürlich auch die Hardware. Unsere neueste Errungenschaft ist die Meeting Owl. Hier sind unsere ersten Erfahrungen mit dem Gerät.
Trotz gesunkener organisatorischer und technischer Hürden registriere ich als Remote-Mitarbeiter in einem ansonsten recht standortgebundenen Unternehmen ab und zu, dass sich tradierte Gewohnheiten schwer aufbrechen lassen. Das betrifft vor allem Meetings: Immer wieder stelle ich fest, dass es in Teams ohne feste “Remotler” Bedenken und Vorbehalte gegenüber Videomeetings gibt. Wenn ich auf solche Einwände stoße, plädiere ich für mehr Entdeckergeist: Seid mutig und probiert es einfach mal! Mittel- und langfristig profitieren alle von dieser Offenheit.
Meetings – ob in persönlicher Runde oder in verteilten Szenarien – gehören in Unternehmen nach wie vor zum Standardrepertoire der Arbeitsmethoden. Die Business-Software, die die Teams nutzen, sollte die Organisation dieser Termine effektiv und effizient unterstützen. Die Google G Suite bietet in diesem Zusammenhang ausgereifte Kalenderfunktionen und Tools für hochwertige Video-Besprechungen. Kürzlich haben die Entwicklungsteams der G Suite einige neue Funktionen und Möglichkeiten ausgeliefert, die die Planung und Durchführung von Meetings noch einmal vereinfachen.
Die Meeting-Beteiligung von Personen, die dabei nicht vor Ort mit im Raum sitzen (oder stehen), ist in Unternehmen längst kein Sonderfall mehr, sondern für immer mehr Teams ganz normaler Alltag. Allerdings ergeben sich je nach Personenzahl und Raumgröße für Meetings mit Remote-Beteiligung diverse Hürden. Dabei gilt: Je größer ein Termin ist, desto größer sind die Herausforderungen, alles zu übertragen.
Meetings – theoretisch ein sinnvolles Werkzeug, in der Praxis aber allzu oft ein reiner Zeit- und Produktivitätsfresser. Deshalb gibt es viel zu gewinnen, wenn wir im Unternehmen eine Kultur der besonnenen asynchronen Kommunikation fördern. Unterstützende Software-Tools und entsprechende Kommunikationskonzepte stehen bereit.
Die Zusammenarbeit in einem Scrum-Teams ist mit diversen Anforderungen verbunden, die einer Einbindung extern arbeitender Kollegen eigentlich im Wege stehen – vom ständigen Abstimmungsbedarf im Team bis hin zu den zahlreichen persönlichen Meetings, die der Scrum-Prozess vorsieht. Dennoch haben wir Mitarbeiter, die von zu Hause aus arbeiten und dabei vollwertige Teammitglieder sind. Aus dieser Form der Teamzusammenarbeit sind mit der Zeit einige Erfahrungswerte und Learnings entstanden, die unser Kollege Paul Pasler bei einem Vortrag auf der Tools4AgileTeams-Konferenz 2018 geteilt hat. Hier ist die Aufzeichnung.
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